Data dodania: 5 maja 2025
Jeżeli poszukujesz OCR do faktur kosztowych, to kolejną propozycją, którą będę testował na moim blogu jest OCR w programie Systim.
Po przeczytaniu tego wpisu dowiesz się, jak szybki jest ten OCR, jaki jest dokładny, jakie są jego wady i zalety, ile kosztuje, oraz tego, czy warto z niego korzystać.
Czym jest Systim OCR?
Systim to program online do zarządzania firmą, który umożliwia prowadzenie pełnej księgowości, KPiR, kadr i płac, fakturowania oraz gospodarki magazynowej.
Jest przeznaczony dla mikroprzedsiębiorców, biur rachunkowych oraz firm o różnym profilu działalności.
Systim oferuje OCR (Optical Character Recognition), czyli funkcję automatycznego odczytu kluczowych informacje z faktur kosztowych w formacie PDF, takich jak:
1. data wystawienia, sprzedaży, termin płatności
2. NIP oraz dane firmy
3. kwoty netto, brutto i VAT w podziale na stawki VAT
Po automatycznym odczytaniu danych możemy od razu przystąpić do ich księgowania.
W cenie mamy 5 darmowych skanów OCR. Po ich wykorzystaniu, istnieje możliwość dokupienia kolejnych skanów.
Jak korzystać z OCR?
Aby korzystać z OCR w Systim, należy założyć konto w Systim i wybrać pakiet. OCR jest dostępny w każdym pakiecie.
Aby zacząć korzystać z OCR, musimy przejść do sekcji „Sprzedaż i zakup–>Zakup–>Przesłane dokumenty”.
Pliki do skanowania przez OCR możemy wgrać na kilka sposobów. Pierwszym z nich jest przeciągnięcie ich do Systim, np. z pulpitu lub folderu. Drugim jest kliknięcie przycisku „Prześlij dokumenty kosztowe”.
Istnieje również możliwość pobrania aplikacji mobilnej „Systim Skaner„, jednak nie miałem jak przetestować tej opcji, ponieważ jest ona dostępna tylko na Androida.
Warto pamiętać o tym, że OCR w Systim odczytuje jedynie pliki w formacie PDF, co jest pewnym ograniczeniem. Zazwyczaj OCR-y przyjmują też inne formaty, takie jak JPG, PNG, GIF oraz TIFF.
Jak szybki jest OCR w Systim?
Aby jak najlepiej przetestować szybkość odczytu danych OCR, postanowiłem użyć trzech różnych faktur kosztowych:
1. Faktura w formie pliku wygenerowanego w programie do faktur, czyli tam, gdzie dane są najbardziej czytelne.
2. Faktura zeskanowana na drukarce, gdzie niektóre dane są trudne do odczytania
3. Zdjęcie faktury, które również nie jest w idealnej jakości
Przed odczytaniem dokumentu, możemy przeczytać, że cały proces może potrwać nawet kilkanaście minut.
Jak szybki okazał się OCR Systim?
Szczerze mówiąc, myślałem, że im trudniejsza jest do oczytania faktura, tym więcej zajmie to czasu. Tu nie było to regułą i wszystkie faktury, które wgrałem zostały odczytane w podobnym czasie.
Jak możecie zobaczyć na obrazku poniżej, faktury skanowały się 3 minuty.
Nie jest to oszałamiający wynik. Dobry OCR powinien poradzić sobie ze skanowaniem w przeciągu kilkunastu sekund, tak jak było to w moim teście OCR Fakturownia, który możesz przeczytać tutaj.
Na pokrzepienie serc wspomnę jeszcze, że do OCR Systim możemy wrzucić wiele plików z fakturami jednocześnie, dzięki czemu w 3 minuty możemy zeskanować 10,20, 30, czy nawet więcej faktur.
Jak dokładnie OCR odczytuje dane?
Jeżeli dodamy faktury do systemu, to aby zobaczyć, w jaki sposób zostały one odczytane, musimy wybrać fakturę, po czym kliknąć zielony przycisk „Dodaj jako koszt”.
Następnie wybieramy typ kosztu, a potem mamy już dostęp do odczytu.
Jeżeli chodzi o jakość odczytu, to w przypadku najbardziej czytelnej faktury wszystkie dane się zgadzały.
W przypadku faktur gorszej jakości oraz tam, gdzie informacji było więcej, Systim za każdym razem robił błąd w sekcji „Numer dokumentu„. Dodawał wartość „1”, np. zamiast „FS-CQ/00002029/2024” (jak w przykładzie poniżej).
Warto więc pamiętać o tym i sprawdzać poprawność odczytów, zwłaszcza w fakturach o nieco gorszej jakości.
Czy dane z Systim można wyeksportować do innych programów księgowych?
Jeżeli korzystasz z księgowości w Systim, dane odczytane z OCR możesz od razu zaksięgować jednym kliknięciem.
Jeśli jednak korzystasz z innego programu księgowego, to Systim nie oferuje bezpośrednich integracji i jednym kliknięciem nie wyślemy danych do programu księgowego, z którego korzystamy.
Możemy jednak przesłać dane na dwa sposoby- poprzez pliki JPK oraz Excel. Generowanie pliku JPK jest proste. Jeśli decydujemy się na Excel, wystarczy tylko zaznaczyć fakturę, oraz wybrać „pobierz do XLS” lub „pobierz do CSV”
Wówczas będziemy mogli pobrać plik w formacie do Excela, który następnie możemy załadować w naszym programie księgowym.
Ile kosztuje OCR w Systim?
Jak wspomniałem na początku, 5 pierwszych odczytów OCR mamy w pakiecie. Odczyty mamy w postaci punktów, gdzie jeden odczyt pobiera nam 1 punkt z konta.
Jeżeli chcemy ich więcej, możemy je dokupić, klikając „doładuj konto”.
Cena jednego punktu wynosi 0,30 zł netto i jest stała, niezależnie czy dokupujemy 100, 500, czy 1000 skanów.
Ceny za skany są raczej w normie. Inne OCR-y oferują zniżki na zakup większej liczby skanów, a tutaj tego nie ma. Z drugiej jednak strony mamy dużą swobodę wyboru ile skanów chcemy i nie jesteśmy ograniczeni żadnych.
Co istotne, doładowane punkty ważne są przez jeden rok od dnia zakupu, a po tym terminie wygasają. To raczej dobra informacja, ponieważ w wielu OCR-ach, punkty wygasają po 90 dniach.
OCR w Systim- plusy i minusy
Plusy:
- Darmowe pierwsze 5 skanów
- Możliwość hurtowego dodania plików
- Możliwość zakupu dowolnej liczby skanów
- Zakupione odczyty dostępne przez rok
Minusy:
- Brak aplikacji „Systim Skaner” na iOS
- Błędy w odczytywaniu numerów dokumentów
- Dość długi czas odczytu
- Odczyt tylko plików PDF.
Czy warto korzystać z OCR w Systim?
OCR w Systim oceniam raczej na plus. Najbardziej podoba mi się w nim to, że istnieje możliwość odczytania wielu dokumentów na raz. Pierwsze skany są w cenie, więc warto przetestować ten OCR.
Z drugiej jednak strony działa on dość wolno a odczyty nie są zawsze poprawne. Dodatkowo jesteśmy ograniczeni tylko do dodawania plików w postaci PDF.
Jeżeli szukasz lepszej opcji, zajrzyj do mojego rankingów OCR do faktur.