Data dodania: 28 kwietnia 2025
Jeżeli jesteś właścicielem biura księgowe lub firmy z działem księgowości, doskonale wiesz, że skanowanie faktur i ręczne przepisywanie danych to zadanie, które zabiera sporo czasu.
Na szczęście żyjemy w 2025 roku i dzięki nowoczesnym technologiom OCR możesz błyskawicznie odczytywać, analizować i archiwizować dokumenty bez żmudnej pracy.
Na rynku istnieje kilka świetnych rozwiązań, ale które z nich warto wybrać?
Oto 5 najlepszych systemów OCR do faktur, które zaoszczędzą Twój czas, pieniądze i nerwy.
1. wFirma
wFirma to program księgowy przeznaczony zarówno dla biur rachunkowych, jak i firm, które korzystają z pełnej lub uproszczonej księgowości. W obu przypadkach możemy liczyć na OCR bez limitu, który jest w pakiecie i nie trzeba za niego dodatkowo dopłacać.
Oprogramowanie OCR od wFirma odczytuje i automatycznie księguje faktury zakupu wystawione w języku polskim w formacie PDF, PNG lub JPG. OCR nie dotyczy jednak faktur zagranicznych (obcojęzycznych oraz walutowych), faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych.
W wFirma możemy ustawić to, że wgrywane faktury będą automatycznie rozliczanie jako zapłacone. Odczytywanie faktur odbywa się w tle, dzięki czemu możemy zająć się innymi sprawami, gdy system pracuje.
Możliwe jest pojedyncze, jak i masowe dodawanie plików z fakturami kosztowymi. Możemy również automatycznie dodawać faktury kosztowe do wFirma poprzez integrację z Dropbox. Jeśli chcemy robić zdjęcia faktur kosztowych, warto wyposażyć się w aplikację Camscanner lub Microsoft Office Lens.
wFirma nie oferuje bezpośrednich integracji z systemami księgowymi i nie wyślemy odczytanych faktur kosztowych do innego programu, np. Optima. Możemy jednak pobrać plik w formacie CSV.
Cennik:
OCR mamy za darmo i bez limitu skanów, gdy wybierzemy jeden z trzech pakietów:
- Księgowość: 49 zł netto/mies.
- Pełna księgowość: 99 zł netto/mies.
- Program dla biur rachunkowych: 18 zł netto/mies./klient
Możemy przetestować wFirma w każdym pakiecie przez 30 dni za darmo.
2. Fakturownia
Fakturownia to popularny program do fakturowania i księgowości. OCR w Fakturowni sczytuje dokumenty w języku polskim, rozpoznając treść na podstawie kontekstu. Dzięki temu sprawnie interpretuje różne rodzaje informacji zawartych na fakturze.
OCR przetwarza pliki graficzne w formatach PDF, JPG, PNG, GIF oraz TIFF o maksymalnej wadze 50 MB.
Po wprowadzeniu skanu lub pliku z fakturą do systemu, OCR pobiera z niego takie dane jak:
- numer faktury i dane kontrahentów
- daty wystawienia i sprzedaży
- sposób zapłaty
- tabele z produktami lub usługami i ich cenami
Przesył informacji w ramach funkcji OCR jest zabezpieczony certyfikatem SSL, który zapewnia poufność oraz bezpieczeństwo transmisji danych. Dodatkowo możemy liczyć na codzienną kopię zapasową naszych danych.
Podczas testowania OCR od Fakturownia działał szybko i poprawnie odczytywał dane.
Fakturownia oferuje aplikację mobilną, jednak z jej poziomu nie wczytamy wydatku przez OCR. Można to zrobić jedynie z poziomu przeglądarki internetowej na urządzeniu mobilnym, wgrywając wcześniej zrobione zdjęcie.
Nie mamy możliwości wgrania hurtowo faktur kosztowych, a jedynie pojedyncze dokumenty.
Odczytane dokumenty możemy pobrać w XML, ale i wyeksportować do programów księgowych, takich jak m.in.
- Comarch ERP Optima
- Raks
- Insert,
- Symfornia,
- Wapro Kaper
Cennik:
OCR mamy w pakiecie w następujących planach:
- Plan Start: 9,99 zł netto/mies.- 3 skany/mies.
- Pakiet Standard: 22,77 zł netto/mies.- 5 skanów/mies.
- Pakiet Pro: 39,99 zł netto/mies.- 10 skanów/mies.
- Pakiet Pro Plus: 66,77 zł netto/mies.- 10 skanów/mies.
Jeśli masz większe potrzeby, możesz dokupić większą liczbę skanów OCR:
- 250 stron: 100 zł netto (0,4 zł/skan)
- 500 stron: 150 zł netto (0,3 zł/skan)
- 2500 stron: 550 zł netto (0,22 zł/skan)
- 5000 stron: 850 zł netto (0,17 zł/skan)
Jeśli chcesz, możesz testować dowolny plan Fakturownia za darmo przez 30 dni.
3. Konekto Smart
Konekto Smart to program przeznaczony dla biur rachunkowych oraz klientów biur rachunkowych. Pozwala na automatyzację obsługi faktur i dokumentów księgowych przy użyciu OCR i sztucznej inteligencji.
Jak to działa? Twój klient, któremu założysz konto w Konekto Smart dodaje z poziomu specjalnej aplikacji mobilnej zdjęcia swoich faktur kosztowych i wysyła je Tobie do systemu. Ty za pomocą OCR możesz odczytać te dane, sprawdzić ich poprawność, oraz zaakceptować wynik.
Po zaakceptowaniu wyniku, możesz pobrać dokument w formacie JPK_VAT, JPK_FA lub dedykowanym dla danego programu księgowego. Dzięki temu możesz zaimportować faktury do swojego wybranego programu księgowego.
Cennik:
6 zł netto/klient/mies.: skanowanie OCR za darmo bez limitów
4. Scanye
Na stronie Scanye możemy przeczytać, że jest to „najlepszy OCR w Polsce”. Z pewnością program cieszy się dużą popularnością. Ponad 2400 biur rachunkowych i 11.300 firm korzysta z tego rozwiązania.
Jeśli jesteś biurem rachunkowym, twoi klienci otrzymają dostęp do aplikacji mobilnej, która umożliwi im robienie zdjęć ich faktur i wysyłkę do ciebie. Aplikacja przypomni im o wysyłce, jeśli termin będzie bliski upłynięcia, dzięki temu nie musisz kontaktować się z klientami w tej sprawie.
Twoi Klienci zyskują również komunikator oraz możliwość komentowania faktur, które wysyłają do twojego biura rachunkowego. Dzięki temu zamiast przerywać Ci pracę w “błahych sprawach” wystarczy, że napiszą wiadomość.
Ty z kolei faktury w prosty i szybki sposób odczytasz i wyślesz do dowolnego programu księgowego.
Jeśli będziesz mieć jakikolwiek problem z obsługą programu, możesz liczyć na stałe wsparcie od Scanye. Wdrożenie również jest bardzo proste.
Jeśli nie jesteś biurem rachunkowym, a firmą z działem księgowym, Scanye również działa w podobny sposób, oferując szybkie księgowanie OCR, bezpieczne archiwum online, wystawianie faktur sprzedażowych, czy odbieranie i wysyłanie faktur w KSeF.
Cennik:
Dla biur rachunkowych: OCR w pakiecie od 559 zł netto za 20 klientów +8 zł za każdego kolejnego klienta.
Dla firm:
249 zł netto/mies. za pakiet + dopłata za OCR:
200 stron: 126 zł netto/0,63 zł/strona
500 stron: 165 zł netto/0,33 zł/strona
1000 stron: 270 zł netto/0,27 zł/strona
2000 stron: 520 zł/0,26 zł/strona
3000 stron: 690 zł/0,23 zł/strona
5000 stron: 1050 zł/0,21 zł/strona
5. Comarch OCR&KSeF
Jeżeli korzystasz z systemu Comarch ERP to dzięki usłudze Comarch OCR&KSeF nie tylko wprowadzisz dokumenty ze zdjęć i skanów, ale również wymienisz dane z Krajowym Portalem e-Faktur. Comarch OCR rozpoznaje dane z faktur z 91% skutecznością.
Usługa Comarch OCR&KSeF rozczytuje szereg danych z dokumentów m.in.: NIP, kwoty i stawki VAT, ceny netto i brutto, waluty, pozycje z faktury (nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, ilość). Na podstawie tych informacji możliwe jest wprowadzanie faktur do rejestru VAT czy na listę dokumentów handlowych, ale także paragonów, zamówień i dokumentów PZ.
Do korzystania z OCR potrzebny ci będzie skaner lub smartfon oraz połączenie z internetem.
Z Comarch OCR&KSeF możesz również korzystać, gdy jesteś klientem innego oprogramowania księgowego, niż Comrach dzięki API.
Cennik:
Cennik różni się w zależności od tego, czy integrujesz program z systemem Comarch, czy inną aplikacją.
| Liczba stron | Cena, jeśli integrujesz z Comarch | Cena, jeśli integrujesz z inną aplikacją |
| 250 | 130 zł | 165 zł |
| 500 | 195 zł | 245 zł |
| 1000 | 390 zł | 485 zł |
| 2500 | 710 zł | 890 zł |
| 5000 | 1095 zł | 1370 zł |
| 10000 | 2125 zł | 2655 zł |
Jak działa system OCR?
System OCR (Optical Character Recognition) przekształca zeskanowane dokumenty, takie jak na przykład faktury kosztowe w cyfrowy, edytowalny tekst.
Działa to w kilku krokach:
- Skanowanie dokumentu: Wprowadzasz do systemu plik graficzny lub PDF ze zdjęciem lub skanem faktury.
- Rozpoznawanie znaków i układu: Algorytm OCR analizuje obraz piksel po pikselu, identyfikując litery, cyfry, znaki specjalne i układ dokumentu.
- Konwertowanie na tekst: Rozpoznane znaki są zamieniane na edytowalny tekst, który można przeszukiwać, kopiować lub eksportować do innych systemów.
- Inteligentne rozpoznawanie pól: W nowoczesnych systemach OCR technologia potrafi „zrozumieć”, że np. NIP, kwota VAT, data sprzedaży to konkretne dane do wyciągnięcia.
Wady i zalety OCR
Zalety:
- Oszczędność czasu: Automatyczne odczytywanie danych eliminuje potrzebę ręcznego przepisywanie dokumentów.
- Mniejsze ryzyko błędów ludzkich: Systemy OCR są precyzyjne pod warunkiem dobrej jakości dokumentu.
- Szybka digitalizacja dokumentów: Faktury papierowe zamieniają się w cyfrowe bazy danych w kilka sekund.
- Łatwiejsze archiwizowanie i wyszukiwanie: Cyfrowe dokumenty łatwo przeszukiwać i kategoryzować.
- Integracja z programami księgowymi: Dane z OCR można eksportować do ERP, systemów finansowo-księgowych itp.
Wady:
- Błędy przy słabej jakości skanów: Rozmazane, niewyraźne, ręcznie pisane lub uszkodzone dokumenty mogą być źle odczytane.
- Ograniczenia przy nietypowych dokumentach: Dokumenty o bardzo nietypowym układzie lub zawierające skomplikowane tabele mogą sprawiać problemy.
- Konieczność ręcznej weryfikacji: Nawet najlepszy OCR czasem wymaga, żeby człowiek sprawdził dane przed zatwierdzeniem.
- Dodatkowe koszty: Oprogramowanie OCR do faktur może być często dodatkowym kosztem dla firmy lub biura księgowego.