Ostatnia aktualizacja: 4 czerwca 2025
Cyfrowe podpisywanie dokumentów cyfrowych budzi sporo wątpliwości.
W tym artykule przedstawię platformę do cyfrowego podpisu dokumentów i rozwieję wątpliwości prawne dotyczące cyfrowych podpisów.
Opowiem również jak tworzyć dokumenty do wysyłki, oraz jak je podpisywać.
Podsumowanie artykułu
Autenti to bezpieczna platforma do wysyłki dokumentów online, która pozwala tworzyć umowy i wskazywać odbiorców do ich podpisu. Cały proces podpisywania jest zgodny z przepisami prawa (RODO, eIDAS, Kodeks cywilny). Dokumenty przesyłane przez Autenti są legalne i wiążące. Nie trzeba mieć konta, by je podpisywać, wystarczy kliknąć link z e-maila i złożyć podpis, co w świetle prawa cywilnego uznawane jest za wyrażenie woli i jest równoważne podpisowi odręcznemu. Autenti spełnia wszystkie wymogi prawne, a podpisane dokumenty mają taką samą moc prawną jak tradycyjne, o ile nie wymagają aktu notarialnego lub innej szczególnej formy.
Przejdźmy teraz do bardziej szczegółowego opisu Autenti.
Czym jest Autenti?
Autenti to popularna platforma, która umożliwia tworzenie i wysyłkę dokumentów do elektronicznego podpisu. Cały proces jest szybki, bezpieczny, oraz zgodny z przepisami.
Usługa ta pozwala na eliminację papierowych dokumentów, co oszczędza czas i koszty związane z ich drukowaniem, przesyłaniem i przechowywaniem.
Z rozwiązań e-podpisu w Autenti korzysta wiele znanych firm, takich jak Rossmann, BNP Paribas, czy Siemens.
Jak działa Autenti?
Krok 1: Przygotowanie dokumentu
- Użytkownik loguje się na platformę Autenti
- Wgrywa dokument (np. PDF), który chce wysłać do podpisania
- Wskazuje osoby, które mają podpisać dokument
Krok 2: Wysyłka dokumentu
- Gdy użytkownik wyśle dokument do wskazanych osób, Autenti wysyła e-mail z linkiem do dokumentu do wskazanych osób.
- Osoba podpisująca dokument nie musi zakładać konta w Autenti, żeby podpisać
Krok 3: Podpisanie dokumentu
- Odbiorca otwiera dokument w bezpiecznym oknie
- Podpisuje go za pomocą
a) Podpisu elektronicznego Autenti (standardowy podpis elektroniczny)– zatwierdzany np. SMS-em
b) Podpisu kwalifikowanego– dla osób posiadających kwalifikowany certyfikat
c) Podpisu biometrycznego– np. na ekranie tabletu - Podpisanie dokumentu jest zgodne z wymogami prawnymi (np. RODO, eIDAS).
Krok 4: Zakończenie i archiwizacja
- Każda osoba podpisująca otrzymuje e-mail z podpisanym dokumentem i certyfikatem podpisu
- Dokument jest archiwizowany w systemie Autenti, ale można go też pobrać i zapisać lokalnie
Czy dokumenty podpisane cyfrowo mają taką samą ważność jak dokumenty podpisane tradycyjnym sposobem?
Sporo osób ma wątpliwości dotyczące zgodności z prawem podpisywania elektronicznie dokumentów. Najczęstszą obiekcją jest to, że podpis elektroniczny nie będzie uznawany i należy go złożyć długopisem.
Przede wszystkim, zawieranie umów przez Autenti jest legalne, ponieważ kodeks cywilny wymaga do zawarcia umowy złożenia zgodnych oświadczeń woli stron.
Oświadczenie woli może być wyrażone przez każde zachowanie, które w sposób dostateczny ujawnia wolę. Należy przez to rozumieć także ujawnienie woli w postaci elektronicznej i kliknięcie komendy „Podpisz”.
Ponadto, w wielu przypadkach ustawy nie przewidują konkretnej formy podpisu dokumentu, jak np. w przypadku umowy zlecenie, o dzieło, umowy sprzedaży nieruchomości, i wiele, wiele innych.
W Autenti można zawrzeć większość umów, w tym te, dla których wymagana jest forma pisemna, pod warunkiem użycia podpisu kwalifikowanego. Co więcej, platforma spełnia wymogi trwałego nośnika, co dodatkowo wzmacnia jej wiarygodność.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że korzystanie z podpisów elektronicznych na Autenti jest zarówno bezpieczne, jak i prawnie uznawane w obrocie gospodarczym.
Obiekcje dotyczące podpisów elektronicznych wynikają zazwyczaj z mentalnych przyzwyczajeń, ponieważ do tej pory podpisywaliśmy dokumenty wyłącznie na papierze i czuliśmy się bezpiecznie. Obecnie jednak e-podpis ma taką samą moc, jak tradycyjny podpis.
Jakie dokumenty można podpisywać przez Autenti?
Platforma Autenti umożliwia podpisywanie szerokiej gamy dokumentów, takich jak:
- Umowy cywilnoprawne: umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o współpracy, umowa sprzedaży ruchomości, umowa zamiany, umowa najmu i dzierżawy na okres do roku.
- Umowy wymagające formy pisemnej: umowa pożyczki powyżej 500 zł, umowa dostawy, umowa najmu i dzierżawy nieruchomości na okres powyżej roku.
- Dokumenty kadrowe: umowa o pracę, umowa o pracę na okres próbny, umowa o pracę na zastępstwo, umowa o pracę tymczasową, umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem.
- Dokumenty wewnętrzne: wypowiedzenie umowy o pracę, zaświadczenia dla pracowników (np. wysokość wynagrodzenia na potrzeby banku), zgoda na potrącenie z pensji, świadectwo pracy, orzeczenie lekarskie.
Należy jednak pamiętać, że niektóre umowy, dla których prawo przewiduje szczególną formę (np. akt notarialny), nie mogą być zawarte za pośrednictwem platformy Autenti.
Jak stworzyć dokument do podpisu w Autenti?
Aby zacząć korzystać z Autenti, zakładamy konto na oficjalnej stronie.
Aby utworzyć dokument do podpisu, po lewej stronie klikamy niebieski przycisk „Utwórz dokument”. Następnie nadajemy nazwę dokumentu dla lepszej organizacji. W kolejnym kroku wybieramy z dysku komputera plik do podpisania.
Możesz dodać kilka plików w różnych formatach, które na koniec zostaną przekonwertowane w 1 plik PDF.
Gdy dodasz plik, czas na wybór odbiorców. Ważne, by wskazać odpowiedni adres e-mail, ponieważ to właśnie tam wyśle się dokument do podpisu.
Jeśli chodzi o pole „Rola odbiorcy”, najczęstszym wyborem będzie „popisujący”, jednak możemy wskazać też inne role, np. „parafujący” dla osób, które mają sprawdzać poprawność dokumentu. Wybierając osobę parafującą, jako pierwsza otrzyma ona dokument i dopiero po zatwierdzeniu przez nią, otrzymają go inni.
Na koniec, wybieramy również rodzaj składanego podpisu. Jego wybór będzie uzależniony od typu dokumentu, który wysyłamy do podpisu.
E-podpis Autenti: Podpiszesz w nim aż około 90% dokumentów i umów w obrocie gospodarczym. E-podpis Autenti traktuj jak cyfrowe potwierdzenie „zgadzam się”.
Zaawansowany e-podpis Autenti: Jest to e-podpis, który wymaga od podpisującego weryfikacji tożsamości, np. poprzez wideoweryfikację.
Podpis kwalifikowany: Jest to podpis równoważny podpisowi ręcznemu. Choć ten rodzaj podpisu jest wymagany stosunkowo rzadko, to jego ważność jest nieoceniona dla niektórych rodzajów dokumentów.
W ostatnim kroku przed wysyłką możemy zmienić język, dzięki czemu nasz odbiorca otrzyma w swoim języku treść wiadomości e-mail, kartę podpisu, oświadczenia i zgody.
Aby odbiorca otrzymał dokument, klikamy „Wyślij”.
Jak podpisać dokument w Autenti?
Jeśli jesteśmy odbiorcami dokumentu, to będzie znajdować się on na naszej poczcie e-mail.
Aby podpisać dokument, nie trzeba zakładać konta w Autenti. Po zapoznaniu się z treścią dokumentu, wystarczy tylko zaakceptować regulamin i kliknąć przycisk „Dalej”.
W następnym kroku możemy zdecydować, gdzie umieścić swój podpis na dokumencie i przeciągnąć go w odpowiednie miejsce. Na koniec klikamy „Podpisz” i gotowe!
Cennik Autenti
Autenti możemy testować 14 dni bez limitu i bez podawania danych do karty płatniczej. Po tym czasie musimy przesiąść się na płatny pakiet.
Autenti możemy kupić w kilku planach, jednak te najpopularniejsze są przeznaczone dla przedsiębiorców i małych firm.
| Nawa planu | Cena | Opis |
| PRO | 89 zł/os/mies. | Wysyłka i podpisywanie nielimitowanej liczby dokumentów |
| PREMIUM | 129 zł/os/mies. | Dodatkowo ma możliwość dodania roli opiniującego, oraz możemy ustawić kod SMS jako dodatkowa weryfikacja |
Plusy i minusy Autenti
Plusy:
- 14-dniowy okres próbny
- Prosta obsługa
- Możliwość podpisu prawie każdego rodzaju dokumentu
- Oszczędność czasu i pieniędzy
- Zaawansowane technologie szyfrowania
Minusy:
- Zniżki dostępne dopiero przy wykupie rocznej subskrypcji
Czy warto korzystać z Autenti?
Autenti to nowoczesna platforma umożliwiająca bezpieczne i wygodne zawieranie umów oraz podpisywanie dokumentów online. Dzięki zgodności z przepisami prawa krajowego i europejskiego oraz opiniom renomowanych kancelarii prawnych, użytkownicy mogą być pewni skuteczności i legalności podpisów składanych za pośrednictwem tego narzędzia.
Platforma obsługuje szeroką gamę dokumentów– od umów cywilnoprawnych, przez dokumenty kadrowe, po umowy wymagające formy pisemnej. W przypadku umów o szczególnych wymaganiach, takich jak akt notarialny, Autenti jasno informuje o ograniczeniach.
Korzystanie z platformy przynosi wiele korzyści: przyspiesza proces zawierania umów, eliminuje konieczność drukowania i wysyłania dokumentów, a także spełnia wymogi trwałego nośnika. Dodatkowo, dostępność podpisów kwalifikowanych umożliwia podpisywanie dokumentów o podwyższonych wymaganiach formalnych.
Jeżeli cenisz sobie oszczędność czasu na typowych sprawach związanych z papierologią, a dodatkowo w swojej firmie często masz do czynienia z wysyłką dokumentów do klientów, to myślę, że warto skorzystać z Autenti.
Jeśli jednak rzadko wysyłasz dokumenty do podpisu, to Autenti niekoniecznie może być opłacalnym rozwiązanie.
W obu przypadkach, myślę, że warto skorzystać z 14-dniowego okresu próbnego, by przekonać się czy rzeczywiście potrzebujemy Autenti.