Dużo słyszy się o programach do wystawiania faktur VAT. Ale w jakich programach możemy wystawić fakturę bez VAT, popularnie zwaną rachunkiem?

W tym artykule przedstawię ci 3 najlepsze propozycje oraz opowiemy sobie więcej na temat faktur bez VAT.

Najważniejsze informacje o fakturze bez VAT

Faktura bez VAT, dawniej zwana rachunkiem to dokument potwierdzający zdarzenie gospodarcze, który nie obejmuje naliczania ani pobierania podatku VAT. Wystawia się ją w przypadku zwolnienia podmiotowego (do limitu obrotu 200 tys. zł), zwolnienia przedmiotowego (związane z rodzajem działalności), oraz czynności niepodlegających VAT (takie jak eksport usług).

Zwolnienie podmiotowe jest dobrowolne, ale łączy się z ograniczeniami – nie można jednocześnie być podatnikiem VAT i korzystać z tego zwolnienia. Zwolnienie przedmiotowe i czynności niepodlegające VAT są regulowane odrębnymi przepisami. Istnieje możliwość wystawiania zarówno faktur VAT, jak i faktur bez VAT w zależności od sytuacji podatkowej.

Warunki do zwolnienia podmiotowego obejmują limity przychodów (do 200 tys. zł w poprzednim roku) i rodzaj działalności, a także wykluczenie z niektórych kategorii, takich jak sprzedaż wyrobów akcyzowych czy usługi doradcze. Fakturę bez VAT trzeba wystawić, gdy świadczy się usługi lub sprzedaje towary objęte zwolnieniem z VAT ze względu na przedmiot działalności, takie jak usługi medyczne, edukacyjne, finansowe czy ubezpieczeniowe.

Dodatkowo, fakturę bez VAT wystawia się w przypadku eksportu usług, gdzie usługi świadczone dla zagranicznych klientów nie podlegają opodatkowaniu VAT w kraju, a obowiązek podatkowy przenosi się na kontrahenta zagranicznego. Warto upewnić się, czy spełnia się wszystkie warunki zwolnienia przedmiotowego, zwłaszcza gdy dotyczy to konkretnych branż, jak na przykład usługi korepetycji udzielane jedynie przez licencjonowanych nauczycieli

W jakich programach można wystawić fakturę bez VAT (rachunek)?

Programów, w których możesz wystawiać faktury bez VAT jest wiele. Oto moim zdaniem najlepsze z nich:

1. Faktura.pl: Jeden z najstarszych programów do faktur w Polsce, który oferuje możliwość wystawiania faktur bez VAT. Jest on bardzo intuicyjny w użyciu i każdy, nawet początkujący użytkownik poradzi sobie z systemem. Oferuje możliwość finansowania faktur przed upływem terminu płatności za dokument, co jest dobrym rozwiązaniem, by zachować płynność finansową. Program można testować za darmo przez 30 dni.

2. Fakturownia: Jest to jeden z najpopularniejszych programów do wystawiania faktur. Można w nim wystawiać praktycznie każdy rodzaj faktury, w tym bez VAT. Posiada wiele funkcji, takich jak bazy produktów i klientów, wystawianie faktur w wielu językach i walutach, wysyłkę faktur do klienta. Faktury można też wystawiać przez aplikację mobilną. Dodatkowo jeśli wystawiasz mniej niż 3 faktury miesięcznie to ten program jest darmowy.

3. wFirma: Jest to kompletny program do wystawiania faktur z możliwością wystawiania faktur bez VAT. Oferuje wystawianie faktur w wielu szablonach, językach i walutach. Ma również wbudowany CRM do zarządzania relacjami z klientami oraz integracje e-commerce.

Jak wystawić fakturę bez VAT?

Aby wystawić fakturę bez VAT, zaprezentuję to na przykładzie programu Faktura.pl, choć w większości programów wygląda to analogicznie.

Wybieramy “Faktura”, po czym otworzy nam się okienko wystawiania faktury. Dane, które musimy uzupełnić to dane tak jak do każdej faktury, czyli:

  • data wystawienia i numer faktury,
  • nazwa i dane kontrahenta
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i liczba dostarczonych towarów lub usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi,
  • kwota należności ogółem.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, w miejscu na stawkę VAT wybierz skrót “zw” Natomiast na fakturach dokumentujących usługi niepodlegające opodatkowaniu użyj skrótu “np”.

Po wyborze “zw”, wartość netto i wartość brutto będą takie same, co oznacza, że jest to faktura bez VAT.

Nie masz obowiązku podawać na fakturze podstawy prawnej ani adnotacji “zw” przy zwolnieniu podmiotowym, tj. ze względu na limit przychodów do 200 tys. zł. Masz natomiast obowiązek podać na fakturze podstawę prawną przy zwolnieniu przedmiotowym, tj. ze względu na rodzaj wykonywanej działalności.

Tak wystawioną fakturę możesz wysłać do kontrahenta.