HRappka to kompleksowy, polski system HR, w którym można połączyć kadry i płace, ewidencję czasu pracy, elektroniczną dokumentację pracowniczą i e-podpis, portal pracownika, rekrutację, onboarding, a nawet legalizację zatrudnienia cudzoziemców.

Na pierwszy rzut oka liczba dostępnych funkcji może sugerować, że mamy do czynienia z systemem skomplikowanym i wymagającym długiego wdrożenia. Po przetestowaniu HRappki powiedziałbym jednak, że jest to tylko częściowo prawda.

Jeśli firma chce od razu przenieść do systemu pełne akta osobowe, uruchomić kadry i płace, czas pracy, portal pracownika, rekrutację i pozostałe moduły, wdrożenie rzeczywiście będzie wymagało przygotowania. Nie oznacza to jednak, że każda firma musi zaczynać w ten sposób.

Podstawową konfigurację, np. wzory dokumentów czy uprawnienia w portalu pracownika, można przeprowadzić stosunkowo szybko. Jeżeli chcemy zacząć tylko od jednego procesu, np. zbierania danych od nowych pracowników, generowania umów albo wdrożenia elektronicznych wniosków urlopowych, system można zacząć wykorzystywać znacznie szybciej.

Sprawdziłem najważniejsze możliwości HRappki i przede wszystkim to, jak wygląda praca z systemem w praktyce.

Czym jest HRappka?

HRappka to działający online system HR i program kadrowo-płacowy, którego założeniem jest połączenie procesów związanych z zatrudnieniem i obsługą pracowników w jednym środowisku.

W praktyce największa różnica względem korzystania z kilku osobnych narzędzi pojawia się wtedy, gdy przechodzimy z jednego procesu do kolejnego.

Dane zebrane przy zatrudnieniu mogą zostać wykorzystane do wygenerowania umowy. Dokument można wysłać do podpisu i przypisać do dokumentacji pracownika. Informacja o urlopie może trafić do ewidencji nieobecności, a czas pracy może później zostać wykorzystany przy rozliczeniu wynagrodzenia.

Nie trzeba przy tym wdrażać wszystkich tych elementów jednocześnie. HRappka ma budowę modułową, więc firma może zacząć od wybranego obszaru i rozszerzać sposób korzystania z systemu wraz z potrzebami.

Do dostępnych modułów wnależą m.in.:

  • kadry i płace,
  • e-dokumentacja i e-podpis,
  • ewidencja czasu pracy,
  • portal pracowniczy,
  • elektroniczne wnioski urlopowe,
  • legalizacja zatrudnienia cudzoziemców,
  • delegacje,
  • rekrutacja,
  • onboarding i szkolenia,
  • CRM,
  • zarządzanie zakwaterowaniem.

HRappka oferuje również obsługę kadrowo-płacową dla firm, które chcą zlecić prowadzenie kadr i płac zewnętrznym specjalistom, ale jednocześnie zachować dostęp do systemu i swoich danych.

1. Kadry i płace w HRappce

W module kadrowo-płacowym można prowadzić pracownika od momentu zebrania jego danych, przez przygotowanie dokumentów, aż po późniejsze rozliczenia.

To podejście jest wygodniejsze niż sytuacja, w której część informacji znajduje się w Excelu, część w aplikacji do czasu pracy, a jeszcze inne dane trzeba ręcznie wprowadzać do programu płacowego.

Podczas pracy z HRappką można m.in. zebrać dane od pracownika za pomocą ankiety do zatrudnienia, wykorzystać je do wygenerowania dokumentów, prowadzić kartotekę pracownika, naliczyć wynagrodzenie i przygotować potrzebne deklaracje.

System obsługuje m.in.:

  • ankiety do zbierania danych od pracowników,
  • automatyczne generowanie umów i innych dokumentów,
  • elektroniczne akta osobowe,
  • naliczanie wynagrodzeń,
  • generowanie list płac,
  • premie, nadgodziny, potrącenia i zwroty,
  • deklaracje ZUS, US i PPK,
  • eksport deklaracji do programu Płatnik,
  • przygotowanie paczek przelewów,
  • raportowanie kosztów zatrudnienia.

Przydatne są również ostrzeżenia i przypomnienia, np. dotyczące badań pracowniczych, BHP czy przekroczenia norm czasu pracy podczas układania grafiku.

Największą zaletą nie jest jednak dla mnie sama liczba dostępnych opcji, tylko to, że tych samych danych nie trzeba wprowadzać ponownie na kolejnych etapach procesu.

Jeżeli pracownik podał informacje potrzebne do zatrudnienia, mogą one później trafić do generowanych dokumentów. Jeżeli w systemie mamy informacje o czasie pracy, urlopach i nieobecnościach, zostaną one wykorzystane podczas naliczania wynagrodzenia.

To właśnie taki przepływ informacji między poszczególnymi obszarami jest jedną z największych zalet HRappki.

2. E-teczka pracownicza

HRappka pozwala prowadzić elektroniczne akta osobowe pracowników i ograniczyć papierowy obieg dokumentacji.

Dokumenty mogą trafiać do odpowiednich części e-teczki, być numerowane i udostępniane zgodnie z ustawionymi uprawnieniami. Przy większej liczbie pracowników przydają się również operacje masowe.

Trzeba tutaj rozróżnić dwie rzeczy.

Pełne przejście firmy z papierowych akt na e-teczki rzeczywiście jest wdrożeniem, które wymaga przygotowania i czasu. Trzeba uporządkować dokumentację, ustalić uprawnienia i sposób pracy.

Nie oznacza to jednak, że samo rozpoczęcie korzystania z elektronicznych dokumentów w HRappce jest trudne. Jeśli chcemy zacząć np. od generowania nowych umów i wysyłania ich do podpisu, próg wejścia jest znacznie niższy.

3. Ewidencja czasu pracy i grafiki

W ewidencji czasu pracy HRappka sprawdzi się przede wszystkim tam, gdzie samo wpisanie „8 godzin od poniedziałku do piątku” nie wystarcza.

HRappka sprawdza się bardzo dobrze jako program do układania grafików. Pozwala planować czas pracy i wysyłać grafiki bezpośrednio do pracowników, przygotowywać harmonogramy, kontrolować przepracowane godziny i nieobecności.

Pracownik natomiast może rejestrować czas m.in. przez:

  • portal pracownika,
  • aplikację mobilną na Androida i iOS,
  • stanowisko RCP na tablecie lub komputerze,
  • karty RFID.

Można również uwzględniać pracę zdalną, pracę w terenie czy delegacje.

Z perspektywy codziennej pracy najważniejsze jest jednak to, co dzieje się później z tymi danymi. Zarejestrowany czas nie musi kończyć jako osobny raport dla działu HR — może zostać wykorzystany przy dalszym rozliczaniu pracownika.

To będzie szczególnie istotne w firmach z pracą zmianową, rozbudowanymi grafikami albo dużą liczbą osób rozliczanych godzinowo.

Chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedną funkcję, którą mogą być szczególnie zainteresowane agencje pracy, które każdego dnia muszą sprawnie obsadzać wiele zmian u różnych klientów. HRappka umożliwia autoplanowanie pracowników – na podstawie dodanego zapotrzebowania, system znajdzie odpowiednich pracowników i wyśle im propozycje pracy. Pracownicy mogą je szybko zaakceptować lub odrzucić, a jeśli grafik nadal nie jest pełny, system skontaktuje się z kolejnymi osobami. To raczej niespotykana funkcjonalność w innych systemach na polskim rynku. 

4. Portal pracownika i wnioski urlopowe

Portal pracownika przenosi część prostych czynności z działu HR bezpośrednio na pracownika. Zamiast pisać wiadomość do kadr z pytaniem o dokument albo przesyłać mailowo wniosek urlopowy, pracownik może wykonać część takich operacji samodzielnie.

W zależności od nadanych uprawnień może mieć dostęp do swoich danych i dokumentów, informacji dotyczących wynagrodzenia, czasu pracy czy nieobecności.

W przypadku urlopu pracownik składa wniosek elektronicznie, a ten przechodzi przez ustaloną wcześniej ścieżkę akceptacji.

To jedna z tych funkcji, które na prezentacji systemu mogą wydawać się mało spektakularne, ale w codziennej pracy szybko pokazują swoją wartość. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset pracownikach każda sprawa, której nie trzeba obsługiwać przez mail, papierowy formularz czy osobny arkusz, oznacza mniej pracy administracyjnej.

Co ważne, jeśli firma chce rozpocząć korzystanie z HRappki właśnie od elektronicznych wniosków urlopowych, nie musi z tego powodu od razu wdrażać pełnych kadr, płac i e-teczek.

5. Rekrutacja i onboarding

HRappka może być używana jeszcze zanim dana osoba zostanie pracownikiem.

W części rekrutacyjnej można zbierać kandydatów, prowadzić ich przez kolejne etapy procesu oraz korzystać z formularzy aplikacyjnych.

Największy sens widzę jednak w tym, że po decyzji o zatrudnieniu dane nie muszą zostać w osobnym ATS-ie.

Z kandydata można przejść do pracownika, a następnie kontynuować proces: zebrać brakujące dane, przygotować dokumentację, przeprowadzić onboarding, przypisać szkolenia czy udostępnić portal pracowniczy.

W firmie, która rekrutuje regularnie, ogranicza to liczbę momentów, w których dane trzeba eksportować, kopiować albo wprowadzać od początku do kolejnego programu.

6. Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców to jeden z bardziej charakterystycznych obszarów HRappki.

W praktyce system pomaga uporządkować procesy, które przy większej liczbie zatrudnianych cudzoziemców szybko stają się trudne do pilnowania ręcznie. Można przygotowywać dokumenty związane z legalizacją, kontrolować terminy i obsługiwać wybrane procesy związane z praca.gov.pl.

Dlatego ten obszar będzie szczególnie interesujący dla:

  • agencji pracy,
  • firm produkcyjnych,
  • budownictwa,
  • HoReCa,
  • przedsiębiorstw regularnie zatrudniających cudzoziemców.

Przy jednej osobie zatrudnianej okazjonalnie może to nie mieć dużego znaczenia. W organizacji, w której takich spraw prowadzi się dziesiątki lub setki, uporządkowanie terminów i dokumentów zaczyna być znacznie bardziej odczuwalne.

Cennik HRappka 2026

Cena HRappki zależy od tego, z jakiego zakresu systemu chcemy korzystać.

Najbardziej kompleksowym wariantem jest All-HR za 135 zł netto miesięcznie za administratora. W tym wariancie dostępne są wszystkie moduły, a konta pracowników są bezpłatne. Pakiet obejmuje również dedykowanego opiekuna i wsparcie dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–17:00.

Nie trzeba jednak od razu wybierać pełnego pakietu.

Osobno dostępna jest m.in. ewidencja czasu pracy za 6 zł netto miesięcznie za pracownika oraz wnioski urlopowe za 6 zł netto miesięcznie za pracownika. W obu przypadkach obowiązuje minimum 10 pracowników, natomiast konta administratorów i managerów są bezpłatne.

HRappkę można również testować bezpłatnie przez 14 dni bez podawania danych karty płatniczej.

Czy HRappka jest droga?

To zależy od scenariusza.

Jeśli kilkuosobowa firma potrzebuje jedynie bardzo prostego kalendarza urlopowego, trudno uzasadniać wybór rozbudowanego systemu tylko liczbą jego funkcji.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma chce w jednym miejscu obsługiwać dokumentację, czas pracy, urlopy, dane pracowników, płace czy rekrutację.

Wtedy zamiast porównywać HRappkę tylko z ceną jednej małej aplikacji, warto policzyć również koszt i czas obsługi kilku osobnych programów oraz ręcznego przenoszenia pomiędzy nimi danych.

HRappka – plusy i minusy

Plusy

  • Możliwość przeprowadzenia wielu procesów HR w jednym systemie
  • Dane zebrane na jednym etapie można wykorzystywać w kolejnych procesach
  • Połączenie czasu pracy i nieobecności z rozliczaniem wynagrodzeń
  • Portal pracownika i samoobsługa
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rekrutacja i onboarding w tym samym środowisku (brak konieczności kupowania oddzielnego systemu ATS)
  • Rozbudowana obsługa legalizacji zatrudnienia cudzoziemców
  • Możliwość rozpoczęcia pracy od jednego wybranego procesu zamiast wdrażania wszystkiego jednocześnie
  • Bezpłatne konta pracowników w pakiecie All-HR
  • 14-dniowy okres testowy bez konieczności podawania karty

Minusy

  • Pełne wdrożenie wszystkich modułów wymaga przygotowania. Jeśli firma chce jednocześnie uruchomić kadry i płace, przenieść komplet dokumentacji do e-teczek, skonfigurować czas pracy, rekrutację i portal pracownika, trzeba przeznaczyć czas na ustawienie systemu i uporządkowanie procesów. Nie traktowałbym jednak tego jako problemu przy prostszych wdrożeniach – rozpoczęcie np. od generowania dokumentów czy elektronicznych wniosków urlopowych jest znacznie łatwiejsze.
  • Dla mikrofirmy potrzebującej jednej podstawowej funkcji pełny pakiet może być zbyt rozbudowany.
  • Przy osobnych pakietach ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych obowiązuje minimum 10 pracowników.
  • Standardowe wsparcie w pakiecie All-HR jest dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–17:00, więc nie jest to pomoc całodobowa.

Dla kogo jest HRappka?

HRappkę brałbym pod uwagę przede wszystkim wtedy, gdy firma chce uporządkować kilka procesów HR w jednym środowisku albo stopniowo przenosić do jednego systemu czynności wykonywane dotychczas w osobnych narzędziach.

Najwięcej mogą zyskać organizacje, w których wraz ze wzrostem zatrudnienia coraz więcej czasu zaczyna zajmować ręczne przenoszenie danych, pilnowanie dokumentów, obsługa mailowych wniosków i synchronizowanie kilku systemów.

HRappka może być szczególnie interesująca dla:

  • działów HR oraz kadr i płac,
  • firm zatrudniających pracowników zmianowych,
  • firm zatrudniających cudzoziemców,
  • agencji pracy,
  • firm produkcyjnych,
  • HoReCa,
  • branży budowlanej,
  • rozwijających się przedsiębiorstw porządkujących procesy HR.

System ma również rozwiązania przeznaczone dla biur rachunkowych obsługujących pracowników wielu klientów.

Dla kogo HRappka może nie być najlepszym wyborem?

Nie każda firma wykorzysta możliwości takiego systemu.

Jeżeli prowadzisz kilkuosobową działalność i potrzebujesz wyłącznie prostego kalendarza urlopowego albo podstawowej ewidencji obecności, duża część HRappki może pozostać niewykorzystana.

Podobnie będzie w organizacji, która ma już kilka dobrze połączonych narzędzi i nie ma problemu z przepływem danych między nimi.

Nie oznacza to jednak, że HRappka ma sens wyłącznie przy pełnym wdrożeniu All-HR. Można zacząć od konkretnego problemu – np. dokumentów, urlopów czy czasu pracy – i dopiero później zdecydować, czy warto rozszerzać zakres.

Moja opinia o HRappka – czy warto?

Największą zaletą HRappki nie jest dla mnie liczba dostępnych modułów, tylko to, jak można przejść przez kolejne etapy pracy z jednym pracownikiem bez ciągłego przepisywania tych samych informacji.

Dobrze było to widać podczas testowania przeze mnie procesu zatrudnienia.

Najpierw dodałem nowego pracownika i wysłałem mu ankietę potrzebną do zebrania danych do zatrudnienia. Pracownik otrzymuje ją mailowo i może ją uzupełnić również na telefonie, więc nie trzeba przesyłać arkusza, formularza PDF ani później ręcznie przepisywać odpowiedzi.

Po uzupełnieniu ankiety dane były już dostępne w systemie i mogłem wykorzystać je do przygotowania dokumentów.

Następnie wygenerowałem umowę zlecenia. HRappka pobrała informacje zebrane wcześniej w ankiecie i wstawiła je do przygotowanego wzoru dokumentu. To drobna rzecz, dopóki przygotowujemy jedną umowę. Przy większej liczbie nowych osób brak konieczności ponownego przepisywania imienia, nazwiska, adresu czy pozostałych danych zaczyna mieć realne znaczenie.

Gotową umowę wysłałem następnie do podpisu elektronicznego. W testowanym przeze mnie przypadku była to umowa zlecenia, więc mogłem skorzystać z podpisu elektronicznego. Samo wysłanie dokumentu z HRappki do podpisu zajęło mi dosłownie kilka sekund.

I właśnie na tym przykładzie najlepiej widać sposób pracy w systemie:

dodaję pracownika → wysyłam ankietę → pracownik uzupełnia dane → generuję dokument na podstawie tych informacji → wysyłam go do podpisu → dokument pozostaje powiązany z pracownikiem.

Nie muszę pomiędzy tymi etapami przenosić danych do kolejnych arkuszy i aplikacji.

Podobnie można później połączyć następne procesy. Pracownik korzysta z portalu, składa wnioski urlopowe i rejestruje czas pracy, a informacje o nieobecnościach i przepracowanych godzinach mogą zostać wykorzystane przy rozliczeniu wynagrodzenia.

To jest dla mnie znacznie ważniejszy argument za HRappką niż sama długa lista dostępnych funkcji.

Nie zgodziłbym się też ze stwierdzeniem, że HRappka jest po prostu „trudna do wdrożenia”.

Trudniejsze jest pełne wdrożenie rozbudowanego systemu, a nie samo rozpoczęcie pracy z HRappką.

Jeżeli firma chce od razu przejść na kompletne e-teczki, przenieść wszystkie procesy i uruchomić większość modułów, musi poświęcić czas na konfigurację oraz przygotowanie organizacji.

Jeżeli jednak chce zacząć od generowania dokumentów, zbierania danych od pracowników czy elektronicznych wniosków urlopowych, próg wejścia jest znacznie niższy. Podstawowe ustawienie wzorów dokumentów, struktury organizacyjnej czy uprawnień pozwala stosunkowo szybko przejść do faktycznej pracy.

To moim zdaniem ważne rozróżnienie, bo rozbudowany system nie musi oznaczać, że od pierwszego dnia trzeba wdrażać wszystkie jego możliwości.

Słabsza strona HRappki wynika częściowo z tej samej cechy. Jeśli potrzebujemy jednej bardzo prostej funkcji dla kilku osób, możemy po prostu nie wykorzystać większości tego, co system oferuje.

Moja ocena HRappki: 9,1/10.

Dla średnich firm, organizacji z rozbudowanym działem HR oraz przedsiębiorstw, które chcą połączyć kadry, płace, dokumentację, czas pracy i samoobsługę pracowników w jednym środowisku, zdecydowanie warto umieścić HRappkę na liście systemów do przetestowania.

Plusem jest możliwość uruchomienia 14-dniowego testu bez podpinania karty, dzięki czemu przed podjęciem decyzji można samodzielnie przejść przez własny proces – np. dodać pracownika, zebrać od niego dane, wygenerować dokument i sprawdzić, czy taki sposób pracy odpowiada firmie.

HRappka – najczęściej zadawane pytania

Czy HRappka jest programem kadrowo-płacowym?

Tak. W HRappce można prowadzić dokumentację pracowników, naliczać wynagrodzenia, przygotowywać listy płac oraz generować deklaracje do ZUS, US i PPK.

Czy HRappka jest trudna do wdrożenia?

To zależy od zakresu wdrożenia. Przeniesienie pełnej dokumentacji do e-teczek i jednoczesne uruchomienie wielu modułów wymaga przygotowania. Jeśli firma zaczyna jednak od jednego procesu, np. generowania dokumentów albo elektronicznych wniosków urlopowych, konfiguracja jest znacznie prostsza i można stosunkowo szybko rozpocząć pracę.

Czy HRappka obsługuje ewidencję czasu pracy?

Tak. Pracownicy mogą rejestrować czas m.in. przez portal pracownika, aplikację mobilną, stanowisko RCP oraz karty RFID. Zebrane dane mogą być później wykorzystywane przy rozliczaniu wynagrodzeń.

Czy pracownik ma dostęp do HRappki?

Tak. Przez portal pracownika można udostępnić zatrudnionej osobie wybrane dane i dokumenty oraz umożliwić jej m.in. zgłaszanie czasu pracy czy składanie wniosków dotyczących nieobecności.

Ile kosztuje HRappka?

Pakiet All-HR kosztuje 135 zł netto miesięcznie za administratora, a konta pracowników są bezpłatne. Osobne moduły ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych kosztują po 6 zł netto miesięcznie za pracownika, przy minimum 10 pracownikach.

Czy można przetestować HRappkę za darmo?

Tak. Dostępny jest 14-dniowy bezpłatny okres testowy bez konieczności podpinania karty płatniczej.

Oceń ten post