Data utworzenia: 8 kwietnia 2025
Chcesz napisać biznesplan dla twojej kawiarni, ale nie wiesz, jak się za to zabrać?
Bez obaw! W tym artykule pokażę ci jak krok po kroku napisać biznesplan, a na końcu umieszczę również plik w formacie WORD z przykładowym biznesplanem dla kawiarni do edycji.
Dlaczego potrzebujesz biznesplanu dla kawiarni?
Napisanie biznesplanu jest istotne z kilku względów:
1. Pozyskanie finansowania (dotacja, kredyt, inwestor)
Jeśli chcesz ubiegać się o dotację z Urzędu Pracy, fundusze UE lub wziąć kredyt na start, dobrze przygotowany biznesplan jest absolutnie niezbędny. To dokument dla urzędników, który pokazuje, że masz plan, wiesz co robisz i jak chcesz zarabiać.
2. Lepsze zrozumienie swojego biznesu
Spisując wszystko na papierze, zmuszasz się do przemyślenia detali: jakich klientów chcesz, co ich przyciągnie, ile realnie możesz zarobić. Pozwala to uniknąć kosztownych błędów na etapie startu.
3. Organizacja i planowanie
Biznesplan to mapa działania krok po kroku. Pomaga zaplanować koszty, działania marketingowe, zatrudnienie, wyposażenie, ceny usług itd. Dzięki temu wiesz, od czego zacząć, co zrobić w pierwszym miesiącu, a co w szóstym.
4. Określenie celów i strategii rozwoju
Spisując cele (np. ilu klientów chcesz zdobyć, ile chcesz zarabiać), łatwiej będzie Ci mierzyć postępy. Możesz regularnie wracać do biznesplanu i sprawdzać, co działa, a co wymaga korekty.
Jak krok po kroku napisać biznesplan dla kawiarni?
Oto, co powinieneś zawrzeć w swoim biznesplanie.
1. Strona tytułowa
Aby biznesplan wyglądał profesjonalnie, należy stworzyć stronę tytułową. Pomyśl o niej jak o okładce książki. Strona tytułowa powinna być prosta i informować o zawartości dokumentu.
W stronie tytułowej najlepiej zawrzeć:
- Tytuł: np. Biznesplan Kawiarnia „Caffe Moments”
- Imię i nazwisko osoby sporządzającej
- Datę sporządzenia
- Miejscowość
Może wyglądać ona tak jak poniżej.
2. Streszczenie biznesplanu (Executive Summary)
Następnie powinno się zawszeć streszczenie biznesplanu. To podsumowanie całego dokumentu, choć najlepiej napisać je dopiero po stworzeniu całego biznesplanu i umieścić na początku.
Streszczenie powinno zawierać dane, takie jak:
- Nazwę kawiarni
- Lokalizację
- Ofertę usług
- Twoją wizję i misję
- Krótkie informacje o Tobie jako właścicielu
- Cel biznesplanu (np. pozyskanie inwestora, kredytu, rozpoczęcie działalności)
Przykładowe streszczenie biznesplanu może brzmieć w ten sposób:
„Caffe Moments to nowoczesna kawiarnia powstająca w sercu Krakowa, która ma ambicję stać się ulubionym miejscem spotkań lokalnej społeczności. Chcemy łączyć wysoką jakość, kameralną atmosferę i wyjątkowy smak – tak, aby każdy gość czuł się u nas swobodnie i chętnie wracał, niezależnie czy wpada po poranną kawę, czy zostaje na popołudniową przerwę z książką lub laptopem.
Nasza oferta będzie oparta na kawach specialty pochodzących z różnych regionów świata – zarówno klasyczne espresso, latte, flat white, jak i kawy alternatywne (drip, chemex). Uzupełnieniem będą herbaty liściaste, lemoniady, świeże soki oraz śniadania i desery: owsianki, bajgle, ciasta (także wegańskie i bezglutenowe), wszystko również na wynos.
Lokal powstanie przy ul. Długiej – w sąsiedztwie biur, uczelni i atrakcji turystycznych. Lokalizacja zapewni duży przepływ potencjalnych klientów – zarówno mieszkańców, jak i turystów.
Naszą grupą docelową będą: pracownicy i freelancerzy szukający miejsca do pracy, mieszkańcy okolicy, studenci, turyści oraz rodziny z dziećmi. Chcemy wyróżnić się na tle sieciowych i lokalnych kawiarni jakością produktów, stylem wnętrza i indywidualnym podejściem do klienta.
Marketingowo postawimy na media społecznościowe (Instagram, Facebook), publikując zdjęcia i aktualności z życia kawiarni. Planujemy także współpracę z influencerami, lokalne eventy, warsztaty i degustacje, aby zbudować trwałe relacje z klientami.
Zespół tworzyć będą doświadczeni bariści i cukiernicy. Stawiamy na przyjazną obsługę, dbałość o detale i program lojalnościowy, który nagrodzi stałych klientów.
W pierwszym roku planujemy osiągnąć stabilność finansową i silną pozycję na rynku lokalnym. W dłuższej perspektywie chcemy otworzyć kolejne lokalizacje pod marką Caffe Moments.
Całkowity koszt inwestycji to 350 000 zł – z czego 150 000 zł to wkład własny, a pozostałe środki (po 100 000 zł) chcemy pozyskać dzięki inwestorowi i pożyczce bankowej. Środki te pozwolą nam na remont, zakup sprzętu, pierwsze dostawy oraz rozpoczęcie działań marketingowych.”
3. Opis usługi
Na przykład:
Co oferujemy?
- Kawa: espresso, latte, flat white, cappuccino, cold brew, kawa alternatywna (drip, chemex)
- Herbata i napary ziołowe
- Wypieki własne: ciasta, tarty, babeczki (w tym bez cukru, wegańskie, bezglutenowe)
- Śniadania i lunche: bajgle, owsianki, kanapki, tosty, granole
- Napojenie na wynos, zamówienia przez aplikację
- Sklepik z produktami lokalnymi: słoiczki z granolą, syropy, kawa mielona, zestawy prezentowe
Dodatki:
- Darmowe Wi-Fi
- Gniazdka przy każdym stoliku
- Strefa coworkingowa i ciche miejsce do pracy
- Możliwość rezerwacji sali na spotkania i warsztat
4. Analiza rynku i otoczenia
Rozpoczynając działalność w tak konkurencyjnej branży jak gastronomia, dokładna analiza rynku i otoczenia jest absolutnie niezbędna. Dzięki niej możemy zrozumieć nie tylko, kim są nasi potencjalni klienci, ale także czego od nas oczekują i jakie są ich codzienne nawyki. Pozwala nam to lepiej dopasować ofertę – zarówno w zakresie produktów, cen, jak i stylu komunikacji.
Analizując konkurencję, jesteśmy w stanie odkryć nisze rynkowe – czyli te elementy, których brakuje w istniejących lokalach. To właśnie dzięki temu nasza kawiarnia może wyróżnić się na tle innych kawiarni: oferując kawę specialty w miejscu idealnym zarówno do pracy, jak i spotkań towarzyskich, w otoczeniu estetycznym i przyjaznym.
Przykład analizy rynku i otoczenia:
Grupa docelowa Caffe Moments:
1. Freelancerzy i pracownicy zdalni (25–40 lat)
To jedna z naszych kluczowych grup klientów. Poszukują oni miejsc z wygodnym dostępem do Wi-Fi, gniazdek oraz spokojnej atmosfery sprzyjającej pracy przy laptopie. Wybierają kawiarnie, które łączą komfort z dobrą kawą i zdrową ofertą śniadaniową. Regularnie wracają w te same miejsca i często rekomendują je dalej.
2. Miłośnicy kawy specialty (20–50 lat)
Osoby świadomie wybierające jakość, znające różnicę między kawą komercyjną a rzemieślniczą. Często interesują się metodami alternatywnymi (drip, chemex, aeropress) i cenią wiedzę baristów. To lojalni klienci, którzy budują relacje z lokalem.
3. Młode mamy z dziećmi (9:00–13:00)
W ciągu dnia szukają miejsc przyjaznych dzieciom, gdzie mogą napić się dobrej kawy, zjeść śniadanie i odpocząć. Caffe Moments oferować będzie spokojne poranki, odpowiedni wystrój i opcję przyjaznych dzieciom przekąsek.
4. Studenci i młodzież (18–25 lat)
Grupa cenna zwłaszcza w godzinach popołudniowych. Szukają miejsc niedrogich, z modnym klimatem, estetycznym wnętrzem i dobrą ofertą napojów. Instagramowy wygląd lokalu oraz przyjazna atmosfera zachęcają ich do odwiedzin i dzielenia się zdjęciami.
5. Klienci premium (30–55 lat)
Osoby o wyższych dochodach, zwracające uwagę na estetykę, design, jakość obsługi i wyjątkowość miejsca. Często są to profesjonaliści z biur, managerowie, architekci, osoby z branży kreatywnej. Chętnie odwiedzają kawiarnie w celach spotkań biznesowych lub towarzyskich.
Analiza konkurencji
| Kawiarnia | Mocne strony | Słabe strony |
|---|---|---|
| Starbucks | Silna marka globalna, szeroka dostępność | Kawa przemysłowa, mało indywidualny klimat |
| Costa Coffee | Szybka obsługa, dostępność miejsc | Powtarzalny, korporacyjny design, ograniczony wybór jedzenia |
| Lokalna Kawiarnia X | Smaczna kawa, estetyczne wnętrze | Brak przestrzeni do pracy, mała liczba miejsc siedzących |
| Green Caffè Nero | Dobry balans między jakością a dostępnością | Niewielkie zróżnicowanie oferty kaw specjalnych |
| Nowe koncepty (np. Vegan Resto Cafe) | Kuchnia wegańska, alternatywne napoje | Brak standardowej kawy, mało uniwersalne menu |
Wniosek: Rynek kawiarni w Krakowie jest mocno rozwinięty, ale niewiele lokali łączy:
- kawę specialty,
- wygodne miejsce do pracy,
- domową atmosferę,
- nowoczesny design,
- rozszerzoną ofertę roślinną i zdrową.
Caffe Moments idealnie wpisuje się w tę niszę, łącząc jakość z funkcjonalnością i świadomie dobraną estetyką.
Analiza SWOT
| Siły (Strengths) | Słabości (Weaknesses) |
|---|---|
| – Kawa najwyższej jakości (specialty) | – Brak rozpoznawalności na początku działalności |
| – Estetyczny, nowoczesny wystrój lokalu | – Wysokie koszty początkowe inwestycji |
| – Dobrze przemyślana lokalizacja w centrum miasta | – Ograniczona liczba miejsc – ryzyko przepełnienia |
| – Przyjazna przestrzeń dla rodzin i freelancerów | – Potrzeba regularnej obecności w social mediach |
| – Wegańskie, zdrowe śniadania i desery |
| Szanse (Opportunities) | Zagrożenia (Threats) |
|---|---|
| – Wzrost popularności kawiarni typu „slow coffee” | – Konkurencja ze strony dużych sieci i nowych lokali |
| – Rosnące zainteresowanie kawą alternatywną i produktami roślinnymi | – Wahania cen produktów (kawa, mleko, energia) |
| – Możliwość rozszerzenia działalności (kolejne lokalizacje) | – Zmiany przepisów dot. gastronomii (np. lockdowny) |
| – Organizacja wydarzeń lokalnych i warsztatów | – Sezonowość – mniejsze obroty w miesiącach wakacyjnych |
5. Strategia marketingowa i promocja
Strategia marketingowa to przemyślany, długofalowy plan działań, który ma na celu dotarcie do klientów, przekonanie ich do oferty oraz zbudowanie trwałej relacji z marką. W przypadku kawiarni strategia marketingowa to nie tylko reklama – to cała filozofia działania obejmująca:
- identyfikację grupy docelowej (np. pracownicy biurowi, studenci, turyści),
- kreowanie wizerunku lokalu (np. przytulna, stylowa, miejska kawiarnia),
- wybór odpowiednich kanałów komunikacji (social media, wydarzenia, ulotki),
- budowanie lojalności klientów (programy lojalnościowe, eventy, newsletter).
Strategia ta powinna być spójna z misją firmy, jej wartościami i charakterem. W naszym przypadku Caffe Moments ma być miejscem, do którego ludzie wracają nie tylko po kawę, ale i po atmosferę, relaks i inspirację.
Przykład:
Kanały promocji:
1. Social media – Instagram, Facebook, TikTok
To nasze główne narzędzia komunikacji. Planujemy budować markę poprzez:
- Instagram – nacisk na estetyczne zdjęcia kawy, wnętrza, codzienności baristów, nowości w menu. Posty 3–4 razy w tygodniu + relacje codziennie. Używanie lokalnych hashtagów (#krakowcoffee, #cafemoments) i geolokalizacji.
- Facebook – publikacja wydarzeń, promocji, współpracy lokalnej. Komunikacja z lokalną społecznością i potencjalnymi partnerami (np. organizatorzy wydarzeń).
- TikTok – krótkie filmiki „behind the scenes”, lifehacks baristyczne, trendy w kawie, day-in-the-life z naszej kawiarni. Format atrakcyjny dla młodszej grupy odbiorców (18–30 lat).
2. Strona internetowa z blogiem i sklepikiem online
Nowoczesna, responsywna strona www z funkcjonalnościami:
- Menu online (z opcją zamówienia na wynos),
- Blog – z ciekawostkami o kawie, przepisami, poradami dotyczącymi metod parzenia,
- Sklepik internetowy – z naszymi mieszankami kaw, kubkami, bonami podarunkowymi,
- Rezerwacje stolików na warsztaty i wydarzenia specjalne.
3. Google Moja Firma + Google Maps
Uzupełnienie i optymalizacja profilu, zachęcanie gości do zostawiania opinii.
→ Celem jest szybkie zwiększenie widoczności w lokalnych wynikach wyszukiwania i budowanie wiarygodności.
4. Wydarzenia i akcje specjalne w kawiarni
Budujemy relacje z klientami poprzez organizację:
- Warsztatów baristycznych (podstawy parzenia kawy, latte art),
- Wieczorów filmowych i tematycznych (np. „czwartki z francuską kawą”),
- Spotkań book clubu i sesji co-workingowych,
- Eventów okolicznościowych – np. „Dzień Kawy”, „Walentynki z Chemexem” itp.
5. Współpraca z influencerami i lokalnymi blogerami kulinarnymi
Planujemy rozpocząć współprace barterowe (np. za darmową degustację lub bon upominkowy), głównie z mikroinfluencerami (1k–10k obserwujących), których odbiorcy mieszkają lub pracują w Krakowie. Taka współpraca zwiększy zasięgi organiczne w sposób autentyczny.
6. Program lojalnościowy i aplikacja
- Tradycyjna karta z pieczątkami – każda kawa = 1 pieczątka, 10. kawa gratis.
- Rozbudowa programu lojalnościowego w aplikacji (planowana w 2. etapie) – zbieranie punktów, wymiana na zniżki lub gadżety, dostęp do ekskluzywnych promocji.
Budżet marketingowy
Etap I – otwarcie i pierwszy miesiąc (około 5000 zł):
| Wydatek | Szacunkowa kwota | Opis |
|---|---|---|
| Profesjonalna sesja zdjęciowa | 800 zł | Zdjęcia wnętrza, menu, kawy, portrety zespołu (do social media/strony) |
| Projekt logo i identyfikacji wizualnej | 700 zł | Logo, typografia, kolory, menu i szablony postów |
| Kampania sponsorowana (Meta Ads) | 1500 zł | Reklama otwarcia, zasięg lokalny (Facebook/Instagram) |
| Ulotki, plakaty i naklejki | 500 zł | Materiały drukowane – rozdawane w biurowcach, akademikach, lokalnych sklepach |
| Influencerzy – degustacja | 500 zł | Produkty w barterze + ewentualne drobne wynagrodzenie |
| Materiały video (TikTok, Reels) | 1000 zł | Krótkie filmy pokazujące atmosferę i ludzi – do regularnego użytku |
Etap II – działania stałe (od 2. miesiąca):
- Budżet miesięczny: 1000–1500 zł, który obejmuje:
- Kampanie reklamowe Meta (Facebook/Instagram Ads) – 300–500 zł/mc,
- Płatna promocja wydarzeń na Facebooku – 100–200 zł/mc,
- Grafiki promocyjne, mini video – 200–300 zł/mc,
- Druk materiałów (plakaty, ulotki do kawy) – 100–200 zł/mc,
- Nagrody i bonusy w programie lojalnościowym – 100–200 zł/mc.
Dzięki tej strategii promocyjnej planujemy:
- dotrzeć do minimum 10 000 potencjalnych klientów w pierwszych 2 miesiącach,
- zbudować aktywną społeczność w social mediach (1000+ obserwujących),
- pozyskać minimum 300 lojalnych klientów w ciągu pierwszych 3 miesięcy.
6. Plan operacyjny
Plan operacyjny to szczegółowy dokument opisujący codzienne działania, które będą realizowane w ramach prowadzenia firmy. Jego głównym celem jest zapewnienie płynnego funkcjonowania biznesu poprzez precyzyjne określenie:
- Procesów i działań operacyjnych, które będą realizowane w firmie,
- Podziału obowiązków w zespole,
- Zarządzania zasobami, zarówno ludzkimi, jak i materialnymi,
- Harmonogramu działań – co i kiedy będzie robione.
Lokal:
- 60 m² – 12 stolików (32 miejsca siedzące), bar, zaplecze kuchenne, toaleta
- Ogródek sezonowy z 3 stolikami
- Lokal z witryną – duże okna, dostępność światła
Godziny otwarcia:
- Pon–Pt: 8:00–19:00
- Sob–Niedz: 9:00–18:00
- Otwarcie 6 dni w tygodniu, poniedziałek – dzień techniczny lub eventowy
Zatrudnienie:
| Stanowisko | Ilość osób | Wynagrodzenie brutto |
|---|---|---|
| Barista | 2 osoby | 4500 zł |
| Pomoc kuchenna / cukiernik | 1 osoba | 4000 zł |
| Właściciel (praca + zarządzanie) | 1 osoba | n/d – wynagrodzenie z zysku |
Partnerzy i dostawcy:
- Palarnia kawy – współpraca z lokalną firmą (np. CoffeeLab, Czarna Fala)
- Piekarnia rzemieślnicza (na wybrane wypieki)
- Ekologiczni dostawcy mleka roślinnego i produktów BIO
- Lokalny rzemieślnik (meble z recyklingu)
7. Struktura finansowa
Struktura finansowa to sposób, w jaki przedsiębiorstwo finansuje swoją działalność, czyli jakie źródła kapitału wykorzystuje, aby pokryć koszty operacyjne, inwestycje oraz inne potrzeby finansowe. Obejmuje to zarówno kapitał własny, jak i kapitał obcy.
Koszty początkowe (inwestycyjne):
| Pozycja | Koszt (PLN) |
|---|---|
| Wynajem i kaucja (3 miesiące) | 15 000 |
| Remont, wystrój i meble | 30 000 |
| Ekspres do kawy (2 grupy) | 20 000 |
| Młynki, lodówki, sprzęt kuchenny | 15 000 |
| Zapas produktów na start | 10 000 |
| Marketing i strona internetowa | 5 000 |
| Kasa fiskalna, POS, terminal | 2 500 |
| Rezerwa na 3 miesiące działalności | 30 000 |
| Łącznie inwestycja: | 127 500 zł |
Miesięczne koszty stałe:
| Pozycja | Kwota (PLN) |
|---|---|
| Czynsz | 5 000 |
| Wynagrodzenia | 11 000 |
| Zakup towaru | 6 000 |
| Media i opłaty | 2 000 |
| Marketing | 1 200 |
| Inne koszty (ZUS, księgowość) | 2 500 |
| Razem: | 27 700 zł |
Przychody:
- Średnia dzienna liczba klientów: 80
- Średni rachunek: 15 zł
- Miesięczne przychody: 80 x 15 zł x 30 dni = 36 000 zł
Rentowność:
- Potencjalny miesięczny zysk brutto: 36 000 zł – 27 700 zł = 8 300 zł
- Zwrot z inwestycji: 127 500 zł / 8 300 zł = ~15,3 miesiąca
8. Harmonogram wdrożenia
Harmonogram wdrożenia, to plan działania, który określa, jak i kiedy będą realizowane poszczególne etapy otwarcia kawiarni. W kontekście biznesowym jest to kluczowy dokument, który precyzuje kolejność działań, przypisanie odpowiedzialności oraz terminy realizacji.
Przykładowy harmonogram wdrożenia kawiarni:
| Etap | Termin |
|---|---|
| Rejestracja działalności | Maj 2025 |
| Pozyskanie lokalu i umowa najmu | Maj 2025 |
| Remont i adaptacja | Maj–czerwiec 2025 |
| Zakup sprzętu i umeblowanie | Czerwiec 2025 |
| Rekrutacja i szkolenie pracowników | Lipiec 2025 |
| Marketing i promocja otwarcia | Lipiec 2025 |
| Oficjalne otwarcie kawiarni | 1 sierpnia 2025 |
9. Ryzyka i strategia zarządzania
Tutaj bierzemy pod uwagę możliwość wystąpienia zdarzeń, które może negatywnie wpłynąć na osiągnięcie celów naszej kawiarni. Ryzyko wiąże się z niepewnością i wynika z czynników, które są poza pełną kontrolą przedsiębiorcy.
Przykłady:
| Ryzyko | Sposób zarządzania |
|---|---|
| Spadek liczby klientów |
|
| Problemy kadrowe |
|
| Wzrost kosztów towaru |
|
| Duża konkurencja |
|
Przykładowy biznesplan kawiarni w postaci DOCX do edycji
Tak jak obiecałem, oto przykładowy biznesplan, który możesz edytować pod własne potrzeby
KLIKNIJ, BY POBRAĆ BIZNESPLAN KAWIARNI (DOCX)
Często zadawane pytania
Co to jest biznesplan?
Biznesplan to dokument, który szczegółowo opisuje plan działania dla nowego przedsiębiorstwa. Zawiera on analizę rynku, strategię marketingową, plan finansowy oraz inne istotne informacje dotyczące działalności, które pomagają ocenić wykonalność i rentowność biznesu. Biznesplan jest często wymagany przy ubieganiu się o kredyt, inwestycje lub dotacje.
Ile stron powinien zawierać biznesplan?
Biznesplan zazwyczaj liczy od 10 do 30 stron, w zależności od jego szczegółowości i zakresu działalności. Dokument powinien być wystarczająco szczegółowy, aby przedstawić pełen obraz planowanego przedsięwzięcia, ale jednocześnie zwięzły i konkretny.
Ile kosztuje sporządzenie biznesplanu?
Koszt sporządzenia biznesplanu może się różnić w zależności od tego, czy przygotowujesz go samodzielnie, czy korzystasz z usług profesjonalisty. Jeśli tworzysz go samodzielnie, koszt będzie minimalny (głównie związany z czasem poświęconym na zbieranie danych i pisanie). W przypadku korzystania z pomocy konsultanta lub firmy doradczej, ceny mogą wahać się od 500 zł do kilku tysięcy złotych, w zależności od złożoności planu.
Czy istnieje jeden wzór biznesplanu?
Nie ma jednego sztywnego wzoru biznesplanu, ponieważ każda działalność jest inna, a wymagania mogą się różnić w zależności od branży, celu biznesplanu oraz oczekiwań inwestorów czy instytucji finansowych. Istnieją jednak ogólne wytyczne i sekcje, które powinny się znaleźć w każdym biznesplanie, takie jak: streszczenie, opis działalności, analiza rynku, strategia marketingowa, plan operacyjny i finansowy.
Ile trwa zrobienie biznesplanu?
Czas potrzebny na stworzenie biznesplanu zależy od jego złożoności, dostępności danych oraz doświadczenia osoby piszącej plan. Zwykle proces ten zajmuje od kilku dni do tygodnia. Dłużej może to trwać, jeśli konieczne jest przeprowadzenie głębokiej analizy rynku, zbieranie danych finansowych, konsultacje z ekspertami czy opracowanie bardziej szczegółowych prognoz.