Ostatnia aktualizacja: 15 października 2025
Prowadzisz firmę i poszukujesz sprawdzonego programu kadrowo-płacowego?
W dzisiejszym artykule przedstawię 8 najnowocześniejszych i najbardziej dostosowanych do potrzeb małych przedsiębiorstw programów kadrowo-płacowych.
| 1. wFirma | 49 zł/mies. |
| 2. Systim | 37 zł/mies. |
| 3. Program kadrowo-płacowy HRappka | 135 zł/mies. |
| 4. SKP® Formsoft | 299 zł/jednorazowo |
| 5.Symfonia R2Płatnik | 540 zł/rok |
| 6. Unit 4 Teta | indywidualne |
| 7. Comarch ERP Optima Kadry i Płace | 121 zł/mies. |
| 8. Gratyfikant GT | 2146 zł jednorazowo |
1. wFirma
wFirma to zintegrowane oprogramowanie dla małych firm do prowadzenia w jednym miejscu spraw związanych z obsługą kadr, wyliczania płac i rozliczania składek ZUS.
Dzięki kompleksowości, a zarazem prostocie tego rozwiązania, obsługą pracowników może zajmować się nawet właściciel firmy. W problematycznych sytuacjach możemy skontaktować się z ekspertem kadrowym wFirma.
Wfirma posiada wiele funkcji, w tym między innymi:
- generator umów, w tym umów o pracę (również na okres próbny), zleceń i o dzieło,
- ewidencję czasu pracy,
- listy płac pełne i uproszczone,
- generator rachunków do zleceń i umów o dzieło,
- rozliczanie ubezpieczeń i integrację z ZUS,
- elektroniczne akta osobowe,
- rozliczanie cudzoziemców pracujących w Polsce.
Dzięki tym wszystkim narzędziom w łatwy sposób można wygenerować, aneksować i zakończyć umowy o pracę. Na podstawie ewidencji czasu pracy można tworzyć listy płac, wyliczać podatki i składki, zarządzać urlopami i chorobowymi.
Program płacowy automatycznie pobiera niezbędne dane i oblicza wartość wynagrodzenia na podstawie wprowadzonych informacji.
Program kadrowo-płacowy wFirma jest zintegrowany z e‑ZUS, PUE ZUS oraz MF i e-bankowością. Pozwala to na prawidłowe i szybkie rozliczanie płatnika z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Finansów.
Możemy również generować i wysyłać bezpośrednio z systemu dokumentacje zgłoszeniowe, deklaracje rozliczeniowe do ZUS, wyliczać podatki oraz je rozliczać.
wFirma automatycznie generuje deklaracje miesięczne oraz roczne informacje PIT‑11, PIT‑4R, PIT‑8AR. Dzięki integracji z Ministerstwem Finansów, możemy je elektronicznie podpisać i wysłać.
Cena: Najpierw 30 dni za darmo, następnie 49 zł/mies.
2. Systim
Jednym z najbardziej zaawansowanych, ale jednocześnie prostych w obsłudze programów kadrowo-płacowych jest Systim. Systim umożliwia wykonanie wszystkich operacji niezbędnych w programach tego typu, czyli:
- tworzenie kartoteki pracowników,
- tworzenie umów z pracownikami,
- obsługa umowy o dzieło, zlecenie, o pracę, dla członków zarządu,
- naliczanie list płac i rachunków,
- naliczanie premii i potrąceń,
- naliczanie urlopów, chorobowych, macierzyńskich i innych zasiłków,
- pełna obsługa naliczania składek dla przedsiębiorców.
- naliczanie składek ZUS i podatków,
- tworzenie deklaracji do ZUS,
- tworzenie deklaracji PIT takich jak PIT8AR, PIT11, PIT4R, IFT-1 i IFT-1R
- naliczanie PPK i eksportowanie zestawień do systemów PPK,
- wworzenie własnych szablonów umów,
- tworzenie PIT-2,
- tworzenie świadectw pracy.
Systim jako jeden z niewielu programów na rynku pozwala również na:
- wysyłanie deklaracji ZUS bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (nie tylko DRA, ale też inne deklaracje) i do urzędów skarbowych,
- naliczanie płac dla pracowników posiadających kilka umów w firmie,
- przechowywanie dokumentacji elektronicznej pracowników w programie,
- pobieranie zwolnień lekarskich pracowników z ZUS,
- rozliczanie pracowników z zagranicy.
Na uwagę zasługuje bardzo rozbudowane wsparcie do programu, nie ograniczające się do wsparcia technicznego, ale także merytorycznego.
Oprócz pomocy księgowych można również skorzystać z bardzo rozbudowanej pomocy w programie oraz filmów instruktażowych.
Dla początkujących użytkowników Systim oferuje też książkę opisującą prowadzenie kadr i płac w programie, którą można nabyć w większości księgarni internetowych.
Dodatkową zaletą jest możliwość prowadzenia nie tylko kadr i płac, ale również fakturowania i księgowości w dowolnej formie w jednym programie.
Program wygląda nowocześnie i jest bardzo intuicyjny w użytkowaniu – wszystkie najważniejsze opcje widoczne są od razu po zalogowaniu i zawsze dostępne pod ręką. Zdecydowanie jest to program warty polecenia.
Atrakcyjna cena pakietów jest kolejną zaletą decydującą o popularności Systim.
Cena: 37 zł/mies.
3. Program kadrowo-płacowy HRappka
HRappka to program kadrowo-płacowy, zaprojektowany z myślą o kompleksowej obsłudze i automatyzacji procesów HR w firmach różnej wielkości – od małych przedsiębiorstw po duże agencje pracy.
To, co wyróżnia HRappkę to połączenie procesów miękkiego i twardego HR w jednym systemie. Oprócz kadr i płac posiada on także moduły takie jak: rekrutacja, elektroniczne wnioski urlopowe, ewidencja czasu pracy, legalizacja pracy cudzoziemców oraz wiele innych. Dostępny jest również portal pracowniczy, który usprawnia m.in. składanie wniosków urlopowych, zmianę danych osobowych czy dostęp do umów i pasków wynagrodzeń.
Jednocześnie, dzięki modułowej budowie, system umożliwia dostosowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb organizacji z możliwością rozbudowy w dowolnym momencie.
System posiada takie przydatne funkcjonalności, jak:
- wysyłanie ankiet do zatrudnienia
- generowanie umów i dokumentów (również wielojęzycznych) i ich wysyłka do podpisu elektronicznego
- masowe generowanie deklaracji ZUS, US oraz PPK,
- przypominanie o zbliżających się terminach ważności badań pracowniczych i szkoleń BHP (a w przypadku cudzoziemców – kończących się terminach dokumentów legalizacyjnych),
- ewidencja czasu pracy i nieobecności (w tym samoobsługa pracownicza oraz pobieranie nieobecności z ZUS PUE)
- sprawne naliczanie wynagrodzeń (również na podstawie grafików pracy), generowanie list płac i rachunków
- szybki eksport paczek przelewów do banków.
- wsparcie w legalizacji cudzoziemców oraz delegowaniu pracowników za granicę
HRappka jest też świetnym narzędziem do generowania różnego rodzaju raportów i podsumowań związanych z zatrudnieniem pracowników. W przypadku kontroli PIP – mamy wszystko pod ręką. System jest na bieżąco aktualizowany zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa pracy, a wdrożenie odbywa się pod okiem naszych specjalistów.
Cena: Do testowania za darmo przez 14 dni, później od 135 PLN netto za konto administratora.
4. SKP® Formsoft
SKP® Formsoft to program kadrowo-płacowy, który na rynku istnieje już 30 lat. Łączy w sobie kompleksową obsługę kadr, umów i wynagrodzeń. Sprawdzi się zarówno w małych firmach, jak i większych przedsiębiorstwach, oferując elastyczne pakiety dostosowane do liczby pracowników.
Co wyróżnia SKP® Formsoft? To przede wszystkim bogaty moduł płacowy, który pozwala na precyzyjne wyliczanie wynagrodzeń, świadczeń chorobowych i zasiłków, a także automatyczne księgowanie list płac i generowanie deklaracji ZUS oraz PIT. Program umożliwia również eksport dokumentów do systemu Płatnik, dzięki czemu rozliczenia są szybkie i bezbłędne.
W zakresie obsługi kadr SKP® Formsoft oferuje łatwe dodawanie pracowników, tworzenie kartotek i ewidencję czasu pracy zgodnie z aktualnymi przepisami. Dzięki funkcjom kontroli urlopów, badań lekarskich oraz szkoleń BHP, zarządzanie personelem staje się prostsze niż kiedykolwiek.
Moduł umów pozwala na szybkie tworzenie i edycję umów o pracę, cywilnoprawnych czy kontraktów menedżerskich, a także obsługę pracowników zagranicznych. Wszystkie dokumenty można drukować bezpośrednio z programu lub eksportować do PDF.
Dzięki SKP® Formsoft procesy kadrowo-płacowe są nie tylko zautomatyzowane, ale również przejrzyste i zgodne z obowiązującymi przepisami. To rozwiązanie dla firm, które cenią sobie wygodę, elastyczność i pełną kontrolę nad finansami pracowników.
Jeśli chcesz wypróbować wszystkie funkcje, warto pobrać bezpłatną wersję SKP® Formsoft na aż 60 dni.
Cena: Wersja podstawowa programu kosztuje 299 zł, a płace do 3 osób dodatkowo 378 zł. Warto pomyśleć o wykupie płac bez limitu osób, które kosztują 599 zł. Co istotne, opłaty te są jednorazowe.
SKP® Formsoft jest w pełni przygotowany do obsługi KSeF i posiada wbudowaną integrację z systemem. W podstawowej wersji programu – bez jakichkolwiek dodatkowych opłat – użytkownicy mogą bezpośrednio przesyłać oraz pobierać faktury sprzedażowe prosto z KSeF, bez konieczności logowania się do innych serwisów czy aplikacji.
Dla osób oczekujących szerszych możliwości dostępne są rozszerzenia, które dodają m.in. moduł obsługi UPO, funkcję pobierania faktur zakupowych z KSeF oraz możliwość ustawiania powiadomień i procesów akceptacyjnych.
Praktycznym uzupełnieniem programu jest również usługa internetowa SKP Connect24, dzięki której można pobierać z KSeF dokumenty zakupowe oraz tworzyć faktury sprzedażowe wysyłane automatycznie do systemu. Dzięki temu obsługa dokumentów w KSeF staje się jeszcze szybsza i wygodniejsza.
Więcej informacji o KSeF znajdziesz na stronie Producenta w Akademii SKP®.
5.Symfonia R2Płatnik
Symfonia R2Płatnik to kompletny program kadrowo-płacowy, który działa zgodnie z przepisami polskiego prawa pracy. System umożliwia kompleksową obsługę pracowników od momentu zatrudnienia aż po rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe.
Symfonia R2Płatnik automatyzuje wiele codziennych zadań, usprawnia obieg informacji i minimalizuje ryzyko błędów w naliczeniach.
Umożliwia między innymi:
- tworzenie kartotek pracowników i pełnej ewidencji zatrudnienia,
- obsługę różnych form umów – o pracę, zlecenie, dzieło, kontrakt menedżerski,
- naliczanie wynagrodzeń, premii, potrąceń i zasiłków (chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych),
- rozliczanie czasu pracy, nadgodzin i urlopów z uwzględnieniem różnych systemów i grafików,
- automatyczne tworzenie deklaracji ZUS, PIT (PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1) oraz zestawień GUS (DG-1, Z-02, Z-12),
- generowanie pasków płacowych i paczek przelewów,
- integrację z systemem PUE ZUS i automatyczny eksport danych,
- pełne wsparcie dla PPK, w tym naliczanie i przekazywanie składek.
Symfonia R2Płatnik to program do kadr i płac, który oferuje także szerokie możliwości analityczne – użytkownik może w prosty sposób tworzyć zestawienia i raporty kadrowo-płacowe, analizować koszty osobowe, absencje i struktury wynagrodzeń w różnych działach firmy.
Na szczególną uwagę zasługuje nowy, przejrzysty interfejs, który ułatwia codzienną pracę. Intuicyjna nawigacja, logiczny układ funkcji i szybki dostęp do najważniejszych danych sprawiają, że program jest przyjazny nawet dla początkujących użytkowników.
Dodatkowym atutem systemu jest jego elastyczność – program można skalować wraz z rozwojem firmy oraz integrować z pozostałymi rozwiązaniami z ekosystemu Symfonii, takimi jak Symfonia HR.
Symfonia R2Płatnik to rozwiązanie, które pozwala zapanować nad złożonością procesów kadrowo-płacowych, zyskać spokój i pewność poprawnych rozliczeń.
Cena: podstawowy pakiet to koszt ok. 540 zł za rok.
6. Unit 4 Teta
Unit 4 Teta to jedna z lepszych platform do obsługi kadrowo-płacowej w Polsce. Dedykowana jest głównie średnim i dużym firmom, jednak małe przedsiębiorstwa również mogą z niej korzystać.
Doskonale sprawdzi się też w organizacjach o rozproszonej strukturze, oferując platformę dla menedżerów i funkcje samoobsługi pracowniczej.
To kompleksowe narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi, określane jako najbardziej rozbudowane, elastyczne i funkcjonalne oprogramowanie tego rodzaju.
Teta HR umożliwia centralizację procesów obsługi kadrowej, naliczanie wynagrodzeń oraz zarządzanie rozwojem pracowników, zapewniając stały dostęp do kluczowych informacji.
System wyróżnia się także specjalnymi funkcjonalnościami ułatwiającymi obsługę pracowników w organizacjach holdingowych.
Oprogramowanie jest dostępne w różnych wariantach i sam wybierasz, jakie funkcje są ci potrzebne, a które nie.
Unit 4 Teta skupia się na tym, by system był prosty w obsłudze dla każdej osoby. Na bieżąco czuwa się tu nad tym, aby oprogramowanie było aktualne z istniejącymi przepisami.
Automatyzacja, optymalizacja procesów kadrowych oraz efektywne zarządzanie czasem pracy przekładają się na realne oszczędności, czyniąc Unit 4 Teta liderem w dziedzinie oprogramowania kadrowo-płacowego na polskim rynku.
Ciekawostką jest fakt, że możemy korzystać z aplikacji mobilnej Unit 4 Teta, dzięki czemu z dowolnego miejsca mamy dostęp do naszego konta.
Ceny: ustalane indywidualnie, zależne od wielkości firmy i wybranych funkcjonalności
7. Comarch ERP Optima Kadry i Płace
Comarch ERP Optima Kadry i Płace to rozwiązanie o pełnej automatyzacji procesów kadrowo-płacowych. Regularne aktualizacje zapewniają szybką reakcję na zmieniające się wymogi prawne, a starannie zaprojektowane funkcjonalności gwarantują automatyzację pracy i minimalizację ryzyka błędów.
System oferuje dwie wersje oprogramowania, „Płace i Kadry” oraz „Płace i Kadry Plus”, z elastyczną i modułową budową umożliwiającą dopasowanie do indywidualnych potrzeb firm.
Comarch ERP Optima Kadry i Płace jest w pełni zintegrowany z programem Płatnik i systemem e-Deklaracje, co umożliwia sprawną obsługę rozliczeń z ZUS oraz automatyczne wysyłanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego.
Atutem są darmowe filmiki instruktażowe dostępne na platformie YouTube, które wspierają użytkowników w efektywnym korzystaniu z programu. Należy jednak zauważyć, że brakuje zaawansowanych funkcji miękkiego HR, co może być ograniczeniem dla niektórych użytkowników.
Ceny: 121 zł/mies., lub 2100 zł za jednorazową licencję
8. Gratyfikant GT
Gratyfikant GT wchodzi w skład systemu InsERT GT, i jest zintegrowany z innymi programami tego systemu (takimi jak: księgą przychodów i rozchodów – Rachmistrzem GT oraz systemem finansowo-księgowym – Rewizorem GT).
Prawdopodobnie na jego zakup zdecydują się firmy, które już korzystają z powyższych produktów.
Dzięki możliwościom łączenia systemów możliwe jest przeniesienie danych z Gratyfikanta lub mikroGratyfikantaGT do pozostałych programów systemu INSERT. Poza tym Gratyfikant pozwala na eksport danych do programu Płatnik I wysyłki deklaracji np. PIT do US.
Oprogramowanie jest polecane przede wszystkim małym i średnim przedsiębiorstwom. Gratyfikant GT oferuje m.in. możliwość wystawiania różnego rodzaju umów, ewidencjonowania czasu pracy, generowania listy płac, prowadzenia kartotek pracowników od początku zatrudnienia aż do rozwiązania umowy o pracę.
Program pozwala na zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz wystawianie deklaracji do US i ZUS. Co więcej, już na stronie głównej programu pojawiają się sumaryczne podsumowania miesiąca oraz alerty na temat zaległych lub niewykonanych czynności.
Ceny: Do wypróbowania za darmo przez 45 dni, później 2146 zł za jednorazową licencję