Data dodania: 3 czerwca 2025
Jeśli rozglądasz się za narzędziem OCR do faktur, to FakturaXL może być jedną z opcji.
Jednak czy rzeczywiście warto? A może lepiej zdecydować się na inne rozwiązanie?
Postanowiłem to sprawdzić.
Zapraszam do testu funkcji OCR w programie do fakturowania i księgowości FakturaXL.
Czym jest FakturaXL?
FakturaXL to program online do fakturowania i zarządzania księgowością, skierowany głównie do mikro i małych firm. Umożliwia wystawianie różnorodnych dokumentów, takich jak faktury VAT, proformy, korekty, paragony, oferty czy zamówienia.
Oferuje także funkcje księgowe, w tym prowadzenie KPiR, generowanie deklaracji VAT, JPK, rozliczeń ZUS oraz raportów sprzedaży i kosztów.
FakturaXL posiada również OCR (Optical Character Recognition), czyli technologię optycznego rozpoznawania znaków. Pozwala ona na automatyczne odczytywanie danych z faktur kosztowych przesłanych w formacie PDF, JPG lub PNG. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych, co znacznie przyspiesza proces księgowania
Ile kosztuje OCR w FakturaXL?
Aby korzystać z OCR w FakturaXL, nie musimy posiadać płatnego konta. OCR jest również dostępny w darmowym planie, jednak musimy wykupić odczyty osobno.
FakturaXL nie komplikuje sytuacji i mamy do wyboru 2 pakiety odczytów.
| Liczba odczytów | Średnia cena netto za 1 odczyt | Cena łączna netto |
| 100 | 0,3 zł | 30 zł |
| 1000 | 0,25 zł | 250 zł |
Porównując te ceny z cenami konkurencji, FakturaXL plasuje się gdzieś w połowie, z lekkim wskazaniem na tę tańszą połowę. Przykładowo, odczyty OCR w Fakturownia kosztują 0,17 zł-0,40 zł, w zależności od tego, ile ich kupujemy.
Odczyty w Systim OCR kosztują 0,3 zł/szt., bez względu na to, ile ich kupujemy. Odczyty w wFirma są za darmo, jednak musimy płacić stały abonament miesięczny. Z kolei odczyty w Scanye są zwykle droższe, a do tego dochodzi stała opłata abonamentowa.
Jak aktywować OCR?
Aby aktywować OCR, na naszym koncie FakturaXL musimy przejść do zakładki „Koszty–>OCR: Dodaj koszty z pliku”. Jeśli nie masz jeszcze konta w FakturaXL, możesz je założyć za darmo tutaj.
W kolejnym kroku klikamy „Kup usługę OCR”.
Następnie wybieramy ile sztuk odczytów nas interesuje. Jak wspomniałem wcześniej, możemy wybrać 100 lub 1000. Na koniec uzupełniamy dane do płatności oraz wybieramy sposób płatności.
Po uiszczeniu płatności, OCR aktywuje się od razu.
Jak szybko OCR odczytuje dane?
Aby przetestować szybkość OCR, postanowiłem załączyć 3 różne rodzaje faktur w zależności od ich skomplikowania.
1. Faktura w formie pliku wygenerowanego w programie do faktur, czyli tam, gdzie dane są najbardziej czytelne.
2. Faktura zeskanowana na drukarce, gdzie niektóre dane są trudne do odczytania.
3. Zdjęcie faktury, które również nie jest w idealnej jakości.
Jak szybki okazał się OCR?
Otóż bardzo szybki. Wszystkie pliki, które wgrywałem, bez względu na ich jakość zostały odczytane w ciągu 4-5 sekund.
To naprawdę świetny wynik! Czyni to OCR w FakturaXL najszybszym OCR-em, jaki do tej pory testowałem (wcześniej ciut szybszy był Scanye, który odczytywał dane z faktury w 5-8 sekund).
Jest jednak małe „ale”. 4-5 sekund to czas skanowania jednej faktury. Gdy załączyłem do FakturaXL kilka plików z fakturami jednocześnie, okazało się, że program skanuje je jedna po drugiej i potrzebuje około 4-5 sekund na każdą fakturę. Oznacza to, że jeśli chcemy zeskanować 4 dokumenty, zajmie to 20 sekund.
W dobrych OCR-ach dokumenty dodawane hurtowo są skanowane w tym samym czasie.
Podsumowując, OCR w FakturaXL dla pojedynczej faktury jest najszybszy na rynku, jednak jeśli mamy tych faktur więcej, czas skanowania wydłuża się znacznie.
Czy dane są poprawne?
Sama szybkość skanowania nie czyni jeszcze OCR dobrym. Równie ważna jest jakość i poprawność odczytów.
W moich testach doszedłem do wniosku, że im więcej danych jest na fakturze i im gorsza jej jakość, tym więcej błędów OCR może robić.
Przykładowo, jeśli faktura jest wrzucona z pliku prosto z programu do wystawiania faktur, to dane są odczytywane poprawnie.
Z drugiej jednak strony, plik gorszej jakości jest gorzej odczytany. W przypadku poniżej, pozycja na fakturze według OCR to „PLN 23%”, podczas gdy w rzeczywistości powinno widnieć tam „Usługa serwisowa”.
W innym przypadku jako numer faktury, OCR wskazał mi numer telefony sprzedającego. Zdarzyło się to mimo tego, że faktura była naprawdę dobrej jakości.
Podsumowując, dokładność odczytów OCR w FakturaXL pozostawia wiele do życzenia. Z pewnością nie zaliczyłbym tego OCR-a do czołówki, jeśli chodzi o poprawność skanowania, dlatego pracując z tym programem, należy dokładnie weryfikować dokładność odczytów.
Czy FakturaXL oferuje integracje z programami księgowymi?
FakturaXL nie oferuje bezpośrednich integracji z innymi programami księgowymi. Oznacza to, że jeśli korzystamy z OCR i prowadzimy księgowość, najlepszą opcją będzie prowadzić również księgowość w FakturaXL.
Inne programy OCR zazwyczaj pozwalają wyeksportować odczytane dane do popularnych programów księgowych w formacie, np. CSV, jednak tutaj nie ma takiej opcji.
Możemy jednak wyeksportować dane na inny sposób. Nasze faktury z odczytanymi danymi OCR możemy wyeksportować jako JPK. Dzięki tej opcji będziemy mogli je zaimportować do wielu programów księgowych, które wspierają standard JPK.
Aby jednak to zrobić, musimy mieć płatne konto.
Podsumowując, trudności w eksporcie odczytanych faktur sprawiają, że OCR FakturaXL będzie najlepszym wyborem, jeśli FakturaXL jest programem, w którym prowadzisz swoją księgowość. Jeśli na co dzień korzystasz z innego programu do księgowości, lepiej rozejrzeć się za inną opcją. Mój ranking najlepszych programów OCR możesz znaleźć tutaj.
Aplikacja OCR FakturaXL
Oprócz tego, FakturaXL dysponuje również aplikacją mobilną o nazwie FakturaXL OCR. Aplikacja ta jest dostępna na Androida i iOS.
Nie jest to typowa aplikacja, w której wystawimy fakturę, czy uzyskamy dostęp do naszych dokumentów czy finansów. Aplikacja ta służy jedynie do przesyłania zdjęć i plików faktur na nasze konto FakturaXL.
Wystarczy tylko wybrać opcję tego, czy chcemy wybrać fakturę z plików na telefonie, czy zrobić zdjęcie.
Po zatwierdzeniu pliku ze zdjęciem, znajdzie się on na naszym koncie FakturaXL odczytany i gotowy do zatwierdzenia.
Mimo tego, że aplikacja FakturaXl ma w zasadzie tylko jedną funkcję, to z pewnością jest fajnym i pomocnym dodatkiem, zwłaszcza, jeśli mamy dużo faktur papierowych.
OCR w FakturaXL-plusy i minusy
Plusy:
- Brak konieczności wykupowania abonamantu
- Przejrzysty i umiarkowany cennik
- Duża szybkość odczytu
- Aplikacja mobilna do dodawania faktur
Minusy:
- Brak możliwości hurtowego skanowania faktur
- Dokładność odczytów pozostawia wiele do życzenia
- Brak bezpośrednich integracji z innymi programami księgowymi
Dla kogo jest OCR w FakturaXL?
OCR w FakturaXL jest przeznaczony głównie dla:
- mikro i małych firm, które prowadzą swoją księgowość samodzielnie lub w obrębie jednego narzędzia,
- użytkowników programu FakturaXL, którzy chcą zautomatyzować odczytywanie danych z faktur kosztowych w formacie PDF, JPG lub PNG,
- osób wystawiających i księgujących faktury bez konieczności ręcznego przepisywania danych,
- przedsiębiorców, którzy nie korzystają z zewnętrznego programu księgowego, a całość księgowości prowadzą w FakturaXL.
OCR najlepiej sprawdza się w ramach jednego ekosystemu FakturaXL, ponieważ program nie oferuje integracji z innymi systemami księgowymi. Eksport danych jest możliwy tylko w formacie JPK i wymaga płatnego konta.
Czy warto korzystać z OCR w FakturaXL?
To, czy warto korzystać z OCR w FakturaXL zależy od twoich potrzeb.
Jeśli prowadzisz księgowość w FakturaXL, zdecydowanie warto rozważyć tę opcję, zwłaszcza jeśli masz kilka faktur miesięcznie i zależy Ci na szybkim odczycie podstawowych danych.
Z drugiej jednak strony, jeśli korzystasz z innego programu księgowego, który nie obsługuje importu JPK, to lepiej poszukać narzędzia z lepszą integracją.
Jeśli potrzebujesz wysokiej precyzji OCR przy dużych ilościach skomplikowanych faktur, moim zdaniem są lepsze i dokładniejsze rozwiązania na rynku.
Podsumowując, OCR w FakturaXL to szybkie i tanie rozwiązanie dla użytkowników tego konkretnego programu. Jego przydatność jednak spada, jeśli korzystasz z innej platformy do księgowości lub potrzebujesz wysokiej dokładności przy większych ilościach dokumentów.