7 Najlepszych Programów do Księgowości Dla Małych Firm

Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2025

Szukasz prostych w obsłudze i niedrogich programów do księgowości w swojej jednoosobowej działalności gospodarczej gotowych na KSeF?

Na moim blogu miałem okazję przetestować dziesiątki różnych programów księgowych zarówno dla JDG, jak i biur księgowych.

Na podstawie moich doświadczeń postanowiłem stworzyć ranking najlepszych programów do księgowości dla małych firm.

Najlepsze programy do księgowości- skrót rankingu

Wiem, że w dzisiejszym szybkim świecie wiele osób może nie mieć czasu, by czytać cały artykuł. Oto szybki skrót rankingu. ⬇️

1. wFirma

wFirma to rozbudowany program księgowy online dla małych firm z KSeF, który obsługuje KPiR, ryczałt, VAT, JPK, środki trwałe oraz magazyn. Umożliwia też fakturowanie, integracje z Allegro i sklepami internetowymi, a dodatkowo oferuje wsparcie ekspertów księgowych.

2. Systim

Systim to nowoczesne narzędzie łączące księgowość, fakturowanie, magazyn i CRM w jednym systemie. Sprawdza się zarówno w małych firmach usługowych, jak i handlowych, umożliwiając prowadzenie pełnej księgowości oraz zarządzanie sprzedażą.

3. Formsoft SKP®

 Formsoft SKP^® to popularny program desktopowy, który od lat wspiera biura rachunkowe i przedsiębiorców w prowadzeniu KPiR, ewidencji VAT oraz ryczałtu. Jest prosty w obsłudze, działa offline i gwarantuje stabilność, dlatego często wybierają go firmy ceniące tradycyjne rozwiązania.

Programy do księgowości online dla JDG- porównanie

Zerknij na porównanie programów do księgowości pod względem najważniejszych aspektów.

Program	Cena	Dla kogo?	Pomoc ekspertów	Ocena
🥇wFirma	49 zł/mies.	Początkujących małych firm z KSeF na KPiR lub ryczałcie	✅	9,8/10
🥈Systim	16 zł/mies.	Szukających kompleksowego narzędzia do zarządzania JDG	✅	9,5/10
🥉Formsoft SKP®	od 258 zł jednorazowo	Szukających elastycznych rozwiązań	✅	9,3/10
4. KPiR Varico	299 zł/rok	Szukających rozwiązania dektopowego	✅	9,3/10
5. iFirma	49 zł/mies.	Firm e-commerce	✅	9,2/10
6. FakturaXL	9,99 zł/mies.	Szukających najtańszego rozwiązania	❌	9/10
7. Firmino	37,20 zł/mies.	Szukających szybkiego i intuicyjnego programu księgowego	❌	8,3/10

Teraz przejdźmy do bardziej szczegółowych opisów każdej pozycji.

1. wFirma

🔖Cena: 49 zł/mies.
🆓Bezpłatny okres testowy: 30 dni
🤓Pomoc ekspertów: Tak
🖱️Obsługa: Bardzo prosta
⭐Ocena: 9,8/10

wFirma to moim zdaniem najlepszy program do samodzielnej księgowości na KPiR lub ryczałcie. Przeznaczony jest głównie dla małych firm, których właściciele nie posiadają dużej wiedzy z zakresu księgowości.

Z wFirma poprowadzimy kompleksowo księgowość, czyli wystawimy i zaksięgujemy faktury, wyliczymy podatki i rozliczymy się z ZUS. Wszystko jest zintegrowane z KSeF.

Dużą część czynności w wFirma wykona za nas Asystent Księgowy oparty na automatyzacjach i sztucznej inteligencji. Dzięki temu zaksięguje on za nas 80% naszych faktur w poprawny i szybki sposób.

Wszystkie twoje sprawy księgowo-finansowe masz w jednym panelu wFirma do którego masz dostęp z dowolnego urządzenia i o dowolnym czasie.

Najważniejsze funkcje

Wygodne fakturowanie: faktury wystawisz z logo twojej firmy, w 12 językach i 9 różnych szablonach.

Generowanie i wysyłka deklaracji: w prosty sposób wygenerujesz i wyślesz e-deklaracje oraz raporty JPK_V7, dzięki integracji z MF i e-ZUS.

Opłata podatków prosto z systemu: aby opłacić podatki, nie musisz logować się do banku i wpisywać danych do przelewu. Możesz to zrobić z panelu wFirma.

OCR: system rozpoznaje dane na fakturach, dzięki czemu samodzielnie wprowadzi je do systemu i zaksięguje.

Różnice kursowe: moduł na koniec miesiąca wylicza samodzielnie różnice kursowe po stronie przychodów jak i wydatków.

Środki trwałe i WNIP, rozliczenia pojazdów: wFirma pozwala na ewidencjonowanie i rozliczanie środków trwałych oraz WNiP, a także wspomaga rozliczanie każdego rodzaju pojazdu i wydatków z nim związanych.

lub przeczytaj więcej o wFirma

2. Systim

🔖Cena: 16 zł/mies.
🆓Bezpłatny okres testowy: 30 dni
🤓Pomoc ekspertów: Tak
🖱️Obsługa: Prosta
⭐Ocena: 9,5/10

Systim to kompleksowy program do zarządzania firmą, który w swojej ofercie ma program do faktur i magazynu, kadry i płace, oraz program do księgowości zarówno JDG na KPiR i ryczałcie, oraz do pełnej księgowości.

Jeśli poszukujesz programu do księgowania z jednym z najlepszych stosunków jakości do ceny, to Systim może być jednym z nich, ponieważ w rozliczeniu rocznym, wychodzi on jedynie 16 zł miesięcznie.

Jeżeli martwisz się, że nie poradzisz sobie z obsługą programu, to nie powinieneś mieć obaw. Systim pozwala bowiem na księgowanie na kilka różnych sposobów, zależnych od umiejętności użytkownika i tego, jak złożona jest księgowość w Twojej firmie. Możesz księgować więc standardowo lub na podstawie szablonów.

Najważniejsze funkcje

Automatyczne księgowania: dokumenty takie jak faktury czy listy płac mogą księgować się same, bez Twojej ręcznej pracy.

Import wyciągów bankowych: zamiast przepisywać przelewy, wczytujesz plik z banku i program sam je przypisuje.

Skanowanie dokumentów kosztowych: wystarczy zeskanować fakturę, a system automatycznie uzupełnia dane i księguje.

Masowe księgowanie: możesz jednym kliknięciem zaksięgować wiele dokumentów naraz, np. faktury czy listy płac.

Automatyczne wyliczanie podatków: program sam liczy zaliczki i podatki oraz wypełnia deklaracje VAT, PIT czy CIT.

Integracja API z innymi programami: faktury z innych systemów mogą trafiać automatycznie do Systim i od razu być księgowane.

lub przeczytaj więcej o Systim

3. Formsoft SKP®

🔖Cena: od 258 zł jednorazowo
🆓Bezpłatny okres testowy: 60 dni
🤓Pomoc ekspertów: Tak
🖱️Obsługa: Prosta
⭐Ocena: 9,3/10

Formsoft SKP^® to intuicyjny i przystępny cenowo program do samodzielnej księgowości, przeznaczony dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych i średnich firm.

Dzięki regularnym aktualizacjom jest zawsze zgodny z najnowszymi przepisami podatkowymi.

 Formsoft SKP^® umożliwia prowadzenie KPiR oraz rozliczanie ryczałtu ewidencjonowanego. Wersja podstawowa programu – SKP Start pozwala na obsługę jednej firmy, a dodatkowe moduły pozwalają dostosować funkcjonalność do twoich indywidualnych potrzeb. Co ważne, obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) jest dostępna bez dodatkowych opłat.

Najważniejsze funkcje

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz ryczałt ewidencjonowany: automatyczne wyliczanie podatku dochodowego, zaliczek oraz ewidencja przychodów i kosztów.

Obsługa JPK: generowanie i wysyłka JPK_PKPIR oraz JPK_EWP bez ukrytych opłat.

Proste wdrożenie: szybka instalacja i intuicyjna obsługa bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów wdrożenia.

Moduł faktur: możliwość wystawiania faktur VAT i bez VAT, obsługa mechanizmu podzielonej płatności.

Rozliczanie podatków: generowanie i wysyłka deklaracji PIT-28, PIT-36, PIT-36L, a także integracja z systemem e-Deklaracje.

Obsługa VAT: prowadzenie rejestrów VAT sprzedaży i zakupów, pełna obsługa plików JPK_V7, transakcje unijne, w tym VAT-UE.

Kontrola kosztów: możliwość przypisywania wydatków do konkretnych kategorii, co ułatwia analizę finansową.

Eksport do Płatnika: bezproblemowe przekazywanie danych do ZUS.

Bogaty moduł płacowy: rozliczenie pracowników i zleceniobiorców, wyliczenie składki zdrowotnej właściciela na podstawie dochodu PIT, wyliczenie wynagrodzenia pracowników oddelegowanych.

Pomoc i wsparcie: nielimitowana obsługa merytoryczna dotycząca obsługi programu, cykliczne webinary z ekspertami.

Formsoft SKP^® to idealne rozwiązanie dla osób, które szukają prostego, ale jednocześnie funkcjonalnego narzędzia do zarządzania księgowością swojej firmy.

Cena Formsoft SKP^® zaczyna się od 299 zł i jest to opłata jednorazowa. Możesz dobrać dodatkowe moduły, np. kadry i płace dla 3 pracowników, co będzie wiązało się z dodatkową dopłatą 378 zł. Fakt, opłata początkowa może być spora, zwłaszcza, jeśli masz duże potrzeby w zakresie dodatkowych opcji, jednak w dłuższej perspektywie można sporo zaoszczędzić. Dlaczego? Ponieważ jest to inny model rozliczeniowy: jest to jednorazowy wydatek na elastyczny program księgowy do instalacji na komputer (desktopowy) z licencją dożywotnią, a nie opłata abonamentowa (np. miesięczna).

Formsoft SKP^® jest w pełni przygotowany do obsługi KSeF i posiada wbudowaną integrację z systemem. W podstawowej wersji programu – bez jakichkolwiek dodatkowych opłat – użytkownicy mogą bezpośrednio przesyłać oraz pobierać faktury sprzedażowe prosto z KSeF, bez konieczności logowania się do innych serwisów czy aplikacji.

Dla osób oczekujących szerszych możliwości dostępne są rozszerzenia, które dodają m.in. moduł obsługi UPO, funkcję pobierania faktur zakupowych z KSeF oraz możliwość ustawiania powiadomień i procesów akceptacyjnych.

Praktycznym uzupełnieniem programu jest również usługa internetowa SKP Connect24, dzięki której można pobierać z KSeF dokumenty zakupowe oraz tworzyć faktury sprzedażowe wysyłane automatycznie do systemu. Dzięki temu obsługa dokumentów w KSeF staje się jeszcze szybsza i wygodniejsza.

Więcej informacji o KSeF znajdziesz na stronie Producenta w Akademii SKP^®.

4. KPiR Varico

🔖Cena: 299 zł/rok
🆓Bezpłatny okres testowy: 30 dni
🤓Pomoc ekspertów: Tak
🖱️Obsługa: Średnia
⭐Ocena: 9,3/10

Książka Przychodów i Rozchodów KPiR od Varico w wersji dla jednoosobowych działalności gospodarczych to funkcjonalny program do prowadzenia prostej księgowości. 

Program umożliwia między innymi prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, ewidencji ryczałtowej, czy ewidencji środków trwałych.

W cenie oprogramowania użytkownik otrzymuje wyjątkową na rynku licencję SMART, która obejmuje darmowe aktualizacje, serwis telefoniczny i dostęp do pomocy oraz wieczysty dostęp do programu. 

Wersja JDG pozwala na obsługę 1 firmy na jednym stanowisku i ewidencję VAT bez ograniczeń. W każdej chwili użytkownik ma możliwość przejścia na wyższą wersję i integracji z dodatkowymi programami i usługami, takimi jak elektroniczny obieg dokumentów, OCR, narzędzie do tworzenia kopii zapasowej, gotowe druki i formularze, moduł PPK czy program kadrowo-płacowy.

KPiR Varico daje możliwość generowania i wysyłania plików JPK, a także posiada pełną integrację z KSeF, bez dodatkowych kosztów.

Najważniejsze funkcje

• Prowadzenie firm na kpir i ryczałcie
• Metoda Kasowa PIT
• Obliczanie podatku dochodowego dla właścicieli na skali podatkowej oraz liniowo
• Ewidencja środków trwałych
• Ewidencja VAT
• Obsługa zwolnienia podatkowego przy ulgach: rodzina 4+, senior, powracający z zagranicy, którzy prowadzą firmę ryczałtową, którzy opodatkowują swoje dochody według skali podatkowej lub liniowej
• Ulga za złe długi
• Obsługa wakacji składkowych
• Możliwość wysyłania e-Deklaracji z poziomu programu
• Generowanie i podpisywanie plików JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_PKPiR, JPK_EWP
• Wystawianie i wysyłka elektroniczna deklaracji PIT-28
• Mały ZUS PLUS
• VAT OSS i WSTO
• Eksport do programu sprzedażowego
• Moduł rozliczenia rocznego składki zdrowotnej właścicieli
• Raport wyjaśniający sposób obliczenia dochodów właściciela stanowiących podstawę do wyliczenia ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku wystąpienia sprzedaży środków trwałych w roku rozliczeniowym
• Generowanie deklaracji ZUS: DRA, RZA, RCA, IWA i eksport do programu Płatnik

Użytkownik programu Varico ma dostęp do bazy wiedzy, gdzie znajdzie filmy i artykuły z instrukcją krok po kroku jak działa dana funkcjonalność. Oprócz tego w ramach licencji klient może bez ograniczeń korzystać z pomocy doradców technicznych telefonicznie, mailowo i przez czat bezpośrednio w programie. 

KPiR Varico można wypróbować za darmo przez 30 dni. Cena programu różni się w zależności od wersji, a różnice dotyczą liczby stanowisk, liczby prowadzonych firm w programie oraz ewidencji pracowników. Wersje Pojedyncze i Ekspert mają licencję 4Inclusive, dla której producent przewidział dodatkowo duże rabaty na odnowienie licencji – 50% po pierwszym roku i 70% po dwóch latach w górę. Jest to duża oszczędność w dłużej perspektywie użytkowania, biorąc pod uwagę także darmowe aktualizacje prawne i funkcjonalne, a także wiele funkcji i dodatków już zawartych w cenie produktu, np. KSeF, czy wysyłka eDeklaracji.

5. iFirma

🔖Cena: 49 zł/mies.
🆓Bezpłatny okres testowy: 30 dni
🤓Pomoc ekspertów: Tak
🖱️Obsługa: Bardzo prosta
⭐Ocena: 9,2/10

iFirma udostępnia kolejny świetny program do samodzielnej księgowości dla małych jednoosobowych działalności gospodarczych na ryczałcie i KPiR z KSeF. Jest on prosty w obsłudze, a jednocześnie ma wszystkie niezbędne funkcje, dzięki czemu będzie znakomitym wyborem dla 99,9% firm.

iFirma słynie z tego, że oferuje najwięcej gotowych integracji na rynku spośród wszystkich programów do księgowości online. Mamy tu ponad 150 integracji m.in. z urzędami, urządzeniami fiskalnymi, bankami, platformami płatniczymi, i innymi.

Na uwagę zasługuje tzw. Integrator e-commerce. Jest to moduł, który zapewnia nam wszystko to, co związane z naszym sklepem internetowym w jednym, wygodnym systemie. Mamy tu dostęp m.in. do faktur, kurierów, automatyzacji, oraz możemy zarządzać platformami e-commerce.

Najważniejsze funkcje

Wszystkie rodzaje faktur: nie zabraknie ci żadnego rodzaju faktury- od sprzedażowych, przez cykliczne, po zagraniczne.

Łatwe księgowanie: księguj koszty samodzielnie lub automatycznie.

Szybka wysyłka deklaracji do ZUS i US: na podstawie wprowadzonych dokumentów sprzedaży i kosztowych system wygeneruje i automatycznie uzupełni deklaracje. Wyślesz je elektronicznie jednym kliknięciem.

Zobowiązania i prognozy: System automatycznie wyliczy wysokość Twoich opłat za ZUS i podatki, oraz poinformuje cię do kiedy masz je zapłacić.

Generowanie wszystkich plików kontrolnych i deklaracji: Wygenerujesz tu JPK (w tym JPK_V7, JPK_FA, JPK_KPiR, JPK_EWP) oraz wszystkie wymagane ewidencje i zestawienia do rozliczeń podatkowych.

Zautomatyzowane ewidencje: Automatyczne uzupełnianie KPiR, ewidencji przychodów zryczałtowanych oraz ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, obsługa amortyzacji, możliwość prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów oraz IP Box.

lub przeczytaj więcej o iFirma

6. FakturaXL

🔖Cena: 9,99 zł/mies.
🆓Bezpłatny okres testowy: 30 dni
🤓Pomoc ekspertów: Nie
🖱️Obsługa: Prosta
⭐Ocena: 9/10

Faktura XL to głównie program do fakturowania, jednak w rzeczywistości możemy w niej prowadzić również księgowość online. To z pewnością najbardziej atrakcyjna cenowo opcja z tej listy. Księgowość online na KPiR lub ryczałcie dla JDG możemy prowadzić tu już za 9,99 zł/mies.

FakturaXL jest co prawda pozbawiona funkcji, które mogłyby ją wyróżniać typu Integrator e-commerce, jednak ma wszystko, co potrzeba w jednym miejscu. Liczba funkcji jest ogromna i cena samej aplikacji jest wręcz zbyt niska.

Najważniejsze funkcje

Wystawianie faktur i innych dokumentów: Oprócz wszystkich typów faktur, wystawisz tu też paragony, wezwania do zapłaty, zamówienia, czy oferty.

Księgowość online: Stworzysz tu ewidencję sprzedaży i zakupów VAT, KPiR, deklaracje VAT-7, VAT-UE, Raport kasowy (RK), Środki Trwałe, Zaliczka na podatek dochodowy, Rozliczenia ZUS z wysyłką ZUS DRA bezpośrednio z programu oraz Jednolite Pliki Kontrolne: JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_EWP, JPK_PKPIR, JPK_MAG.

Raporty: Wygenerujesz pełne raporty z podziałem na przychody i koszty, oraz z podziałem na klientów.

OCR do faktur: Po pobraniu aplikacji mobilnej będziesz mógł robić z niej zdjęcia faktur kosztowych, a system sam odczyta dane.

Integracje ze sklepami i płatnościami online: Możesz połączyć sklep internetowy z FakturaXL i wystawiać automatycznie faktury do zamówień. Dostępne są gotowe integracje dla sklepów Prestashop, Woocommerce oraz API dla innych. Są też integracje z bramkami płatności PayU i Przelewy24.

Magazyn: Po dodatkowej opłacie możesz prowadzić nieskończoną liczbę magazynów i automatycznie tworzyć dokumenty magazynowe.

7. Firmino

🔖Cena: 37,20 zł/mies.
🆓Bezpłatny okres testowy: 30 dni
🤓Pomoc ekspertów: Nie
🖱️Obsługa: Prosta
⭐Ocena: 8,3/10

Firmino to to program, który oferuje kilka różnych produktów, wśród nich program do prowadzenia samodzielnej księgowości przez internet dla KPiR i ryczałtu.

Program charakteryzuje się tym, że na każdym etapie obsługi automatyzacje robią za ciebie tak dużo, jak to tylko możliwe, dzięki czemu nie musisz być ekspertem od spraw księgowych, aby z powodzeniem i bezbłędnie prowadzić księgowość w swojej firmie.

Jeśli masz kilka firm, Firmino może być znakomitym wyborem, ponieważ w prosty i tani sposób dodamy do konta kolejną działalność oraz kolejnych pracowników.

Najważniejsze funkcje

Proste wprowadzanie kosztów: Określasz jedynie, za co masz fakturę, od jakiego kontrahenta i na jaką kwotę. To, jaki koszt do jakiej kolumny KPiR wprowadzić zrobi za ciebie system.

Szybkie rozliczanie składek i podatków: Wystarczy kilka kliknięć, a automatycznie wyliczysz podatki oraz składki ZUS. System podpowie także na jaki numer konta i do kiedy należy wykonać przelew, a także automatycznie wygeneruje niezbędne deklaracje VAT, PIT i ZUS​.

KPiR i ewidencja przychodu: System automatycznie zaksięguje przychody i koszty we właściwych kolumnach, a także pomoże w generowaniu wymaganych zestawień i deklaracji JPK.

Ewidencja przebiegu pojazdów: System umożliwia rejestrowanie przebiegu pojazdów, monitorowanie stanów liczników, obliczanie kosztów eksploatacji oraz przygotowanie niezbędnych zestawień.

Środki Trwałe: System automatycznie naliczy i zaksięguje odpisy amortyzacyjne, oraz podpowie jak prawidłowo wprowadzić środki trwałe.

lub przeczytaj więcej o Firmino

Szczegółowa tabela porównawcza

Program	Cena	Dla kogo	Łatwość obsługi	Darmowe testy	Pomoc księgowa	Kadry i płace	Magazyn	Ocena
1. wFirma	49 zł/mies.	Początkujące małe firmy na KPiR/ryczałcie	Bardzo prosta	30 dni	✅	✅	✅	9,8/10
2. Systim	16 zł/mies.	Ceniących kompleksowe rozwiązania księgowe	Prosta	30 dni	✅	✅	✅	9,6/10
3. Formsoft SKP®	od 258 zł	Szukających elastycznych rozwiązań	Prosta	60 dni	✅	✅	✅	9,3/10
4. KPiR Varico	299 zł/rok	Użytkowników desktopowych	Średnia	30 dni	✅	✅	✅	9,3/10
5. iFirma	49 zł/mies.	Firmy e-commerce	Bardzo prosta	30 dni	✅	✅	✅	9,2/10
6. Faktura XL	9,99 zł/mies.	Szukających najtańszej opcji	Prosta	30 dni	❌	❌	✅	9/10
7. Firmino	37,20 zł/mies.	Dla ceniących szybkość i intuicyjność	Prosta	30 dni	❌	❌	✅	8,3/10

Jak krok po kroku prowadzić księgowość?

Dla niektórych osób samodzielne księgowanie może być wyprawą w nieznane. To dlatego dla takich osób przygotowałem instrukcję krok po kroku co należy zrobić, gdy wybierzesz już program do księgowości online.

1. Zbierz wszystkie dokumenty

Co musisz mieć?

• Faktury sprzedaży (czyli te, które wystawiłeś klientom)
• Faktury kosztowe (czyli te, które dostałeś od innych firm, np. za paliwo, telefon, materiały biurowe)
• Paragony za drobne wydatki firmowe
• Wyciągi bankowe (jeśli korzystasz z konta firmowego)
• Umowy z pracownikami/zleceniobiorcami (jeśli kogoś zatrudniasz)

Cel: Mieć komplet dokumentów, żeby niczego nie pominąć.

2. Wprowadź faktury sprzedaży do systemu księgowego

Jak to zrobić?

• Otwórz swój program księgowy.
• Wprowadź każdą fakturę sprzedaży, podając:
  ✅ Datę sprzedaży
  ✅ Numer faktury
  ✅ Dane klienta
  ✅ Kwotę netto, VAT i brutto
  ✅ Opis usługi/towaru

Cel: Pokazać, ile zarobiłeś w danym miesiącu.

3. Wprowadź faktury kosztowe

Jak to zrobić?

• W systemie księgowym dodaj każdą fakturę kosztową, wpisując:
  ✅ Datę zakupu
  ✅ Numer faktury
  ✅ Dane dostawcy
  ✅ Kwotę netto, VAT i brutto
  ✅ Kategorię kosztu (np. paliwo, biuro, reklama)

Cel: Odliczyć wydatki i zmniejszyć podatek.

4. Wpisz inne wydatki i opłaty

Niektóre koszty nie mają faktur, ale nadal je ponosisz, np.:

• ZUS: wpisz opłacone składki
• Podatek dochodowy/VAT: jeśli płaciłeś, wpisz kwotę i termin
• Wynagrodzenia pracowników: jeśli masz pracowników, dodaj kwoty brutto i składki ZUS

Cel: Mieć pełen obraz finansów firmy.

5. Sprawdź wyciągi bankowe i gotówkę

Co zrobić?

• Porównaj wyciąg bankowy z fakturami i upewnij się, że wszystkie wpłaty i wypłaty się zgadzają.
• Jeśli masz gotówkę w kasie, policz ją i porównaj z zapisami

Cel: Upewnić się, że wszystko się zgadza i nic nie umknęło.

6. Oblicz podatki i przygotuj deklaracje

Co musisz zrobić?

• Podatek dochodowy (PIT/CIT): sprawdź, ile musisz zapłacić lub czy masz nadpłatę
• VAT (jeśli jesteś VAT-owcem): przygotuj deklarację VAT-7 lub JPK_V7 i prześlij do urzędu skarbowego
• ZUS: sprawdź, ile składek trzeba zapłacić w danym miesiącu.

Cel: Rozliczyć się z urzędem i uniknąć kar.

7. Zamknij miesiąc i zapisz kopię danych

Co zrobić?

• Sprawdź, czy wszystkie dokumenty są wprowadzone
• Upewnij się, że księgowość się bilansuje
• Zrób kopię zapasową danych (np. pobierz raporty lub zapisz plik XML/PDF)

Cel: Być gotowym na ewentualną kontrolę i mieć wszystko pod ręką.

8. Zapłać podatki i ZUS

Terminy:

• ZUS: do 20. dnia miesiąca.
• Podatek dochodowy (PIT/CIT): do 20. dnia miesiąca.
• VAT: do 25. dnia miesiąca.

Cel: Uniknąć odsetek i kar.

I to wszystko! Gdy wykonasz te kroki, Twój miesiąc jest zamknięty, a księgowość uporządkowana. W następnym miesiącu powtarzasz cały proces.

Porady dotyczące księgowania

1. Zbieraj i porządkuj dokumenty na bieżąco
Nie czekaj do końca miesiąca. Wprowadzaj faktury i wydatki na bieżąco. Najlepiej ustal sobie dzień w tygodniu, kiedy siadasz do księgowości (np. każdy piątek). Dzięki temu unikniesz stresu i błędów na ostatnią chwilę.

2. Używaj dobrego programu księgowego
Wybierz oprogramowanie z listy powyżej, które ułatwi ci prowadzenie księgowości, automatycznie wygeneruje deklaracje podatkowe, obliczy VAT i pozwala na łatwe wysyłanie plików do urzędu skarbowego. Im więcej rzeczy dzieje się automatycznie, tym mniej błędów i pracy dla ciebie!

3. Pilnuj terminów płatności podatków i ZUS
Zapisz kluczowe terminy w kalendarzu lub ustaw przypomnienia. Opóźnienie w płatności ZUS czy VAT może skutkować odsetkami lub karami. Możesz też ustawić polecenia zapłaty, żeby składki same się pobierały.

4. Sprawdzaj zgodność kwot z wyciągiem bankowym
Regularnie porównuj wyciągi bankowe z fakturami – to pomoże Ci wychwycić brakujące płatności lub pomyłki. Jeśli korzystasz z gotówki, zawsze notuj każdą transakcję, żeby nie mieć „dziur” w dokumentach.

5. Śledź zmiany w przepisach
Przepisy księgowe i podatkowe często się zmieniają. Warto śledzić aktualności na stronach rządowych (np. Ministerstwa Finansów) lub korzystać z newsletterów księgowych. Jeśli coś jest niejasne, skonsultuj się z księgowym, żeby uniknąć błędów i problemów z urzędem skarbowym.

Bonusowa rada: Zawsze trzymaj kopię zapasową dokumentów w wersji cyfrowej i papierowej! W razie kontroli lub awarii komputera będziesz mieć wszystko pod ręką.

Program do księgowości vs. korzystanie z biura rachunkowego online

Programy księgowe, których dotyczy ten artykuł pozwalają samodzielnie prowadzić księgowość.

Możesz w nich wystawiać faktury, księgować koszty, wyliczać podatki i generować pliki JPK do urzędów. Obsługujesz wszystko sam, ale system często podpowiada i automatyzuje część pracy.

Osobną usługą jest biuro księgowe online. Wówczas to księgowa zajmują się Twoją księgowością w pełni, ale kontakt i przesyłanie dokumentów odbywa się online.

Koszty

• Program księgowy: zwykle od 20 do 50 zł/mies.
• Biuro rachunkowe online: od 150–250 zł/mies.

Czas i zaangażowanie

• Program księgowy: musisz sam pilnować terminów, księgować faktury, sprawdzać poprawność. Program wszystko ułatwia, ale odpowiedzialność jest po Twojej stronie.
• Biuro rachunkowe online: oddajesz wszystko księgowej. Oszczędzasz czas, a obowiązek prawidłowych rozliczeń spoczywa na biurze.

Ryzyko i odpowiedzialność

• Program księgowy: jeśli źle zaksięgujesz koszt albo źle wyliczysz VAT, urząd skarbowy rozliczy Ciebie.
• Biuro rachunkowe online: biuro rachunkowe bierze odpowiedzialność (często ubezpieczenie OC), więc ewentualne błędy nie spadają na Ciebie.

Co lepsze dla kogo?

• Program do księgowości online będzie lepszy dla osób, które:
  • prowadzą prostą działalność (KPiR, ryczałt)
  • chcą oszczędzić na kosztach
  • mają podstawową wiedzę księgową
• Biuro rachunkowe online będzie lepsze dla osób, które:
  • chcą całkowicie oddelegować księgowość,
  • prowadzą bardziej złożoną firmę
  • boją się błędów i kar
  • wolą skupić się na biznesie, a nie na papierach

Jeśli chcesz poznać najlepsze biura rachunkowe online, to odwiedź ten artykuł.