Szukasz aplikacji, która pomoże ci się zorganizować i mieć poczucie, że kontrolujesz wszystkie zadania i o niczym nie zapominasz?

Poznaj Todoist! Niezależnie czy chcesz używać tego narzędzie do celów prywatnych czy zawodowych, Todoist może być dla ciebie dobrym wyborem.

W tym poradniku poznasz funkcje Todoist, jego wady i zalety, oraz dowiesz się czy warto korzystać z tej aplikacji na co dzień.

Czym jest Todoist?

Todoist to narzędzie, którego celem jest zwiększenie twojej produktywności. Oferuje możliwość tworzenia zadań, które możesz podzielić na różne kategorie, a przy tym posiada wiele funkcji.

Z Todoist między innymi ustawimy terminy wykonania zadań, przypomnienia, czy przypiszemy zadania konkretnym osobom.

Dzięki dostępności Todoist na najpopularniejsze systemy i urządzenia mobilne, synchronizacja danych w chmurze jest bezproblemowa.

Todoist jest uznawany za jedną z najlepszych aplikacji do organizacji i produktywności. O tym dlaczego tak jest, dowiesz się za chwilę.

Jakie funkcje oferuje Todoist?

1. Tworzenie projektów i zadań

Po utworzeniu konta w Todoist, pierwszą rzeczą, którą warto zrobić, będzie utworzenie projektów. Pomyśl o nich o jako kategoriach, w których chcesz trzymać swoje zadania. Mogą być to kategorie, takie jak sprawy osobisty, praca, czy hobby. Dzięki temu łatwiej będzie zorganizować się w aplikacji.

Przy tworzeniu projektu, masz możliwość nadania mu nazwy, oraz kolorów, by łatwiej było go znaleźć na liście projektów.

Możesz zarówno stworzyć własne projekty, jak i skorzystać z gotowych szablonów projektów. Gotowe szablony dzielą się na wiele kategorii i jest ich sporo, np. spotkania, lista celów, zadania księgowe, nauka języka, i wiele, wiele więcej.

Niezależnie od sposobu tworzenia projektu, zadania w każdym projekcie możesz wyświetlać w widoku listy lub w widoku tablicy. Widok listy jest domyślny i masz po kolei spisane poszczególne zadania. Widok tablicy umożliwia przeciąganie kart z zadaniami, dzięki temu możemy na przykład tworzyć sekcję z zadaniami wykonywanymi, a gdy je skończymy, przeciągnąć zadanie do sekcji “wykonane”.

Jeśli chodzi o zadania, to tworzenie ich jest niezwykle proste. Każde zadanie możemy nazwać, dodać do niego opis, oraz komentarz. Do zadań możemy też załączać pliki. Jest także oczywiście opcja z terminem wykonania, który możemy zawęzić do konkretnej godziny.

Każdemu zadaniowi możemy przypisać priorytet w skali 1-4. Istnieje również możliwość wysyłania przypomnień o wykonaniu zadań, dzięki czemu w określonym czasie otrzymamy powiadomienie push lub wiadomość e-mail. Co więcej, przypomnienia możemy również wysyłać na podstawie naszej lokalizacji, co może być świetną funkcją w wielu przypadkach. Przykładowo, jeśli przejeżdżamy obok sklepu, Todoist może przypomnieć nam o zrobieniu zakupów.

Bardzo fajną funkcją jest tłumaczenie języka naturalnego. Oznacza to, że wpisując np. termin w tytule zadania, Todoist automatycznie przypisze daną godzinę wykonania zadania lub wpisany dzień tygodnia. Możesz korzystać z funkcji tłumaczenia języka naturalnego na różne sposoby, np. wpisując “Dziś o 15:00”, “W następny poniedziałek”, “9 lipca”, itd.

Dla szybszej organizacji, do każdego zadania możesz przypisać również etykietę. Wystarczy, że na końcu zadania wpiszesz @ i wpiszesz etykietę o ustalonej nazwie, np. “telefon”, aby dzięki temu móc później wyszukać wszystkie zadania oznaczone tą etykietą.

Możesz również tworzyć podzadania, które będą częścią bardziej złożonych zadań. Podzadania posiadają dokładnie te same atrybuty jak zadania główne, np. priorytety, terminy wykonania, etykiety, itd.

2. Zarządzanie widokami

W panelu głównym Todoist dostępnych jest wiele widoków, między którymi możesz się przełączać, aby przejrzeć zadania.

Każde nowe zadanie jest automatycznie przypisywane do zakładki “Skrzynka” i możemy do niego wrócić w dowolnym momencie, gdy pracujemy z aplikacją.

Widok “Dziś” jak można się domyślić pokazuje zadania do wykonania w dniu obecnym. Możemy również podejrzeć zadania na kolejne dni w zakładce “Nadchodzące”.

Widok “Moje Projekty” pokazuje wszystkie projekty zawarte w Todoist. Na koniec możesz archiwizować projekty, gdy zostaną zakończone.

Widok produktywności ułatwia przeglądanie ukończonych zadań i następujących danych z bieżącego dnia lub tygodnia.

Nie wspomniałem jeszcze, co znajduje się w widoku “Filtry i etykiety”. Znajdziesz tu zadania według określonych filtrów lub takie, którym przypisałeś etykietę. W moim przypadku mogę na przykład wyszukać wszystkie zadania związane z wykonywaniem połączeń telefonicznych, do których dodałem oznaczenie “@telefon”.

3. Sortowanie i filtrowanie zadań

Todoist oferuje niestandardowe sortowanie i grupowanie zadań. Możesz przykładowo posortować zadania w projekcie według terminów, stopnia priorytetu, czy przypisanej osoby. Do opcji filtrowania, sortowania i grupowania masz dostęp w prawym górnym rogu panelu.

Oprócz tego, możesz zmienić widok wyświetlanych zadań z domyślnej listy na tablice. Główną ideą tablic jest to, że pozwalają one wyświetlać zadania jako karty w kolumnach, które możesz dowolnie nazwać. Kolumny tablicy mogą odnosić się do przepływu pracy i przykładowo możesz przenosić zadania, które są wykonywane do kolumny o nazwie “W trakcie” do kolumny “Wykonane” po skończonej pracy.

4. Możliwości współpracy

Jeżeli prowadzisz firmę lub chcesz dodać członka rodziny, możesz to zrobić, zapraszając konkretną osobę do twoich projektów.

Zapraszana osoba będzie musiała założyć konto w Todoist. Dzięki temu będziesz mógł mu przypisywać zadania

Dzięki funkcji przesyłania przez ciebie plików i komentarzy, współpracownicy będą mogli poznać więcej szczegółów dotyczących zadania. Możesz też ustawiać alerty, które otrzymasz, np. gdy zadanie zostanie wykonane.

5. Inne funkcje

Warto jeszcze wspomnieć o kilku pozostałych funkcjach, takich jak:

Inteligentne planowanie: Automatyczny harmonogram Todoist poprosi o zmianę terminu zadań, jeśli nie zdążysz ich wykonać. Następnie aplikacja dokona inteligentnych domysłów na podstawie Twojej wcześniejszej historii. Harmonogram będzie starać się znaleźć odpowiednie godziny, byś mógł dokończyć zadanie. Zawsze możesz je jednak zmienić, jeśli ci nie odpowiadają.

Kopie zapasowe: Todoist automatycznie tworzy kopie zapasowe. W ustawieniach, znajdziesz listę kopii zapasowych z danego okresu, które możesz pobrać w postaci pliku CSV, a następnie przywrócić dane lub przenieść je do innej aplikacji.

Raporty: Todoist śledzi to, co robisz, i generuje raport produktywności, który aktualizuje codziennie. Raport można wyświetlić według wykonanych zadań dziennych lub ukończonych zadań tygodniowych, a w raporcie są wyświetlane zadania oznaczone kolorami według projektu.

Integracje: Możesz skonfigurować Todoist z wieloma innymi aplikacjami. Na przykład integracja z Gmailem pozwala przekształcać wiadomości e-mail w zadania. Z kolei integracja ze Slack pozwoli wysłać ci zadania do Todoist. W rzeczywistości istnieje około 100 różnych intergracji.

Czy Todoist jest darmowy?

Z Todoist możemy korzystać bezpłatnie, ponieważ firma oferuje plan darmowy bez określonych ram czasowych. Już bezpłatna opcja oferuje duże możliwości, ale jest ograniczona o przypomnienia, etykiety, filtry, czy komentowanie zadań i przesyłanie plików. Ponadto możemy dodać do 5 projektów.

Wersja Pro kosztuje $4/mies. w rozliczeniu rocznym i $5/mies. w rozliczeniu co miesiąc. Oferuje ona dużo więcej funkcji, co bezpłatna wersja. Są tu przypomnienia, raporty produktywności, automatyczne kopie zapasowe, przekazywanie wiadomości e-mail, synchronizacja kalendarza, szablony projektów, czy dziennik aktywności, priorytetowe wsparcie i nie tylko. Możesz zarządzać maksymalnie 300 projektami i współpracować z 25 osobami.

Wersja Business przeznaczona jest dla firm. Obsługuje 500 projektów i współpracę z 50 osobami na projekt. Otrzymujesz również skrzynkę odbiorczą zespołu, role administratora i członków, scentralizowane rozliczenia i priorytetowe wsparcie. Jej koszt to $6 miesięcznie za członka.

Jeśli chodzi o poziom cen w porównaniu do konkurencji, to jest on bardzo zbliżony do tego, co oferuje Asana, czy Toodledo.

Plusy i minusy

Plusy:

  • Synchronizacja na każde urządzenie
  • Darmowy plan
  • Inteligentne działanie
  • Przejrzysty interfejs

Minusy:

  • Nieco problematyczne tworzenie widoków niestandardowych

Czy warto korzystać z Todoist?

Todoist to bez wątpienia jedna z najpopularniejszych aplikacji do zadań i produktywności. Oferuje wszystko, co od tego typu aplikacji można wymagać, czyli łatwe tworzenie zadań, zaawansowane filtrowanie i prostotę użytkowania.

Tworzenie widoków niestandardowych mogłoby być nieco prostsze. Cenowo również nie powinniśmy narzekać, zwłaszcza, że możemy rozpocząć od bezpłatnego planu.