Scanye oraz SaldeoSmart to dwa najpopularniejsze rozwiązania, jeśli chodzi o narzędzie do faktur z funkcją OCR.
Które z nich lepiej wybrać? Postanowiłem przetestować oba narzędzia, a następnie je porównać.
W tym artykule dowiesz się więc który OCR jest szybszy, bardziej dokładny, a także która opcja jest bardziej opłacalna cenowo.
Scanye vs. SaldeoSmart- oferowane funkcje
Scanye i SaldeoSmart to dwa popularne narzędzia wykorzystywane w firmach i biurach rachunkowych do automatyzacji pracy z dokumentami księgowymi. Nie można zestawiać tych narzędzi 1:1, ponieważ różnią się nieco funkcjami i przeznaczeniem.
Scanye to system OCR (rozpoznawania tekstu) i platforma do automatycznego przetwarzania faktur, stworzona z myślą o biurach rachunkowych oraz firmach.
Główne funkcje Scanye to:
- Automatyczne odczytywanie danych z faktur (z plików PDF, zdjęć, skanów).
- Przesyłanie faktur bezpośrednio do programów księgowych (np. Comarch, Insert, Symfonia).
- Komunikacja między klientem a biurem rachunkowym – klient może wysyłać dokumenty do biura przez aplikację.
- Sortowanie, archiwizacja i kontrola statusu dokumentów.
Z kolei SaldeoSmart to rozbudowana platforma do zarządzania dokumentami, która oferuje nie tylko OCR, ale także:
- Elektroniczny obieg dokumentów
- Wystawianie faktur sprzedażowych
- Automatyczne odczytywanie faktur kosztowych
- Integrację z wieloma programami księgowymi
Porównajmy sobie więc Scanye oraz SaldeoSmart, jeśli chodzi o zakres funkcji:
| Cecha | Scanye | SaldeoSmart |
| OCR (odczyt faktur) | Tak | Tak |
| Obieg dokumentów | Tak | Tak |
| Wystawianie faktur | Nie | Tak |
| Komunikacja z klientem | Tak | Tak |
| Główne zastosowanie | Automatyzacja księgowości (faktury) | Kompleksowe zarządzanie dokumentami |
| Dla kogo? | Biura rachunkowe, firmy | Biura, działy księgowości, HR |
Scanye vs. SaldeoSmart- szybkość odczytu OCR
OCR to funkcja stworzona, aby zaoszczędzić nam czas. Aby czasu zostało nam jeszcze więcej, warto, aby OCR odczytywał dane tak szybko, jak to możliwe.
Jeżeli chodzi o szybkość odczytu OCR w Scanye, to jest on ekspresowy. W moich testach faktury udało się odczytywać w czasie 5-8 sekund! To najszybszy OCR, jaki kiedykolwiek testowałem.
Co więcej, dla OCR Scanye nie ma zbytnio znaczenia jakiej jakości jest plik z fakturą, oraz ile danych zawiera. Zazwyczaj czas odczytu jest bardzo zbliżony dla każdej faktury.
Warto również dodać, że nie musimy wrzucać do Scanye faktur kosztowych czy przychodowych pojedynczo. Możemy to zrobić hurtowo w dziesiątkach lub setkach, a odczyt wszystkich to nadal kilka sekund!
SaldeoSmart ma więc wysoko zawieszoną poprzeczkę.
Zauważyłem, że szybkość odczytu w SaldeoSmart rożni się w zależności od skomplikowania i jakości pliku z fakturą. Czas trwania odczytu w przypadku prostych faktur to około 30 sekund, podczas gdy te bardziej skomplikowane odczytywane są około 40 sekund.
Szczerze mówiąc spodziewałem się lepszego wyniku.
Scanye vs. SaldeoSmart- jakość odczytu OCR
Szybkość odczytu to jednak nie wszystko. Ważne, aby jakość odczytu była dobra, dzięki czemu zaoszczędzimy czas na poprawianiu danych z faktury.
W przypadku Scanye po raz kolejny byłem pozytywnie zaskoczony. W przypadku wszystkich wgranych przeze mnie faktur, wszystkie dane były odczytane poprawnie, poczynając od numeru dokumentu, a kończąc na kwotach wraz z walutą (w tym z walutami obcymi).
W innych testowanych OCR-ach zdarzały się błędy w odczytach, głównie w odczytach numeru dokumentu, co oznaczało, że należało dokonywać edycji i tracić cenny czas. Tutaj nie było to potrzebne, choć oczywiście moja próbka badawcza nie była duża i OCR Scanye nie ma 100% skuteczności.
Podoba mi się również to, że po lewej stronie w podglądzie dokumentu mamy zaznaczone na kolorowo dane, które OCR rozczytał i które znalazły się w postaci cyfrowej po prawej stronie. To duże ułatwienie.
Jeśli chodzi o SaldeoSmart, to OCR w moich testach zazwyczaj dobrze odczytywał dane, jednak zdarzało mu się robić błędy.
Przykładowo, na fakturze poniżej numer dokumentu został odczytany nieprawidłowo. SaldeoSmart twierdzi, że jest to „202407”, podczas gdy prawdziwy numer to „FA/16266/2024”.
Scanye vs. SaldeoSmart- integracje
Zarówno Scanye, jak i SaldeoSmart nie są typowymi programami księgowymi, dlatego odczytywane dane z faktur musimy wyeksportować do programów księgowych, z których korzystamy na co dzień.
Scanye i SaldeoSmart oferują bezpośrednie integracje z następującymi programami księgowymi:
- InsERT
- Comarch ERP Optima
- Sage Symfonia
- Wapro
- Reset2
- Raks SQL
- Mała Księgowość RP
- Fakt
- DGCS
- Taxpro
- Finka
- Enova
Istnieje również opcja integracji dzięki API.
Sam proces eksportowania danych jest w obu przypadkach niezwykle prosty. Zarówno Scanye, jak i SaldeoSmart oferują możliwość pobrania pliku w wybranym formacie, który umożliwia załadowanie danych w programie księgowym (np. .epp, .xml, .csv, itd.)
Poniżej mamy odczytane faktury w SaldeoSmart, które chcę wysłać do programu Comarch Optima.
A na screenshocie poniżej dane te są już załadowane w Comarch Optima.
Scanye vs. SaldeoSmart- inne funkcje
Warto wspomnieć jeszcze o innych funkcjach obu programów.
Dodatkowe funkcje Scanye:
1. Aplikacja mobilna do dodawania faktur: Zarówno my, jak i nasi klienci możemy robić zdjęcia dokumentów i wrzucać je na nasze konto Scanye.
2. Komunikaty ułatwiające pracę i minimalizujące ryzyko błędów: Mogą one informować np. o duplikatach faktur, czy o tym, że dana faktura została wystawiona ponad 3 miesiące temu.
3. Komunikacja z klientami oraz współpracownikami Po dodaniu klientów twojego biura rachunkowego lub współpracowników w twojej firmie, możesz dodawać do dokumentów komentarze i uwagi.
4. Szyfrowane archiwum dokumentów Scanye może służyć jako pełnoprawne miejsce do przechowywania dokumentów w jednym miejscu. Dokumenty są gotowe dla ciebie i twoich klientów w przeciągu kilku sekund.
5. Monitorowanie stanu pracy: Zakładka „biurko” umożliwia lepsze zarządzanie i monitorowanie pracą. Możemy w niej oznaczać klientów z kompletem dokumentów, przypisywać pracowników do klientów, czy monitorować pracę zespołu.
Dodatkowe funkcje SaldeoSmart:
1. Wystawianie faktur: W SaldeoSmart możemy wystawiać faktury i traktować ten program jako pełnoprawny program do fakturowania.
2. Archiwum dokumentów online: SaldeoSmart może służyć również jako pełnoprawne archiwum dokumentów online. Wszystkie dokumenty przychodowe i kosztowe są przechowywane w bezpieczny sposób w chmurze. Dzięki temu możesz mieć do nich szybki dostęp z każdego miejsca po zalogowaniu się do konta SaldeoSmart.
3. Odbieranie faktur z maila i e-faktury: SaldeoSMART umożliwia także automatyczne pobieranie faktur z e-maila oraz z systemów typu KSeF, a także obsługuje faktury elektroniczne w formacie PDF, XML i ustrukturyzowanym.
4. Komunikacja biuro rachunkowe– klient: Istnieje możliwość zostawienia wiadomości pod fakturą, co eliminuje potrzebę wysyłania e-maili i pozwala pracować szybciej.
5. Analizy i raporty: Wystawiane faktury przychodowe i dodawane faktury kosztowe są ujmowane w systemie i na ich podstawie, mamy dostęp do analiz, raportów i podsumowań.
Scanye vs. SaldeoSmart- cennik
Zarówno Scanye, jak i SaldeoSmart oferują różne cenniki dla biur rachunkowych oraz firm.
Cennik Scanye dla firm:
Scanye oferuje 7-dniowy, darmowy okres próbny. W tym czasie możemy korzystać ze wszystkich funkcji Scanye, a także mamy możliwość przeskanowania przez OCR aż 5000 faktur.
Po upływie okresu próbnego, dalsze korzystanie ze Scanye to koszt:
Cena podstawowa: 2988 zł netto/rok
Liczba skanów faktur w cenie: 1400
Po przekroczeniu 1400 skanów OCR, możemy dokupić dodatkowe skany w następujących cenach:
| Liczba skanów faktur | Cena/1 skan | Cena łączna |
| 2400 | 0,6 zł | 1440 zł |
| 6000 | 0,32 zł | 1920 zł |
| 12000 | 0,26 zł | 3120 zł |
| 24000 | 0,25 zł | 6000 zł |
| 36000 | 0,22 zł | 7920 zł |
| 60000 | 0,2 zł | 12000 zł |
Możemy również płacić cenę pakietu co miesiąc. Będzie to koszt 249 zł netto/miesiąc.
Cennik SaldeoSmart dla firm:
SaldeoSmart wykorzystuje nieco inną strategię. Mamy tu darmowy plan bez limitów czasowych. W niektórych mikroprzedsiębiorstwach może być użyteczny, choć jest mocno ograniczony. W większości przypadków będziemy musieli korzystać z dwóch najdroższych planów.
W planach mamy już kredyty, czyli inaczej punkty, gdzie każde skanowanie OCR zużywa 1 kredyt. Jeśli przekroczymy limit, możemy dokupić kredyty, gdzie cena jednego kształtuję się w okolicach 0,38 zł i nie mamy zniżek na zakup większej liczby kredytów.
Cennik Scanye dla biur rachunkowych:
Po 7-dniowym okresie testowym, za korzystanie ze Scanye zapłacimy tyle:
Cena podstawowa: 6708zł netto/rok do 20 klientów + 8 zł za każdego klienta po przekroczeniu 20 klientów
Liczba skanów faktur w cenie: 1400
Po przekroczeniu 1400 skanów OCR, możemy dokupić dodatkowe skany w następujących cenach:
| Liczba skanów faktur | Cena/1 skan | Cena łączna |
| 2400 | 0,6 zł | 1440 zł |
| 6000 | 0,32 zł | 1920 zł |
| 12000 | 0,26 zł | 3120 zł |
| 24000 | 0,25 zł | 6000 zł |
| 36000 | 0,22 zł | 7920 zł |
| 60000 | 0,2 zł | 12000 zł |
Warto dodać, że cenę podstawową możemy płacić też co miesiąc, niekoniecznie z góry za rok. Wówczas będzie to koszt 559 zł netto/mies.
Cennik SaldeoSmart dla biur rachunkowych:
W pakietach mamy 10 klientów. Każdy kolejny to koszt 6 zł/mies. Jeśli chodzi o kredyty, są to punkty, które są zużywane na odczyty OCR, pobieranie faktur z KSeF, pobieranie transakcji z banku i inne. Jeśli przekroczysz 500 kredytów, które jest w pakiecie, za kolejne dopłacasz niecałe 0,4 zł/szt.
Scanye vs. SaldeoSmart- plusy i minusy
Scanye- plusy:
- Bardzo szybki i dokładny OCR
- Aplikacja mobilna do skanowania faktur
- Dodatkowe komunikaty ułatwiające pracę
- Funkcje komunikacji
Scanye-minusy:
- Duży koszt pakietu rocznego
SaldeoSmart-plusy:
- Darmowy plan dla firm
- Program do fakturowania w cenie
- Komunikacja z klientem lub pracownikami firmy
- Analizy i raporty
SaldeoSmart-minusy:
- OCR mógłby być szybszy i dokładniejszy
Które narzędzie lepiej wybrać?
Jeśli Twoim priorytetem jest szybkość i precyzja odczytu faktur, to Scanye zdecydowanie wygrywa. To najszybszy OCR który testowałem. Radzi sobie z dużą liczbą dokumentów w ciągu kilku sekund, niezależnie od ich jakości.
Scanye będzie najlepszym wyborem dla:
- Biur rachunkowych i firm, które chcą szybko przetwarzać dużą ilość faktur
- Użytkowników, którzy szukają błyskawicznego odczytu i bezproblemowej integracji z programami księgowymi
- Osób ceniących prostą komunikację między klientem a księgowością
Z kolei SaldeoSmart to bardziej rozbudowane narzędzie do zarządzania dokumentami, które – poza OCR – oferuje m.in. wystawianie faktur i elektroniczny obieg dokumentów. Będzie więc lepszym wyborem dla firm, które:
- Potrzebują kompleksowej platformy do pracy z dokumentami, nie tylko fakturami
- Chcą mieć wszystko w jednym miejscu – od wystawiania po archiwizację
Wybór zależy od Twoich potrzeb – jeśli chcesz szybciej obrabiać faktury, wybierz Scanye. Jeśli chcesz mieć narzędzie „do wszystkiego”, SaldeoSmart będzie lepszym rozwiązaniem.