Ostatnia aktualizacja: 1 lipca 2025

Jeżeli zastanawiasz się, czy warto zacząć korzystać z SaldeoSmart, to po przeczytaniu tego artykułu nie będziesz mieć żadnych wątpliwości.

Postanowiłem bowiem sprawdzić i przetestować działanie SaldeoSmart, abyś ty nie musiał tego robić w ciemno.

W tym artykule dowiesz się, jakie funkcje posiada SaldeoSmart, jakie są jego wady, zalety, ile kosztuje, a także czy warto z niego korzystać.

Czym jest SaldeoSmart?

SaldeoSmart to system online do zarządzania dokumentami i automatyzacji księgowości, który wspiera współpracę między biurami rachunkowymi a klientami. Umożliwia m.in.:

  • automatyczny odczyt danych z faktur (OCR)
  • elektroniczny obieg dokumentów
  • integrację z programami księgowymi
  • szybkie i wygodne przesyłanie faktur przez klientów
  • uporządkowaną komunikację między księgowym a firmą

Dzięki SaldeoSMART firmy i księgowi mogą działać szybciej, dokładniej i bardziej cyfrowo, bez zbędnych maili, kartek i ręcznego przepisywania danych.

Teraz omówmy sobie najważniejsze funkcje SaldeoSMART.

1. Odczyt i digitalizacja dokumentów (OCR)

Jako pierwszą przetestujemy funkcję OCR w SaldeoSmart. OCR (Optical Character Recognition) to funkcja odczytywania plików z fakturami i automatyczne przenoszenie danych na zapis cyfrowy.

Dzięki tej funkcji możemy zaoszczędzić sporo czasu na ręcznym przepisywaniu danych z faktur.

Aby dodać fakturę kosztową do odczytu, klikamy „Dodaj”–>”Dokument”–>”Dodaj kolejny plik do kolejki”, po czym wybieramy z naszego dysku jeden plik lub kilka plików z fakturą. Po dodaniu ich, klikamy „Wyślij”, aby wgrać plik na nasze konto SaldeoSmart.

Nasze wgrane pliki znajdziemy w zakładce „Dokumenty”. Stąd możemy kliknąć „Odczytaj” pojedynczo lub grupowo, aby OCR zaczął wykonywać swoją pracę odczytywania danych z plików.

Szybkość odczytu rożni się w zależności od skomplikowania i jakości pliku z fakturą. Czas trwania odczytu w przypadku prostych faktur to około 30 sekund, podczas gdy te bardziej skomplikowane odczytywane są około 40 sekund. Szczerze mówiąc spodziewałem się lepszego wyniku.

Jeśli chodzi o jakość samego odczytu, to OCR SaldeoSmart zazwyczaj robi to dobrze, jednak zdarza mu się robić błędy.

Przykładowo, na fakturze poniżej numer dokumentu został odczytany nieprawidłowo. SaldeoSmart twierdzi, że jest to „202407”, podczas gdy prawdziwy numer to „FA/16266/2024”.

Pamiętajmy więc, by weryfikować dane, zwłaszcza w przypadku gdy faktury nie są najlepszej jakości, jest na nich dużo danych, lub są w języku obcym.

Po lewej stronie możemy oczywiście edytować każdy możliwy element dla celów księgowych. Po zakończonej pracy, klikamy „Zapisz zmiany”, a sprawdzony przez nas dokument będzie na naszym koncie SaldeoSmart oczekiwał na dalsze kroki.

Jeżeli zależy ci na dobrym systemie OCR, to moim zdaniem lepiej korzystać ze Scanye, który jest dokładniejszy i szybszy. Mój test Scanye możesz przeczytać tutaj.

2. Wystawianie faktur

SaldeoSmart może nam również służyć jako pełnoprawny program do wystawiania faktur. Na moim blogu przetestowałem już wszystkie najpopularniejsze programy do fakturowania w Polsce, przez co według mojej opinii, program do fakturowania SaldeoSmart jest bardzo udany.

Praca z nim odbywa się analogicznie do innych popularnych programów do fakturowania. Sporo danych, takich jak numery faktur, daty, czy wartości uzupełniają się automatycznie. Możemy zapisywać kontrahentów i wybierać ich z listy, a także sprawdzać poprawność ich danych poprzez GUS.

Faktury wystawimy w popularnych walutach obcych oraz przetłumaczymy na najpopularniejsze języki. Mamy również pole personalizacji i możemy na przykład dodać własne logo czy skorzystać z wybranego przez siebie szablonu.

Wystawione faktury możemy zapisać w systemie, wysłać do KSeF, czy wysłać na adres e-mail odbiorcy.

Samo wystawianie faktur jest bardziej intuicyjne, niż było to we wcześniejszych wersjach. Moim zdaniem wygoda wystawiania faktur jest na nieco wyższym poziomie w innych programach do fakturowania, jednak jeżeli korzystamy na co dzień z SaldeoSmart, to moim zdaniem nie ma sensu korzystać z innych programów do faktur, gdy mamy w SaldeoSmart wszystko w jednym miejscu.

3. Eksport do programów księgowych

SaldeoSmart nie jest typowym programem księgowym, a jedynie usprawnia pracę i obieg dokumentów. Jeżeli więc nasze faktury z SaldeoSmart chcemy wysłać do programów księgowych, to nie ma z tym najmniejszego programu.

SaldeoSmart zintegrujemy z popularnymi programami do księgowości, takimi jak między innymi:

  • Comarch ERP Optima
  • enova 365
  • Fakt
  • InsERT GT Rachmistrz, Rewizor i Navireo
  • Systim
  • Symofnia
  • Raks
  • i inne

Oprócz gotowych integracji, SaldeoSmart możemy też zintegrować z dowolnym innym programem za pomocą API.

Dzięki integracji SaldeoSmart możemy w szybki sposób wysłać na przykład faktury kosztowe odczytane przez OCR do naszego programu księgowego.

Wystarczy tylko zaznaczyć dokumenty, a następnie, np. w przypadku integracji z Comarch Optima, kliknąć „Wyślij do Comarch Optima”.

Nasze dane następnie znajdą się w programie Comarch Optima gotowe do dalszych czynności księgowych.

SaldeoSMART oprócz połączenia z programami księgowymi, współpracuje też z innymi usługami, które ułatwiają codzienną pracę. Oto, co potrafi:

  • Sam pobiera aktualne kursy walut z NBP, więc nie trzeba tego robić ręcznie
  • Umożliwia szybkie opłacenie faktur przez system Blue Media za pomocą kilku kliknięć
  • Dzięki połączeniu z bazą Ministerstwa Finansów pozwala sprawdzić, czy firma, z którą współpracujesz, znajduje się na tzw. „białej liście podatników” i czy jest aktywnym podatnikiem VAT
  • Dzięki połączeniu z europejskim systemem VIES możesz zweryfikować zagranicznego kontrahenta.
  • SaldeoSMART pobiera dane firm z GUS, więc nie trzeba ich wpisywać ręcznie.

4. Archiwum dokumentów online

SaldeoSmart może służyć również jako pełnoprawne archiwum dokumentów online. Wszystkie dokumenty przychodowe i kosztowe są przechowywane w bezpieczny sposób w chmurze. Dzięki temu możesz mieć do nich szybki dostęp z każdego miejsca po zalogowaniu się do konta SaldeoSmart.

Dokumenty są trzymane na szyfrowanych, serwerach w Polsce. Dostęp mają do nich tylko uprawnieni przez ciebie użytkownicy.

Oznacza to, że ty, klienci twojego biura rachunkowego, czy współpracownicy możecie przeglądać faktury, wyszukiwać je, porządkować, oznaczać jako opłacone, komentować, czy edytować.

Ponadto SaldeoSMART posiada oprogramowanie antywirusowe, stosuje regularnie kopie bezpieczeństwa, oraz dysponuje systemami wykrywania i blokowania nieautoryzowanych dostępów, aby chronić dane użytkowników i dbać o bezpieczeństwo.

5. Odbieranie faktur z maila i e-faktury

SaldeoSMART umożliwia także automatyczne pobieranie faktur z e-maila oraz z systemów typu KSeF, a także obsługuje faktury elektroniczne w formacie PDF, XML i ustrukturyzowanym.

Oznacza to, że nie musisz nawet ręcznie pobierać i przesyłać faktur.

Jak działa odbieranie faktur z maila? Bardzo prosto.

Każda firma lub klient w SaldeoSmart otrzymuje dedykowany adres e-mail, np.: „firmaedpol@saldesmart.pl

Faktury wysłane na ten adres są automatycznie odczytywane i trafiają do systemu. Następnie Saldeo odczytuje dokumenty, a po odczytaniu dane mogą trafić do archiwum, workflowu, albo być eksportowane do systemu księgowego.

Saldeo umożliwia również pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF (po wcześniejszym podpięciu konta i tokenu autoryzacyjnego). Dzięki temu faktury trafiają automatycznie do Saldeo bez potrzeby logowania się do rządowego systemu.

6. Komunikacja biuro rachunkowe– klient

SaldeoSmart pomaga również uprościć współpracę i wymianę dokumentów między biurem księgowym a firmą.

To istotne, ponieważ w tradycyjnym modelu pracy księgowej i klienta dokumenty są przesyłane e-mailem, klient nie wie, czy faktura została zaksięgowana, a księgowa musi dzwonić lub pisać, żeby coś wyjaśnić.

SaldeoSMART umożliwia łatwą komunikację w jednym miejscu.

Archiwum dokumentów sprawia, że klient i biuro mają dostęp do tych samych dokumentów w czasie rzeczywistym. Księgowa widzi, co klient przesłał, a klient widzi, co zostało przyjęte do księgowania.

Istnieje możliwość zostawienia wiadomości pod fakturą, co eliminuje potrzebę wysyłania e-maili i pozwala pracować szybciej.

Co więcej, klient otrzymuje automatyczne powiadomienia, np. o tym że faktura została zaksięgowana, czy że coś wymaga reakcji.

7. Analizy i raporty

Wystawiane faktury przychodowe i dodawane faktury kosztowe są ujmowane w systemie i na ich podstawie, mamy dostęp do analiz, raportów i podsumowań.

Możemy udostępniać je klientowi lub korzystać samemu w naszej firmie.

Dają one fajny wgląd na to ile rzeczywiście zarabiamy. Moim zdaniem raporty mogłyby być bardziej rozbudowane. Przydałyby się inne widoki, np. w postaci wykresu słupkowego, który lepiej pokazywałby trendy.

8. Inne funkcje SaldeoSMART

  • Obsługa kadr i zaliczek: SaldeoSMART umożliwia tworzenie tzw. e-teczek, czyli cyfrowych akt pracownika. Można w nich przechowywać wszystkie dokumenty pracownicze i w łatwy sposób rozliczać zaliczki.
  • Aplikacja mobilna: Program działa także na telefonie, dzięki czemu możesz mieć dostęp do dokumentów i kontrolować pracę z dowolnego miejsca, o każdej porze.
  • Współpraca z klientami biura rachunkowego: Zarówno biuro rachunkowe, jak i jego klienci mogą korzystać z tego samego systemu, co ułatwia i przyspiesza współpracę.
  • Elektroniczne przelewy: SaldeoSMART pozwala tworzyć przelewy do banku na podstawie faktur, bez konieczności przepisywania danych.
  • Import wyciągów bankowych: Program odczytuje dane z plików PDF z bankowości internetowej i może je przenieść do programu księgowego.
  • Obsługa różnych faktur: Bez problemu radzi sobie z fakturami w różnych językach (angielski, włoski, niemiecki), walutach i nawet kilkustronicowymi dokumentami.
  • Automatyzacja pracy: Dzięki SaldeoSMART wiele rzeczy dzieje się automatycznie, co skraca czas pracy i eliminuje niepotrzebne obowiązki.
  • Zarządzanie zespołem: Można w nim przydzielać zadania pracownikom i łatwiej planować ich pracę.

Cennik

Cennik SaldeoSmart jest różny w zależności od tego, czy działamy jako firma, czy biuro rachunkowe.

Cennik dla biur rachunkowych:

Każdy kolejny klient to dodatkowe 6 zł netto/mies. Jeśli chodzi o kredyty, są to punkty, które są zużywane na odczyty OCR, pobieranie faktur z KSeF, pobieranie transakcji z banku i inne. Jeśli przekroczysz 500 kredytów, które jest w pakiecie, za kolejne dopłacasz niecałe 0,4 zł/szt.

Cennik dla firm:

Tutaj cieszyć może fakt, że mamy darmowy plan, który w niektórych mikroprzedsiębiorstwach może być użyteczny, choć jest mocno ograniczony. W większości przypadków będziemy musieli korzystać z dwóch najdroższych planów.

Plusy i minusy SaldeoSmart

Plusy:

  • Darmowy plan dla firm
  • Szybkie integracje z ponad 40 programami księgowymi i KSeF
  • Komunikacja z klientem lub pracownikami firmy
  • W cenie program do wystawiania faktur

Minusy:

  • OCR mógłby być dokładniejszy i nieco szybszy
  • Ograniczone raporty

Dla kogo jest SaldeoSmart?

SaldeoSmart to narzędzie, które zostało stworzone z myślą o automatyzacji pracy z dokumentami finansowo-księgowymi, dlatego korzystają z niego przede wszystkim:

1. Biura rachunkowe:

Bo SaldeoSmart:

  • automatycznie odczytuje dane z faktur
  • pozwala klientom przesyłać dokumenty jednym kliknięciem
  • przyspiesza pracę dzięki integracji z programami księgowymi (np. Comarch Optima, Symfonia, RAKS, Rewizor)
  • uporządkowuje komunikację z klientami i wszystko masz w jednym miejscu (komentarze, zatwierdzanie faktur, powiadomienia)

Dzięki temu biuro rachunkowe może obsługiwać więcej klientów mniejszym nakładem pracy i oferować nowoczesną, cyfrową obsługę.

2. Firmy z wewnętrznym działem księgowości:

Bo SaldeoSmart:

  • pozwala szybko przesyłać faktury do księgowej (z maila, aplikacji lub panelu)
  • automatycznie gromadzi i porządkuje dokumenty kosztowe i sprzedażowe
  • daje podgląd do wszystkich faktur 24/7, także z aplikacji mobilnej
  • umożliwia kontrolę wydatków, obiegi dokumentów, workflow i akceptacje (np. szef akceptuje tylko wybrane faktury przed zaksięgowaniem)

To świetne rozwiązanie dla firm, które:

  • chcą odejść od papieru i chaosu mailowego,
  • mają wielu dostawców i dużą ilość faktur,
  • chcą mieć bieżący nadzór nad kosztami i pracą księgowości.

3. Mikroprzedsiębiorcy

Dla jednoosobowych działalności Saldeo to:

  • prosty sposób na przesyłanie faktur do księgowości,
  • narzędzie do archiwizacji i porządkowania dokumentów,
  • sposób na szybki kontakt z biurem księgowym, bez maili czy telefonów.

Czy warto korzystać z SaldeoSmart?

Na pytanie, czy warto korzystać z SaldeoSmart, musisz odpowiedzieć sobie sam, ponieważ nie każda firma czy biuro rachunkowe mają takie same potrzeby.

SaldeoSmart może być dobrym wyborem, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś księgowym w firmie, albo prowadzisz działalność i chcesz uporządkować faktury i dokumenty bez chaosu.

SaldeoSmart pozwala bowiem zaoszczędzić czas, komunikować się ze współpracownikami lub klientami, a także lepiej zarządzać dokumentami.

SaldeoSmart nie jest jednak dla każdego i może być na wyrost dla firm, które mają kilka faktur w miesiącu, oraz osób, które nie korzystają z żadnego systemu księgowego.

2.9/5 - (11 votes)