Data dodania: 20 maja 2025
Chcesz zlecić obsługę kadrowo-płacową w Twojej firmie?
Postanowiłem sprawdzić ceny obsługi kadrowo-płacowej w małych, dużych miastach, a także online.
Ile kosztuje więc średnio obsługa kadrowo-płacowa w 2025 roku? Sprawdźmy to!
Czym jest obsługa karowo-płacowa?
Obsługa kadrowo-płacowa to usługa, która zajmuje się formalnościami związanymi z zatrudnieniem pracowników. Chodzi tu głównie o dwie rzeczy:
1. Kadry– czyli wszystko, co dotyczy zatrudniania pracownika. Są to sprawy „papierkowe” związane z zatrudnieniem, np.:
- przygotowanie umowy o pracę lub zlecenia
- zgłoszenie pracownika do ZUS (żeby miał ubezpieczenie)
- prowadzenie akt osobowych (czyli teczki z dokumentami pracownika)
- pilnowanie urlopów, zwolnień lekarskich, badań lekarskich itd.
- wystawianie różnych zaświadczeń, np. o zatrudnieniu czy dochodach
- przygotowanie wypowiedzenia i świadectwa pracy, gdy pracownik odchodzi
2. Płace– czyli obliczanie wynagrodzenia i składek, np.:
- obliczanie, ile pracownik dostanie „na rękę”
- obliczanie składek ZUS i podatku (PIT)
- przygotowanie listy płac i dokumentów do ZUS i urzędu skarbowego
- wysyłka deklaracji do odpowiednich urzędów (ZUS, urząd skarbowy)
- roczne rozliczenia podatkowe (np. PIT-11 dla pracowników)
Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa?
Miesięczny koszt obsługi kadrowo-płacowej dla jednego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę to zazwyczaj koszt rzędu 50-80 zł. Konkretna suma zależy jednak od innych czynności, takich jak obsługa PPK, delegacji, raportowanie lub przygotowywanie niestandardowych dokumentów kadrowych.
Przejdźmy teraz do bardziej szczegółowego cennika.
Cennik obsługi kadrowo-płacowej
Sprawdziłem ceny obsługi kadrowo-płacowej w kilkunastu biurach księgowych, oraz biurach z outsourcingiem kadr i płac. Na tej podstawie postanowiłem wyliczyć średnią cenę takiej usługi.
Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje wiele czynności, dlatego podzieliłem ją na kategorie.
Obsługa kadrowo-płacowa
| Czynność | Cena netto | Częstotliwość |
| Umowa o pracę – płace i ZUS | 70 zł / osoba | Miesięcznie |
| Umowa o pracę – kadry, płace i ZUS | 80 zł / osoba | Miesięcznie |
| Umowa zlecenie – płace i ZUS | 60 zł / osoba | Miesięcznie (jeśli aktywna) |
| Umowa bezskładkowa (dzieło, uczeń, student) | 80 zł / osoba | Miesięcznie (jeśli aktywna) |
| Rozliczenia z PFRON | 100 zł / osoba | Miesięcznie |
| Rozliczenia PPK | 80 zł / osoba | Miesięcznie |
Sporządzanie dokumentów pracowniczych
| Czynność | Cena netto | Częstotliwość |
| Sporządzanie umowy o pracę | 100 zł / sztuka | W razie potrzeby (zatrudnienie) |
| Sporządzenie załącznika do umowy | 70 zł / sztuka | W razie potrzeby (zmiany) |
| Sporządzenie wypowiedzenia umowy o pracę | 60 zł / sztuka | W razie potrzeby (rozwiązanie) |
| Sporządzenie umowy zlecenia/o dzieło | 60 zł / sztuka | W razie potrzeby |
| Sporządzenie świadectwa pracy | 80 zł / sztuka | Przy zakończeniu umowy |
| Sporządzenie regulaminu pracy | 500 zł | Jednorazowo / przy zmianach |
Sporządzanie deklaracji
| Czynność | Cena netto | Częstotliwość |
| PIT-4R, PIT-8AR, ZUS IWA | 130 zł / deklaracja | Rocznie |
| PIT-11, PIT-40 | 50 zł / osoba | Rocznie (do końca lutego) |
| RP-7 | 150 zł / deklaracja | W razie potrzeby |
| Rozliczenie delegacji pracowniczej | 80 zł / sztuka | W razie potrzeby |
Zaświadczenia i zgłoszenia kadr i płac
| Czynność | Cena netto | Częstotliwość |
| Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu | 50 zł / osoba | W razie potrzeby |
| Zgłoszenie pracownika do ZUS | 60 zł / osoba | Przy zatrudnieniu |
| Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS | 50 zł / sztuka | W razie potrzeby |
| Zgłoszenie Z3 (zwolnienie lekarskie) do ZUS | 120 zł / osoba | Przy dłuższym L4 |
| Zgłoszenie Z3 (zasiłek macierzyński) do ZUS | 170 zł / osoba | Przy rozpoczęciu urlopu macierzyńskiego |
| Wniosek o zaświadczenie A1 do ZUS | 170 zł / osoba | W razie potrzeby (praca za granicą) |
| Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy | 80 zł / osoba | Przy zatrudnieniu |
| Zgłoszenie do PFRON | 100 zł / osoba | Przy zatrudnieniu osoby z orzeczeniem |
| Wyrejestrowanie pracownika z ZUS | 70 zł / osoba | Przy zakończeniu zatrudnienia |
Od czego zależy koszt obsługi kadrowo-płacowej?
Koszt obsługi kadrowo-płacowej zależy od kilku kluczowych czynników, które wpływają na zakres pracy, czasochłonność oraz stopień skomplikowania obsługi danego klienta.
1. Liczba pracowników: Im więcej pracowników zatrudnia firma, tym większy wolumen pracy dla biura obsługującego kadry i płace.
2. Forma zatrudnienia: Obsługa umów o pracę jest bardziej złożona niż np. umów zlecenia czy B2B. Umowy cywilnoprawne są zazwyczaj tańsze w rozliczaniu, ponieważ nie wymagają prowadzenia akt osobowych czy rozbudowanego naliczania urlopów i świadczeń.
3. Zakres usług: Firmy mogą zlecać jedynie podstawowe czynności, takie jak naliczanie listy płac i sporządzanie deklaracji, lub zdecydować się na pełną obsługę kadrowo-płacową, która obejmuje m.in. prowadzenie teczek osobowych, przygotowanie umów, kontrolę terminów badań lekarskich i szkoleń BHP, rozliczanie delegacji, PPK, i inne.
4. Częstotliwość zmian w zatrudnieniu: Firma płaci więcej, jeśli często zatrudnia i zwalnia pracowników, wprowadza zmiany w umowach, wymaga częstego przygotowywania dokumentów, świadectw pracy itp.
5. Branża i specyfika pracy: Niektóre branże (np. budownictwo, produkcja, agencje pracy tymczasowej) wymagają bardziej złożonej obsługi kadrowo-płacowej – np. rozliczania nadgodzin, zmianowego czasu pracy, dodatków za pracę nocną, ewidencji czasu pracy.
6. Lokalizacja i renoma biura: W większych miastach i w bardziej rozpoznawalnych biurach rachunkowych ceny usług kadrowo-płacowych są zazwyczaj wyższe.
Ile zapłacisz za obsługę kadrowo-płacową? 2 przykłady
Abyś miał lepsze wyobrażenie o tym, ile kosztów możesz ponieść w ramach obsługi kadrowej, przygotowałem 2 popularne przykłady z życia.
Przykład 1: Firma zatrudniająca jednego pracownika na umowę o pracę (bez PFRON i PPK)
Załóżmy, że właściciel firmy XYZ zatrudnia jednego pracownika- pana Marka na podstawie umowy o pracę i korzysta z pełnej obsługi kadrowo-płacowej. Pracownik nie podlega programowi PPK, nie ma orzeczenia o niepełnosprawności (czyli nie ma obowiązku rozliczeń z PFRON).
Koszty jednorazowe związane z zatrudnieniem:
- Sporządzenie umowy o pracę: 100 zł
- Zgłoszenie pracownika do ZUS: 60 zł
- Zgłoszenie zatrudnienia do Państwowej Inspekcji Pracy: 80 zł
Łączny koszt początkowy: 240 zł netto
Koszty stałe (miesięczne):
- Obsługa kadrowo-płacowa obejmująca kadry, płace i ZUS: 80 zł/miesięcznie
Łączny koszt miesięczny: 80 zł netto
Koszty roczne (raz w roku):
- Sporządzenie deklaracji PIT-11: 50 zł
- Sporządzenie rocznej deklaracji PIT-4R: 130 zł
- Koszty raz w roku: 180 zł netto
Przykład 2: Firma zatrudniająca osobę z orzeczeniem o niepełnosprawności (PFRON + PPK)
W drugim scenariuszu firma XYZ zatrudnia pracownika- pana Jana na umowę o pracę, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności (wymagane rozliczenia z PFRON) i uczestniczy w programie PPK. Tutaj również korzystamy z pełnej obsługi kadrowo-płacowej.
Koszty jednorazowe związane z zatrudnieniem:
- Sporządzenie umowy o pracę: 100 zł
- Zgłoszenie do ZUS: 60 zł
- Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy: 80 zł
- Zgłoszenie do PFRON: 100 zł
Łączny koszt początkowy: 340 zł netto
Koszty stałe (miesięczne):
- Obsługa kadrowo-płacowa (kadry, płace, ZUS): 80 zł
- Comiesięczne rozliczenie z PFRON: 100 zł
- Obsługa PPK: 80 zł
Łączny koszt miesięczny: 260 zł netto
Koszty roczne (raz w roku):
- PIT-11: 50 zł
- PIT-4R: 130 zł
Koszty raz w roku: 180 zł netto
Jak możesz płacić mniej za obsługę kadrowo-płacową?
Obsługa kadrowo-płacowa może być dużym kosztem, zwłaszcza dla mikro i małych firm. Możesz jednak płacić mniej i to sporo mniej! W jaki sposób?
1. Rozważ samodzielne prowadzenie kadr i płac
Wielu właścicieli firm samodzielnie prowadzi kadry i płace. Wbrew pozorom rozliczanie kadr i płac nie jest takie trudne i zazwyczaj polega na wykonywaniu tych samych czynności co miesiąc.
Istnieje wiele prostych programów do czynności związanych z obsługą kadr, wyliczania płac i rozliczania składek ZUS. Często zapewniają one również wsparcie ekspertów. Takie programy kosztują zazwyczaj mniej, niż 50 zł/mies., dlatego są sporą oszczędnością w porównaniu do tradycyjnej obsługi kadrowo-płacowej.
Najlepsze i najprostsze dla początkujących programy do obsługi kadrowo-płacowej znajdziesz w tym rankingu.
2. Jeśli to możliwe, zatrudniaj osoby na uproszczonych zasadach
Nie każdy pracownik musi być zatrudniony na umowę o pracę. Są sytuacje, w których taniej i prościej jest zatrudnić kogoś np. na:
- Umowę zlecenie– szczególnie jeśli to uczeń lub student (brak składek ZUS)
- Umowę o dzieło– nie ma obowiązku opłacania składek ani zgłoszeń do ZUS
- Krótkoterminową umowę cywilnoprawną– obsługa tylko wtedy, gdy osoba faktycznie pracuje
Miesięczne koszty obsługi takich umów są niższe, a rozliczenia prostsze.
3. Zrób część rzeczy samemu
Nie musisz zlecać całego pakietu kadrowo-płacowego. W wielu przypadkach możesz zlecić tylko to, co naprawdę wymaga specjalistycznej wiedzy, np.:
- comiesięczne naliczanie płac i składek,
- wysyłkę deklaracji do ZUS i urzędów,
- roczne PIT-y dla pracowników.
A jednorazowe rzeczy, takie jak np.:
- przygotowanie umowy
- zgłoszenie pracownika do ZUS
- wystawienie świadectwa pracy po odejściu
…możesz przygotować samodzielnie lub z pomocą darmowych wzorów dostępnych w internecie. Dzięki temu nie płacisz 60–150 zł za każdą drobną czynność.