Top 10 Darmowych Narzędzi Do Zarządzania Projektami

Ostatnia aktualizacja: 16 kwietnia 2025

Jeżeli w jesteś właścicielem firmy lub pracujesz w zespole, gdzie wykonywane są różne projekty w tym samym czasie, z pewnością potrzebujesz dobrego narzędzia, które pozwoli ci na lepszą organizację i zarządzanie nimi.

W tym rankingu przedstawię ci 10 najlepszych programów do zarządzania projektami, aby praca była szybsza i bardziej efektywna.

Tabela porównawcza najlepszych narzędzi do zarządzania projektami

Czym kierować się przy wyborze narzędzia do zarządzania projektami?

Wybór odpowiedniego narzędzie do zarządzania projektami wcale nie jest łatwy, ponieważ dostępnych jest wiele opcji. Weź jednak pod uwagę poniższe czynniki, które powinny być kluczowe:

1. Funkcjonalność– Zastanów się, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze. Czy potrzebujesz prostego narzędzia do śledzenia zadań, czy może bardziej zaawansowanego systemu, który wspiera zarządzanie zasobami, tworzenie wykresów Gantta lub automatyzację procesów?

2. Łatwość obsługi– Narzędzie powinno być intuicyjne, tak aby cały zespół szybko opanował jego obsługę. Im prostszy interfejs, tym lepiej, zwłaszcza, jeśli korzystać z niego będą osoby o różnym stopniu znajomości technologii.

3. Integracje z innymi narzędziami– Sprawdź, czy wybrane narzędzie można zintegrować z innymi aplikacjami, które już używasz, takimi jak Google Drive, Slack, czy Dropbox. Dzięki temu ułatwisz przepływ informacji i zwiększysz efektywność pracy.

4. Skalowalność– Warto wybrać narzędzie, które będzie rosło wraz z Twoimi potrzebami. Jeśli na początku potrzebujesz jedynie podstawowych funkcji, sprawdź, czy w przyszłości możesz dodać bardziej zaawansowane opcje w miarę rozwoju projektów.

5. Wsparcie zespołowe i współpraca – Zespołowa praca nad projektami wymaga funkcji, które ułatwią komunikację i współpracę, takich jak tablice Kanban, czaty w aplikacji czy możliwość przypisywania zadań i śledzenia postępów.

6. Koszty i limity – Choć skupiasz się na darmowych narzędziach, zwróć uwagę na ograniczenia, które mogą występować w bezpłatnych wersjach, takie jak limit użytkowników, przestrzeń dyskowa czy dostęp do zaawansowanych funkcji. Sprawdź, jakie koszty mogą pojawić się w przyszłości, gdy zdecydujesz się na płatną wersję.

Przejdźmy więc do listy najlepszych narzędzie do zarządzania projektami.

1. Monday- najlepszy do automatyzacji przepływu pracy

Monday to uniwersalna platforma do zarządzania projektami, która dzięki dużym możliwościom konfiguracji i dostosowywania sprawdzi się do zdecydowanej większości projektów.

Największą zaletą platformy są rozbudowane automatyzacje, które pozwalają na automatyzowanie powtarzalnych zadań i procesów bez potrzeby programowania. Dzięki temu nasz zespół może zaoszczędzić czas na rutynowych czynnościach. Automatyzacje można dostosować indywidualnie lub korzystać z gotowych szablonów.

Inną istotną funkcją są integracje z popularnymi narzędziami, jak Slack, Google Drive, Zoom, Jira, czy Dropbox. Dzięki nim można zarządzać projektami i komunikować się bez konieczności korzystania z wielu aplikacji, choć dostępne są one dopiero w droższych planach. Monday.com oferuje również różne widoki projektów, takie jak klasyczna tablica Kanban, widok kalendarza, oraz wykresy Gantta. Świetną funkcją jest widok obciążenia, gdzie można łatwo sprawdzić, kto w zespole ma najwięcej na głowie.

Platforma nie zapomina o funkcjach pracy zespołowej, takich jak współtworzenie dokumentów (Workdocs) czy zbieranie feedbacku od osób z zewnątrz przy użyciu formularzy. Monday oferuje również pulpity nawigacyjne z ponad 30 widżetami, które ułatwiają śledzenie projektów, a wbudowany asystent AI pomaga w automatyzacji zadań. Istnieje mobilna wersja, która daje dostęp do podstawowych funkcji, choć czasem zdarzają się problemy z jej synchronizacją.

Ceny: Dostępny jest darmowy plan dla 2 osób. Płatne plany rozpoczynają się od 9 EUR/osoba/miesiąc.

2. Asana- narzędzie z najatrakcyjniejszym darmowym planem

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, które oferuje szereg funkcji wspierających organizację pracy zespołowej. Interfejs użytkownika jest podzielony na pięć głównych części: pasek boczny, nagłówek, pasek górny, okienko główne i okienko szczegółów zadania. Platforma pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy dzięki gotowym szablonom projektów oraz funkcji automatyzacji przepływów pracy przy użyciu formularzy, reguł, zestawów i szablonów.

Asana udostępnia różne widoki projektów, takie jak tablice Kanban, listy, kalendarze, oś czasu oraz wykresy Gantta. Platforma wspiera zarządzanie obciążeniem pracą oraz śledzenie czasu, a także zależności między zadaniami, wskazując zadania zablokowane przez inne.

Podobnie jak w przypadku Monday, Asana również może być zintegrowana z ponad 200 aplikacjami, w tym Google Drive, Microsoft Teams, Slack i Zapier. Funkcja „Moje zadania” umożliwia przegląd wszystkich przypisanych zadań w jednym miejscu. Platforma oferuje także komentarze i wiadomości w zadaniach, aby usprawnić współpracę w zespole.

Dostępne są również pulpity nawigacyjne, umożliwiające monitorowanie metryk projektów. W płatnych planach dostępne są niestandardowe pola, szablony projektów oraz funkcja zatwierdzania zadań.

Ceny: Do użytku osobistego Asana oferuje bezpłatny plan. Plany zespołowe zaczynają się od 11 EUR za użytkownika.

3. ClickUp- najlepsze narzędzie do zarządzania projektami oparte o AI

ClickUp to narzędzie do zarządzania projektami, które wyróżnia się ogromną liczbą opcji dostosowywania i wszechstronnością. Platforma oferuje aż 11 różnych widoków zadań, w tym popularne tablice Kanban, wykresy Gantta oraz bardziej zaawansowane opcje, jak mapy myśli. Użytkownicy mogą także wybierać spośród 4 widoków stron, takich jak czat, dokumenty czy pulpity nawigacyjne, co pozwala na pełną personalizację pracy.

Platforma wspiera efektywną współpracę zespołową, umożliwiając edytowanie dokumentów w czasie rzeczywistym, dodawanie komentarzy, wzmianki (@mentions), a także korzystanie z wbudowanego czatu. Narzędzia takie jak listy kontrolne, zależności zadań i automatyzacje przepływów pracy dodatkowo zwiększają produktywność.

Jedną z kluczowych funkcji jest ClickUp Brain. Jest to inteligentny asystent AI, który automatyzuje zadania, tworzy podsumowania spotkań, monitoruje postępy i sugeruje podzadania. Może również przypominać o zaległych zadaniach, a także tworzyć i edytować treści na podstawie podpowiedzi.

Funkcja Pulse pozwala z kolei śledzić aktywność członków zespołu w czasie rzeczywistym, a stacja dokująca z tacą daje szybki dostęp do najważniejszych dokumentów i zadań.

Ceny: Darmowy plan ClickUp oferuje sporo możliwości, ale pełne funkcje, takie jak nieograniczone widoki czy integracje, dostępne są w płatnych planach, zaczynających się od 7 USD za użytkownika miesięcznie.

4. Wrike- najlepszy do dużych projektów

Wrike to narzędzie do zarządzania projektami, które doskonale sprawdza się w większych zespołach o dużych potrzebach. Platforma oferuje wiele zaawansowanych funkcji, które ułatwiają zarządzanie zarówno małymi, jak i dużymi projektami.

Jednym z kluczowych elementów Wrike jest możliwość korzystania z widoku arkusza kalkulacyjnego, który pozwala śledzić wszystkie istotne informacje o zadaniach w czytelny sposób. Możemy również monitorować postępy projektów, ustawiając różne statusy, takie jak w toku, wstrzymane, anulowane, czy ukończone.

Dla zespołów szukających zaawansowanych funkcje, Wrike oferuje na przykład tryb porównywania plików (Proofing), który umożliwia porównanie dwóch wersji pliku z łatwą możliwością przełączania między nimi. Dodatkowo, funkcje zarządzania zadaniami, takie jak przepływy pracy, listy kontrolne, czy śledzenie czasu, wspierają realizację zadań.

Oprócz 400 bezpośrednich integracji, dostępny jest interfejs API do tworzenia niestandardowych integracji.

Ceny: Darmowy plan Wrike umożliwia zarządzanie projektami bez ograniczeń użytkowników, ale za bardziej zaawansowane funkcje, jak wykresy Gantta czy niestandardowe pulpity, należy zapłacić, a plany premium zaczynają się od $10 za użytkownika miesięcznie.

5. Zoho Projects- najlepsze do integracji z ekosystemem Zoho

Zoho Projects to narzędzie do zarządzania projektami, które świetnie sprawdza się dla firm korzystających z innych aplikacji Zoho, np. Zoho Books, Zoho Invoice czy Zoho CRM. Oferuje także integracje z popularnymi aplikacjami innych firm, takimi jak Microsoft Teams, Slack, Dropbox i Zendesk.

Platforma umożliwia szczegółowe planowanie projektów z pomocą wykresów Gantta, które pomagają dzielić projekty na mniejsze sekcje i monitorować obciążenie zespołu. Dodatkowo funkcja automatyzacji pozwala na tworzenie zadań cyklicznych i ustawianie przypomnień. Użytkownicy mogą również korzystać z funkcji śledzenia czasu, a czas spędzony na zadaniach można łatwo zapisywać za pomocą zintegrowanego timera.

Zoho Projects wspiera komunikację zespołową dzięki czatowi, wzmiankom (@mentions) oraz forom do dyskusji. Możliwość zarządzania dokumentami, prezentacjami i arkuszami kalkulacyjnymi dodaje narzędziu wszechstronności.

Ceny: Darmowy plan Zoho Projects pozwala na zarządzanie dwoma projektami dla maksymalnie trzech użytkowników, a bardziej zaawansowane funkcje, jak śledzenie czasu i szablony zadań, są dostępne w planach premium, zaczynających się od 4 USD za użytkownika miesięcznie.

6. Celoxis- najlepszy do projektów z uwzględnieniem budżetu

Celoxis to idealne narzędzie przeznaczone raczej dla średnich i dużych firm. Oferuje zaawansowane funkcje analityczne, które pozwalają zespołom podejmować decyzje oparte na danych. Jego centralnym elementem jest pulpit nawigacyjny, który umożliwia monitorowanie projektów w czasie rzeczywistym, zarządzanie zasobami oraz śledzenie postępów.

Dzięki dynamicznym wykresom Gantta można wizualizować projekty, tworzyć zależności między zadaniami i automatycznie dostosowywać harmonogramy do zmieniających się warunków. Celoxis oferuje zaawansowane funkcje zarządzania budżetem, takie jak śledzenie wydatków, prognozowanie przychodów i analizowanie rentowności projektów. Zintegrowana analiza biznesowa (BI) pozwala na generowanie szczegółowych raportów i wizualizacji danych.

Celoxis oferuje również zarządzanie zasobami – śledzenie obciążenia pracą i przypisywanie zadań w oparciu o umiejętności i dostępność członków zespołu.

Ceny: Celoxis nie posiada darmowej wersji, a jego plany zaczynają się od $25 za użytkownika miesięcznie, co czyni go stosunkowo drogim narzędziem.

7. Airtable- najlepszy do tworzenia niestandardowych aplikacji

Airtable to wyjątkowo elastyczne narzędzie, które łączy funkcje arkusza kalkulacyjnego z bazą danych, umożliwiając tworzenie niestandardowych aplikacji do zarządzania projektami. Idealne dla firm, które potrzebują pełnej kontroli nad sposobem gromadzenia i prezentowania danych, Airtable pozwala tworzyć spersonalizowane widoki projektów, takie jak tablice Kanban, kalendarze, siatki danych, galerie, a nawet wykresy Gantta.

Jedną z największych zalet Airtable jest możliwość pełnej personalizacji. Użytkownicy mogą dostosować pola, kolumny i typy danych do swoich potrzeb, a także korzystać z gotowych szablonów do szybszego startu.

Funkcje Airtable obejmują tworzenie automatyzacji, formularzy do zbierania danych oraz śledzenie postępów w projektach. Wbudowane komentarze i wzmianki ułatwiają komunikację w zespole. Dla zaawansowanych użytkowników dostępne są także opcje filtrowania i przeszukiwania bazy danych.

Ceny: Darmowy plan Airtable pozwala na pracę z 1000 rekordów na bazę, a bardziej zaawansowane funkcje, jak większa liczba rekordów czy dodatkowa przestrzeń, są dostępne w płatnych planach, zaczynających się od $20 za użytkownika miesięcznie.

8. Teamwork- najlepsze narzędzie do pracy z klientami

Teamwork to narzędzie do zarządzania projektami skrojone pod potrzeby agencji, firm usługowych oraz zespołów współpracujących bezpośrednio z klientami. Posiada funkcje, które ułatwiają śledzenie postępów projektów, zarządzanie zadaniami oraz rozliczanie pracy.

Głównymi funkcjami Teamwork są rozliczenia i fakturowanie – idealne dla firm, które muszą śledzić godziny pracy i przekształcać je w faktury. Dzięki wbudowanemu narzędziu do śledzenia czasu, można łatwo monitorować czas pracy nad projektem.

Teamwork pozwala na dodawanie współpracowników lub gości, dzięki czemu twoi klienci mogą na bieżąco monitorować postępy. Dodatkowo oferuje opcje zarządzania zasobami, śledzenia budżetów oraz zarządzania obciążeniem pracy zespołu.

Platforma wspiera również zarządzanie zadaniami z użyciem tablic Kanban, niestandardowych pól i tagów, a także automatyzację przepływów pracy. Dzięki funkcjom współpracy, takim jak komentarze, dokumenty i wiadomości, można skutecznie koordynować działania zespołu.

Teamwork posiada także opcje konfigurowania szablonów projektów oraz dostosowywania pulpitów nawigacyjnych.

Ceny: Plan darmowy jest ograniczony, natomiast płatne plany zaczynają się od 11 EUR za użytkownika miesięcznie.

9. Basecamp- najlepszy dla małych zespołów

Basecamp to łatwe w użyciu narzędzie do zarządzania projektami, które skupia się na współpracy i organizacji pracy w małych zespołach. Jego prostota sprawia, że jest idealny dla firm, które nie potrzebują skomplikowanych funkcji, a raczej narzędzi do komunikacji i monitorowania postępów.

Główne funkcje Basecamp to listy rzeczy do zrobienia, które pomagają w dzieleniu złożonych projektów na mniejsze zadania, a także fora dyskusyjne, które ułatwiają utrzymanie stałej komunikacji między członkami zespołu. Dzięki funkcji planowania projektów, można tworzyć i śledzić terminy, a także integrować je z kalendarzami, co pomaga w monitorowaniu postępów i identyfikacji przeszkód.

Basecamp jest również doskonałym narzędziem do przechowywania i udostępniania plików, co sprawia, że wszystkie materiały projektowe są łatwo dostępne dla zespołu. Dzięki funkcji „Campfire” możliwa jest szybka komunikacja na czacie, bez potrzeby instalowania dodatkowych narzędzi.

Jednak Basecamp nie oferuje bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak wykresy Gantta czy tablice Kanban, które są dostępne w innych narzędziach.

Ceny: Cena Basecamp to 15 USD miesięcznie za użytkownika, a plan Pro Unlimited, oferujący nielimitowaną liczbę użytkowników, kosztuje $299 rocznie.

10. Miro- najlepszy do projektów opartych na tablicach

Miro to narzędzie idealne dla zespołów, które chcą pracować kreatywnie, korzystając z interaktywnych tablic. Dzięki Miro możesz tworzyć różnorodne wizualne projekty, takie jak mapy myśli, tablice Kanban, wykresy Gantta czy schematy blokowe. Miro umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, co sprawia, że jest świetnym rozwiązaniem do burzy mózgów, projektowania produktów czy planowania.

Platforma oferuje ponad 1000 szablonów, które można dostosować do potrzeb każdego zespołu. Narzędzie posiada wbudowane funkcje komunikacyjne, takie jak wideokonferencje, co pozwala na płynną współpracę bez potrzeby korzystania z dodatkowych aplikacji. Miro integruje się z wieloma popularnymi narzędziami, takimi jak Zoom, Slack, Jira, Microsoft Teams czy Google Drive.

Funkcja Miro Assist automatycznie generuje diagramy, mapy myśli czy podsumowania, co znacznie przyspiesza pracę.

Ceny: Darmowy plan jest ograniczony do 3 edytowalnych tablic, a niektóre zaawansowane funkcje są dostępne tylko w płatnych planach, które zaczynają się od $8 za użytkownika miesięcznie.