Jeżeli prowadzisz biznes, w którym współpracujesz z kontrahentami spoza Polski, jesteś zobowiązany wystawiać im faktury, które nieco różnią się od tych krajowych.

Obecnie większość programów do fakturowania posiada możliwość wystawiania faktur dla klientów z zagranicy, jednak niektóre są lepsze od innych.

W tym artykule dowiesz się jakie wymagania powinien spełniać dobry program do faktur zagranicznych, oraz przedstawię 3 najlepsze propozycje takich programów.

Jakie wymagania powinien spełniać program do wystawiania faktur zagranicznych?

Wybierając program do wystawiania faktur kontrahentom spoza Polski, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

Możliwość wystawiania dokumentów w wielu walutach: Program powinien umożliwiać wystawianie faktur w różnych walutach, aby łatwo dostosować się do wymogów transakcji międzynarodowych. Im więcej walut posiada program, tym lepiej, jednak warto zwrócić uwagę, by obsługiwał on te najpopularniejsze, czyli euro, dolary amerykańskie, funty brytyjskie, czy franki szwajcarskie. Wybór waluty nie jest regulowany i to, w jakiej walucie wystawisz fakturę zależy od preferencji twojego klienta.

Tłumaczenie faktur na wiele języków: Wysłanie faktury po polsku do zagranicznego klienta może wiązać się z zakłopotaniem drugiej strony, dlatego warto wybrać taki program, który obsługuje wiele języków, w tym angielski, niemiecki, włoski, francuski, czy hiszpański. Najlepiej będzie, jeśli program umożliwia wygenerowanie faktury w dwóch językach jednocześnie.

Możliwość wyboru “nie podlega” w stawce VAT: Wystawiając fakturę kontrahentowi z zagranicy, to na nim spoczywa obowiązek rozliczenia podatku VAT w jego kraju. Dlatego program do faktur musi mieć opcję zaznaczenia “nie podlega” przy wyborze stawki VAT.

Możliwość dodania adnotacji do faktury: Ponadto, faktury zagraniczne powinny zawierać dopisek “reverse charge”, co oznacza odwrotne obciążenie. Oznacza, że to na nabywcy spoczywa obowiązek naliczenia podatku od towaru i usług. 

W jakim programie najlepiej wystawić fakturę zagraniczną?

Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, oto 3 najlepsze programy, z których będziesz zadowolony, jeśli wystawiasz faktury zarówno krajowe, jak i zagraniczne.

1. Fakturownia: Jest to jeden z najpopularniejszych programów do faktur w Polsce. Setki tysięcy polskich firm korzystają z niego do wystawiania faktur krajowych, ale jest również znakomitym wyborem do faktur zagranicznych. Można w nim zaznaczyć “nie podlega- np.”, a także dodać uwagi, czyli dopisać “reverse charge”.

Posiada aż ponad 100 walut zagranicznych. Faktury można drukować w dowolnej konfiguracji- albo w jednym z 36 języków obcych, albo w dwóch językach na raz. Na fakturę możemy też wstawić logo naszej firmy oraz wysłać ją bezpośrednio z programu na e-mail klienta. Jeśli wystawiasz mniej niż 3 faktury w miesiącu, z programu możesz korzystać bezpłatnie.

2. wFirma: Jest to jeden z programów do faktur, który posiada najwięcej funkcji. Nie musimy się więc martwić, że zabraknie nam czegoś, by wystawić dokument sprzedażowy klientowi z Unii Europejskiej lub poza niej. Walut obcych mamy tutaj 28 i są to same najpopularniejsze z pominięciem tych bardziej egzotycznych. Fakturę wystawimy w dwóch językach na raz, a ogólnie języków obcych jest 8.

Jeżeli chcesz zaoszczędzić na księgowej, wFirma udostępnia moim zdaniem najlepszy na rynku program do samodzielnej księgowości w cenie 49 zł/mies. Sam program do faktur możemy testować za darmo przez 30 dni, później cena to 19 zł/mies.

3. iFirma: Ten program również będzie dobrym wyborem do faktur zagranicznych. Zaznaczymy w nim odpowiednią stawkę VAT, czy dodamy adnotacje. Języków obcych jest 19, a walut 33. W iFirma możesz zlecić także księgowość i komunikować się z księgowymi online.

Jak wystawić fakturę zagraniczną krok po kroku?

Teraz na przykładzie programu Fakturowania pokażę ci jak poprawnie wystawić fakturę dla klienta spoza Polski.

1. Zakładamy konto w serwisie Fakturownia, na przykład klikając tutaj. Najlepiej wybrać pakiet “Micro” za 0 zł. W razie potrzeby przejdziemy na wyższy pakiet w dowolnym momencie. Następnie wypełniamy dane o naszej firmie, by nie musieć ich wpisywać za każdym razem wystawiając fakturę.

2. Teraz klikamy niebieski przycisk “Faktura”.

3. Uzupełniamy niezbędne dane. Większość z nich uzupełni się automatycznie, np. numer, data, czy miejsce wystawienia. Musimy wpisać dane nabywcy. W moim przypadku wystawiam fakturę firmie Google. W polu NIP wpisujemy VAT UE firmy, a jeśli jest to firma spoza UE, wpisujemy tu inny numer biznesowy (powinniśmy go uzyskać od kontrahenta), lub zostawiamy pole puste w przypadku, gdy np. jest to firma z USA (często nie nadaje się tam odpowiedników NIP).

Pozycje na fakturze najlepiej wpisać po angielsku. Co ważne, w stawce VAT zaznaczmy “np.”. Warto zjechać niżej, by wybrać walutę oraz język, a dopiero później uzupełnić wartości netto na fakturze.

Jeśli jest to dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium Polski, zaznaczmy tę opcję. W uwagach dopisujemy koniecznie “reverse charge”, po czym klikamy “Zapisz”.

4. W następnym kroku wybieramy “Drukuj”–>”Drukuj w innym języku”.

Wybieramy albo jeden język, w którym ma być faktura, albo dwa języki poniżej. Dla przykładu wybiorę polsko-chorwacką wersję.

Gotowa faktura prezentuje się tak, jak poniżej.