Poszukując programów do ofertowania nie sposób nie natknąć się na PandaDoc.

Czy warto korzystać z PandaDoc? Jakie ma funkcje oraz jakie są wady i zalety tego programu?

Tego wszystkiego i jeszcze więcej dowiesz się w tym artykule.

Czym jest PandaDoc?

PandaDoc to program do tworzenia atrakcyjnie wizualnych dokumentów firmowych, takich jak oferty, umowy, biznesplany, czy wyceny.

Ponadto program oferuje cyfrowe podpisywanie dokumentów, co w połączeniu z ładnymi szablonami graficznymi sprawia, że dokumenty tworzone w PandaDoc wyglądają niezwykle profesjonalnie.

Na ten moment PandaDoc obsługuje ponad 50.000 klientów, którymi są zwykle firmy różnej wielkości- od jednoosobowych działalności po średnie i duże przedsiębiorstwa.

Jakie funkcje posiada PandaDoc?

Interfejs PandaDoc jest tak przejrzysty i intuicyjny, jak to tylko możliwe, co sprawia, że znalezienie w nim tego, czego szukamy jest stosunkowo proste.

Być może znajdowanie bardziej zaawansowanych funkcji, może okazać się nieco większym wyzwaniem, jednak nawet mimo to uważam, że PandaDoc jest zaprojektowana w odpowiedni sposób.

Panel główny prezentuje się tak, jak poniżej. W ustawieniach możemy zmienić język na polski, ponieważ domyślnie zastosowano język angielski.

1. Tworzenie dokumentów z szablonów

Pierwszą i jednocześnie najważniejszą funkcją PandaDoc jest tworzenie dokumentów. Sposób tworzenia ich jest niezwykle prosty, ponieważ możemy stworzyć dokument od zera, gdzie dostajemy czystą stronę, ale istnieje też możliwość tworzenia z gotowych szablonów, których istnieje ponad 500.

Przykładowo, na screenshocie poniżej uruchomiłem szablon oferty sprzątania biur.

Szablony możemy dowolnie modyfikować, jeżeli chodzi o treść, multimedia, styl czy kolorystykę. PandaDoc pozwala dostosować dowolne pole, od rozmiaru czcionki po kolor tła, wstawić obrazy, filmy i inną zawartość, w tym tabelę z cennikiem, w której możesz wstawiać pozycje zakupu, wyznaczać walutę i dodawać rabaty. Edytowanie jest proste, ponieważ mamy do dyspozycji edytor “przeciągnij i upuść”.

Konfigurowanie pierwszego szablonu może zająć trochę czasu, jednak warto ustawić go tak, jak tego chcemy, bo przy kolejnych użyciach nasza rola będzie sprowadzała jedynie do wprowadzenia nazwy klienta i dostosowania zakresu usług lub produktów.

Szablonów w wersji polskiej jest zdecydowanie mniej niż w wersji angielskiej, jednak zawsze możemy użyć angielskich szablonów i po prostu je przetłumaczyć.

2. Cyfrowe podpisywanie dokumentów

Stworzony dokument wysyłamy bezpośrednio z PandaDoc na e-mail odbiorcy lub udostępniamy mu link do podpisania dokumentu.

Przed wysłaniem mamy opcję ustawienia odbiorców dokumentu, oraz tego, w jakiej kolejności mają oni podpisać dokument.

Odbiorca może podpisać dokument na 3 sposoby- za pomocą klawiatury, myszy, bądź wgrać plik ze swoim podpisem.

3. Śledzenie statusu dokumentów

Platforma oferuje również zaawansowane funkcje zarządzania dokumentami, w tym możliwość śledzenia statusu dokumentu, otrzymywania powiadomień, gdy sygnatariusze wchodzą w interakcje z dokumentami, oraz bezpieczne przechowywanie ukończonych dokumentów w celu łatwego dostępu.

PandaDoc zapewnia możliwość śledzenia statusu dokumentów wysłanych do podpisania. Podobnie jak inne obszary platformy, PandaDoc zapewnia mnóstwo funkcji śledzenia dokumentów na poziomie szczegółowym.

Pulpit nawigacyjny podsumowuje dokumenty według stanu. Możesz zobaczyć, które zostały obejrzane, które zostały podpisane, a nawet te, które oczekują na zapłatę.

Analiza dokumentów PandaDoc jest szczegółowa i przedstawia aktywność każdego odbiorcy, w tym czas spędzony na każdej stronie. Informacje te są przydatne w ocenie, gdzie odbiorcy spędzają czas, umożliwiając optymalizację ofert.

4. Integracje

PandaDoc można zintegrować z innymi aplikacjami firm trzecich. Głównie są to aplikacje CRM, API, oraz bramki płatności.

Dla przykładu, jeśli zintegrujemy nasze konto z kontem PayPal, będziemy mogli na dokumencie umieścić przycisk płatności PayPal. Jeśli odbiorca dokumentu kliknie przycisk i dokona płatności, pieniądze wylądują od razu na naszym koncie PayPal.

5. Aplikacja mobilna

Dostępna jest także aplikacja mobilna PandaDoc. Można w niej wykonać zdecydowaną większość rzeczy, jaka jest dostępna w wersji na przeglądarkę.

Przykładowo, możemy np. podglądać historię dokumentów, statusy, a nawet tworzyć dokumenty od podstaw lub z szablonu, a następnie je wysłać, a nawet zebrać podpis elektroniczny.

Ile kosztuje PandaDoc?

PandaDoc w przeszłości udostępniała darmowy pakiet, jednak obecnie możemy liczyć jedynie na 14-dniowy okres próbny. Po tym czasie musimy wybrać jeden z trzech pakietów płatnych.

Essentials: Najtańszy plan kosztuje $19/mies. przy płatności z góry za rok. Oferuje maksymalnie dwa stanowiska, nielimitowaną liczbę dokumentów, szablony, oraz statystyki. Powinien być dobrym wyborem dla większości małych firm.

Business: Kosztuje $49/mies. za jedno stanowisko. Jest bogatszy od planu Essentials, m.in. o integracje CRM, masowe wysyłanie dokumentów, czy możliwość dodawania własnego logo.

Enterprise: Wycena jest indywidualna. Mamy tu możliwość dodania nielimitowanej liczby użytkowników, czy zaawansowane wyceny. Dobra opcja dla większych firm.

Plusy i minusy

Plusy:

  • Podpisy elektroniczne
  • Analityka i raportowanie
  • Kompleksowe rozwiązanie do zarządzania obiegiem dokumentów

Minusy:

  • Mało szablonów w wersji polskiej

Czy warto korzystać z PandaDoc?

PandaDoc powinna być dobrym wyborem dla firm każdego rozmiaru, ponieważ jest to oprogramowanie które oferuje szeroką gamę funkcji usprawniających obieg dokumentów, wpływając na przyspieszenie pracy.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, konfigurowalnym szablonom i bezproblemowej integracji z popularnymi aplikacjami PandaDoc upraszcza proces tworzenia, edytowania, podpisywania i zarządzania dokumentami.

Możliwość podpisu cyfrowego eliminuje potrzebę fizycznej pracy papierkowej, oszczędzając czas i zasoby.

Solidna analiza dokumentów PandaDoc, konfigurowalne układy i przyjazny dla użytkownika pulpit nawigacyjny dostarczają cennych informacji i poprawiają ogólne zarządzanie dokumentami.