Ostatnia aktualizacja: 16 marca 2026
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat księgowości online, to trafiłeś w najlepsze możliwe miejsce.
Z księgowości online korzystam w mojej jednoosobowej firmie nieprzerwanie od 2020 roku.
W tym artykule poznasz moją opinię o księgowości online, jak działa, wady i zalety, a także dla kogo będzie dobrym wyborem, a dla kogo nie.
Podsumowanie artykułu
Księgowość online pozwala prowadzić całą księgowość firmy przez internet. Wystawianie faktur, dodawanie kosztów, rozliczenia podatków i kontakt z księgowym odbywają się w jednym systemie online.
To rozwiązanie jest szczególnie dobre dla jednoosobowych działalności i małych firm. Zapewnia większą wygodę, oszczędność czasu oraz często niższe koszty niż tradycyjne biuro rachunkowe.
Mimo wielu zalet ma też pewne wady. Najczęściej wymienia się brak spotkań z księgowym na żywo oraz zależność od systemów internetowych i technologii.
Jak działa księgowość online?
Księgowość online działa podobnie jak tradycyjne biuro księgowe, z tą różnicą, że cała współpraca odbywa się przez internet. Wszystkie sprawy związane z księgowością takie jak wystawianie faktur, przesyłanie kosztów, czy opłacanie podatków można załatwić zdalnie, korzystając ze specjalnej platformy oferowanej przez biuro księgowe.
Po wyborze konkretnej księgowości online zwykle zakładamy konto w systemie biura rachunkowego i podpisujemy umowę, najczęściej w formie elektronicznej. Następnie otrzymujemy dostęp do panelu klienta, w którym możemy zarządzać sprawami księgowymi naszej firmy.
Dokumenty księgowe, takie jak faktury kosztowe czy paragony, przesyła się do systemu w formie plików, zdjęć, lub pobiera z KSeF. Po dodaniu dokumentów księgowy z biura rachunkowego zajmuje się ich zaksięgowaniem oraz przygotowaniem wszystkich potrzebnych rozliczeń. Do jego obowiązków należy między innymi obliczenie podatków, przygotowanie deklaracji podatkowych oraz wysłanie ich do odpowiednich urzędów.
Co miesiąc otrzymujemy informację o tym, ile podatków i składek ZUS musimy zapłacić. Na tej podstawie wykonujemy przelewy do urzędów. W razie pytań można skontaktować się z księgowym przez panel klienta, e-mail lub telefon.
Biuro rachunkowe online może prowadzić zarówno uproszczoną księgowość, taką jak księga przychodów i rozchodów, oraz ryczałt, jak i pełną księgowość dla spółek. Oferuje również obsługę kadr i płac oraz reprezentowanie firmy przed urzędami.
Jakie funkcje ma księgowość internetowa?
Korzystając z księgowości online masz do dyspozycji następujące funkcje:
Wystawianie faktur: System księgowy pozwala szybko wystawiać faktury, które możesz wysłać do KSeF lub klienta, a po wystawieniu Twój księgowy od razu ma do nich dostęp w swoim panelu.
Dodawanie kosztów: Możesz dodawać faktury kosztowe w formie plików, zdjęć, lub pobierać z KSeF, by Twój księgowy mógł je zaksięgować.
Statystyki finansowe: Panel klienta pokazuje w formie wykresów informacje o finansach firmy, takie jak przychody, koszty i dochód.
Opłacanie podatków i składek: System informuje nas o wysokości podatków i składek ZUS do zapłaty, gdy księgowy zamknie miesiąc. Często podatki możemy opłacić bezpośrednio z panelu księgowego bez konieczności robienia ręcznego przelewu.
Przypomnienia o terminach: Biuro rachunkowe online wysyła powiadomienia o terminach podatkowych i terminach płatności za faktury. Dzięki temu nie musisz pilnować dat związanych z rozliczeniami.
Prowadzenie księgowości firmy przez dedykowanego księgowego: Księgowy zajmuje się kompleksowo Twoją firmą. Weryfikuje i księguje Twoje faktury, wysyła deklaracje do urzędów i reprezentuje cię przed nimi, obsługuje ZUS, VAT, oraz oblicza zobowiązania.
Rozliczenia kadrowo-płacowe: Biuro rachunkowe online może prowadzić obsługę kadr i płac dla pracowników firmy. Obejmuje to przygotowywanie list płac oraz rozliczanie umów i składek ZUS.
Kontakt z księgowym: Na bieżąco możesz kontaktować się z księgowym w sprawach Twojej firmy, głównie poprzez telefon lub e-mail.
Dla kogo jest księgowość online?
Księgowość online jest dostępna dla różnych grup przedsiębiorców. Głównie korzystają z niej małe i średnie JDG oraz spółki. Możesz z niej skorzystać w trzech przypadkach:
- Gdy dopiero zakładasz firmę: Jeśli jeszcze nie masz własnej działalności, wiele biur rachunkowych online oferuje pomoc w jej rejestracji. Dzięki temu nie musisz samodzielnie wypełniać dokumentów urzędowych– specjaliści pomogą ci to zrobić, a następnie zajmą się twoją księgowością.
- Gdy właśnie założyłeś firmę i szukasz księgowości: Jeśli już masz działalność, ale jeszcze nie wybrałeś biura rachunkowego, możesz od razu skorzystać z księgowości online. Wystarczy wybrać odpowiednie biuro, zarejestrować się i czekać na telefon od księgowej.
- Gdy zmieniasz księgowość: Jeśli korzystasz z tradycyjnego biura rachunkowego lub innej platformy, ale nie jesteś zadowolony z obsługi, możesz przerzucić się na księgowość online. Wiele biur rachunkowych online oferuje wsparcie w przejściu, pomagając w przekazaniu dokumentów i załatwieniu formalności.
Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym online?
Po wybraniu biura rachunkowego online zazwyczaj musisz utworzyć swoje konto na platformie, podając dane firmy, formę opodatkowania, i inne.
Dzięki temu będziesz mógł logować się do swojego panelu użytkownika. Oto jak wygląda panel biura rachunkowego online inFakt, z którego korzystam:
Podczas korzystania z księgowości online twoje zadania sprowadzają się głównie do wystawiania faktur, oraz dodawaniu faktur kosztowych do panelu księgowego
Całym procesem księgowania, wyliczania podatków, oraz wysyłania deklaracji zajmuje się twoja księgowa. Gdy miesiąc zostanie zaksięgowany, dostajesz powiadomienie o tym, ile podatku musisz zapłacić.
Jeżeli chodzi o kontakt z twoją księgową, to w każdej chwili możesz napisać do niej e-mail lub po prostu zadzwonić.
Niektóre z księgowości online oferują aplikację mobilną, w której również można wystawiać faktury, wgrywać je, oraz kontrolować finanse.
Współpraca z księgowym jest bezterminowa. Możesz zmienić księgowego w dowolnym momencie lub całkowicie zrezygnować z obsługi księgowej już po pierwszym miesiącu.
Ile kosztuje księgowość online?
Każde biuro księgowe online ma inny cennik. Oto ceny najpopularniejszych księgowości online:
| Nazwa biura | Ceny na ryczałcie | Ceny na KPiR | Dopłata dla VATowców | Cena rozliczeń kadrowo-płacowych | Umowa | Liczba faktur w pakiecie | Dopłata za nadmiarowe faktury |
| 1. inFakt | od 179 zł | od 199 zł | 50-80 zł (w zależności od księgowego) | 50-60 zł/os. (w zależności od księgowego) | Bezterminowa | 10 | 5 zł |
| 2. Ototax | od 135 zł | od 135 zł | 15-30 zł (w zależności od pakietu) | 50 zł/os. | Bezterminowa | 10 | 7 zł |
| 3. iFirma | od 149 zł | od 189 zł | 40 zł na ryczałcie, 0 zł na KPiR | 20 zł/os. | Bezterminowa | 10 | 6 zł |
| 4. Taxly | od 199 zł | od 199 zł | 0 zł | 0 zł do 2 lub 5 pracowników, powyżej 29 zł/os. | Brak | 10 | 8 zł |
| 5. Plus24 | indywidualne, powyżej 140 zł | indywidualne, powyżej 160 zł | indywidualne | indywidualne | Bezterminowa | 10 | 7 zł |
Jak widzisz, konkretne ceny księgowości online zależą m.in. od twojego rodzaju opodatkowania, oraz liczby faktur w miesiącu.
Porównując ceny księgowości online do księgowości tradycyjnej, to według moich doświadczeń księgowość online jest zwykle trochę tańsza.
A jeśli chcesz poznać mój stale aktualizowany ranking biur rachunkowych online, to zajrzyj do tego wpisu.
Czy księgowość online jest bezpieczna?
Sporo osób ma dwie główne obiekcje, jeśli chodzi o księgowość online.
Pierwszą z nich są kwalifikacje księgowych. Wybierając sprawdzoną księgowość online nie musisz się martwić o poprawność Twoich rozliczeń. Księgowi mają zweryfikowane umiejętności, odpowiednie wykształcenie, a także doświadczenie w rozliczaniu różnych branż.
Kolejną obiekcją jest bezpieczeństwo danych. W końcu w systemie znajdują się wszystkie faktury, rozliczenia oraz poufne informacje o firmie. Większość renomowanych biur rachunkowych online stosuje jednak zaawansowane zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, autoryzacja dwuetapowa, regularne kopie zapasowe, oraz spełnia normy RODO.
Poziom bezpieczeństwa jest więc wysoki, jednak mimo to polecam dodatkowo trzymanie wszystkich swoich faktur na dysku w chmurze dla dodatkowego zabezpieczenia.
Księgowość online- zalety i wady
Oto, jakie plusy i minusy rzuciły mi się w oczy podczas korzystania z księgowości online.
Zalety:
- Niższe koszty: Księgowość online to zwykle oszczędność, ponieważ nie musisz tracić paliwa na dojazdy do księgowej, nie musisz zużywać drukarki i papieru na wydrukowanie faktur, a wybierając odpowiednie biuro księgowe, koszt samej księgowości jest niższy.
- Większa wygoda: Księgowość online sprawia, że nie musisz jeździć do księgowej. Dodatkowo wszystkie faktury masz w jednym miejscu. Dostajesz również powiadomienia o tym, do kiedy masz zapłacić podatki, oraz w każdej chwili i z dowolnego miejsca możesz podejrzeć ile twoja firma zarabia, oraz ile wydaje.
- Oszczędność czasu: Drukowanie faktur, dojazdy do księgowej, oraz czekanie w kolejkach mogą zabrać nam trochę czasu. Księgowość online skutecznie oszczędza czas, a jeśli wybierzesz odpowiednie biuro księgowe, możesz zaoszczędzić go jeszcze więcej, na przykład na opłacaniu podatków. Niektóre biura rachunkowe mają opcję dodania karty płatniczej i automatycznego opłacania podatków.
Wady:
- Brak bezpośredniego kontaktu: Komunikacja odbywa się głównie przez e-mail lub telefon, co może być mniej komfortowe dla osób preferujących spotkania twarzą w twarz z księgową.
- Zależność od technologii: Awarie systemów, brak dostępu do internetu, lub aktualizacje systemów mogą chwilowo utrudniać nam pracę. Podczas mojego korzystania z księgowości online, najczęstszą sytuacją są aktualizacje systemów, które uniemożliwiają zalogowanie się do księgowości, jednak są one robione głównie w nocy.
- Bezpieczeństwo danych: Choć systemy są zabezpieczone, zawsze istnieje niewielkie ryzyko cyberataków.
Dla kogo jest księgowość online?
Księgowość online jest dobrym rozwiązaniem dla wielu grup przedsiębiorców, ale nie dla wszystkich.
Dla kogo księgowość online będzie dobrym rozwiązaniem?
1. Osoby prowadzące małą jednoosobową działalność gospodarczą: Tego typu działalności wystawiają stosunkowo niedużą liczbę faktur w miesiącu, cenią prostotę i niskie koszty, a także chcę samodzielnie kontrolować swoje finanse.
2. Mikro i małe firmy do kilku pracowników: Tego typu firmy potrzebują prostych rozwiązań do fakturowania i rozliczania kosztów. Dodatkowo nie mają skomplikowanej struktury podatkowej.
3. Firmy zdalne lub hybrydowe: Zespół działa z różnych lokalizacji i ważny jest dostęp do systemu online 24/7.
4. Osoby chcące oszczędzać czas i pieniądze: Księgowość online to automatyzacja faktur, podatków i ZUS-u, co oznacza mniej ręcznej pracy.
Dla kogo księgowość online może nie być najlepszym wyborem?
1. Średnie i duże firmy z rozbudowaną księgowością: Księgowość online nie sprawdzi się w organizacja z dużą liczbą działów, oraz złożonych rozliczeniach podatkowych.
2. Firmy z działalnością międzynarodową: Rozliczenia w wielu walutach, oraz różne systemy podatkowe wymagają bardziej specjalistycznej obsługi.
3. Osoby nietechniczne lub starsze, które nie czują się pewnie w pracy online: Tego typu osoby mogą mieć trudności w obsłudze programów internetowych.
4. Branże z niestandardowymi przepisami lub licznymi wyjątkami podatkowymi: Mogą być to firmy transportowe, medyczne, czy technologiczne.
Czy warto korzystać z księgowości online?
W mojej opinii warto choćby wypróbować księgowość online. Jest to spora wygoda i oszczędność czasu, który jest tak ważny, zwłaszcza jeżeli prowadzimy firmę. Dzięki księgowości online możemy uwolnić go nieco więcej, by zająć się sprawami najważniejszymi.
Zdaję sobie sprawę, że w przypadku pewnej grupy osób lepiej sprawdzi się tradycyjna księgowość. Niektórzy z nas wolą kontakt osobisty, a inni są po prostu nietechniczni, przez co mogą nie poradzić sobie z obsługą platformy online.
Myślę jednak, że większość przedsiębiorców powinna choćby spróbować księgowości online. W każdej chwili można z niej zrezygnować, dlatego nic nie ryzykujemy.
Jaka jest najlepsza księgowość online?
Na rynku jest dość duża liczba biur rachunkowych online. Jedne z mają dobre opinie, a inne trochę gorsze.
Aby jednak nie rozwijać się na ten temat tutaj, to zapraszam cię do do tego artykułu, w którym zrobiłem ranking biur księgowych online.